Quyết định số 32/2006/QĐ-NHNNBan hành Quy định về kế toán trên máy vi tínhđối với Ngân hàng Nhà nước, các tổ chức tín dụng

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: 32/2006/QĐ-NHNN

Hà Nội, ngày 19 tháng 7 năm 2006

QUYẾT ĐỊNH

Ban hành Quy định về kế tóan trên máy vi tính đối với Ngân hàng Nhà nước, các tổ chức tín dụng ______________________ THỐNG ĐỐC NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC

Căn cứ Luật Ngân hàng Nhà nước Việt Nam năm 1997 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ngân hàng Nhà nước Việt Nam năm 2003;

Căn cứ Luật các tổ chức tín dụng năm 1997 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật các tổ chức tín dụng năm 2004;

Căn cứ Luật Kế tóan năm 2003;

Căn cứ Luật Giao dịch điện tử năm 2005;

Căn cứ Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/05/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế tóan áp dụng trong lĩnh vực kế tóan nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/05/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế tóan áp dụng trong họat động kinh doanh;

Căn cứ Nghị định số 52/2003/NĐ-CP ngày 19/05/2003 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Nhà nước;

Căn cứ Công văn số 8178/BTC-CĐKT ngày 03/07/2006 của Bộ Tài chính về việc "Chấp thuận ban hành Quy định về kế tóan trên máy vi tính đối với Ngân hàng Nhà nước, các tổ chức tín dụng";

Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Kế tóan - Tài chính. QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định về kế tóan trên máy vi tính đối với Ngân hàng Nhà nước, các tổ chức tín dụng.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực sau 15 ngày, kể từ ngày đăng Công báo.

Điều 3. Chánh Văn phòng, Vụ trưởng Vụ Kế tóan - Tài chính, Thủ trưởng các đơn vị có liên quan thuộc Ngân hàng Nhà nước, Giám đốc Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Tổng Giám đốc (Giám đốc) các tổ chức tín dụng chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

KT. THỐNG ĐỐC PHÓ THỐNG ĐỐC Vũ Thị Liên QUY ĐỊNH VỀ KẾ TÓAN TRÊN MÁY VI TÍNH ĐỐI VỚI NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC, CÁC TỔ CHỨC TÍN DỤNG (Ban hành kèm theo Quyết định số 32/2006/QĐ-NHNN ngày 19/7/2006 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước)

Chương 1: NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng Quy định này quy định việc kế tóan bằng phần mềm kế tóan trên hệ thống máy vi tính đối với Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, các tổ chức tín dụng (dưới đây gọi tắt là Ngân hàng) có đủ các điều kiện theo quy định tại Điều 4 của Quy định này.

Điều 2. Giải thích từ ngữ Trong Quy định này, các từ ngữ sau đây được hiểu như sau:

1. Kế tóan trên máy vi tính : Là việc các Ngân hàng sử dụng phần mềm kế tóan để thực hiện kế tóan trên hệ thống máy vi tính.

2. Hệ thống thông tin kế tóan : là hệ thống thông tin được tạo lập để gửi, nhận, lưu trữ, hiển thị hoặc thực hiện các xử lý khác đối với dữ liệu theo quy định của pháp luật kế tóan.

3. Giao dịch được hạch tóan tự động : Là giao dịch được phần mềm kế tóan tự động hạch tóan và không có sự can thiệp từ bên ngòai. Các giao dịch này được hạch tóan trên cơ sở các thông tin do hệ thống thông tin kế tóan tạo ra từ nguồn dữ liệu có sẵn trong hệ thống (tính lãi dồn tích...) hoặc trên cơ sở các giao dịch điện tử của khách hàng (giao dịch ATM …).

4. Phân hệ nghiệp vụ : Là các bộ phận kế tóan được phân chia dựa trên các họat động nghiệp vụ của Ngân hàng. Các bộ phận kế tóan này chịu trách nhiệm nhập, kiểm sóat các dữ liệu về nghiệp vụ kinh tế, tài chính; xác định tài khỏan ghi Nợ, tài khỏan ghi Có vào hệ thống thông tin kế tóan về các giao dịch của họat động nghiệp vụ mà mình phụ trách.

5. Tài khỏan sổ cái : Là tài khỏan tổng hợp cấp thấp nhất (tối thiểu nội dung có tính chất tương đồng với tài khỏan tổng hợp cấp 3 của Hệ thống tài khỏan do Thống đốc NHNN ban hành) được quy định trong hệ thống tài khỏan kế tóan áp dụng tại Ngân hàng.

6. Thời điểm kết thúc ngày làm việc : Là thời điểm kết thúc một chu trình làm việc trên hệ thống thông tin kế tóan, các thao tác khóa sổ kế tóan ngày đã được thực hiện. Sau thời điểm này không còn nghiệp vụ kinh tế, tài chính nào được xử lý, hạch tóan vào sổ kế tóan của ngày làm việc đó, trừ trường hợp giao dịch điều chỉnh sai sót theo quy định.

7. Thủ trưởng Ngân hàng : là Thống đốc Ngân hàng Nhà nước, Tổng giám đốc (Giám đốc) tổ chức tín dụng.

8. Thủ trưởng đơn vị ngân hàng cơ sở (thủ trưởng đơn vị ngân hàng): là thủ trưởng đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước, tổ chức tín dụng có tổ chức bộ máy kế tóan và thực hiện kế tóan trên máy vi tính (Chi nhánh, Sở Giao dịch …).

Điều 3. Nguyên tắc thực hiện kế tóan trên máy vi tính 1. Việc kế tóan trên máy vi tính tại các Ngân hàng phải tuân thủ các quy định của Luật kế tóan và các quy định khác của pháp luật có liên quan 2. Chứng từ kế tóan sử dụng trong kế tóan trên máy vi tính là chứng từ bằng giấy hoặc chứng từ điện tử. Việc lập, kiểm sóat, lưu trữ chứng từ kế tóan được thực hiện theo đúng quy định hiện hành về chứng từ.

3. Hạch tóan tổng hợp chỉ được thực hiện trên cơ sở dữ liệu của hạch tóan chi tiết. Ngân hàng phải đảm bảo cung cấp được đầy đủ, rõ ràng số liệu của phần kế tóan tổng hợp để lập các báo cáo tài chính và số liệu của phần kế tóan chi tiết để quản lý từng đối tượng hạch tóan kế tóan cụ thể.

4. Ngân hàng phải đảm bảo nguyên tắc ghi Nợ trước, ghi Có sau hoặc ghi Nợ Có đồng thời đối với các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tại đơn vị. Việc ghi Có trước chỉ được thực hiện khi việc ghi Nợ chắc chắn được thực hiện.

5. Việc kế tóan trên máy vi tính phải được thực hiện theo một quy trình được kiểm sóat chặt chẽ do thủ trưởng Ngân hàng ban hành.

6. Những người có thẩm quyền truy cập và sử dụng phần mềm kế tóan phải được xác thực và phân quyền theo quy định để truy cập phần mềm kế tóan và thực hiện các chức năng của mình. Những người có thẩm quyền truy cập và sử dụng phần mềm kế tóan chỉ được phép thực hiện những công việc được phân quyền và phải chịu trách nhiệm về những công việc đã thực hiện. Nghiêm cấm việc truy cập và sử dụng phần mềm kế tóan trái phép.

7. Các dữ liệu sau khi được chính thức cập nhập vào hệ thống thông tin kế tóan chỉ được điều chỉnh hoặc sửa đổi bởi người có thẩm quyền và phải tuân thủ theo quy trình nghiệp vụ. Nghiêm cấm truy cập và sửa đổi dữ liệu trái phép.

Điều 4. Điều kiện thực hiện kế tóan trên máy vi tính 1. Có đủ các điều kiện về cơ sở vật chất, kỹ thuật và cán bộ, phần mềm kế tóan đáp ứng được các tiêu chuẩn và điều kiện theo quy định tại Thông tư số 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005 của Bộ Tài chính hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện phần mềm kế tóan, đảm bảo phản ánh được đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo quy định hiện hành, đảm bảo khả năng kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa chứng từ kế tóan và sổ kế tóan, đối chiếu số liệu giữa các sổ, và tổng hợp số liệu để lập báo cáo tài chính theo quy định.

2. Có hệ thống các máy vi tính được nối mạng trực tuyến để cập nhật, xử lý, kiểm sóat, khai thác và lưu trữ dữ liệu một cách an tòan, chính xác, nhanh chóng và thuận tiện. Hệ thống máy vi tính phải có cơ sở dữ liệu chung, có hệ thống thông tin dự phòng theo quy định.

3. Có quy trình kỹ thuật - nghiệp vụ kế tóan trên máy vi tính. Quy trình kỹ thuật - nghiệp vụ về kế tóan trên máy vi tính phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau:

a) Phân định rõ quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của từng cán bộ liên quan đến kế tóan trên máy vi tính.

b) Quy trình luân chuyển chứng từ phù hợp với phần mềm kế tóan, yêu cầu quản lý từng lọai nghiệp vụ, đồng thời đảm bảo quá trình hạch tóan tổng hợp, hạch tóan chi tiết được chính xác.

c) Quy trình kiểm tra, kiểm sóat, phê duyệt, đối chiếu việc kế tóan trên máy tính, có đủ các thủ tục kiểm sóat cần thiết để phát hiện kịp thời mọi sai phạm có thể phát sinh trong quá trình kế tóan trên máy vi tính d) Cấp phát, quản lý xác thực theo Quy chế an tòan, bảo mật hệ thống thông tin trong ngành ngân hàng ban hành theo Quyết định số 04/2006/QĐ-NHNN ngày 18/01/2006 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước.

đ) Tổ chức lưu trữ dữ liệu kế tóan trên hệ thống máy vi tính và tổ chức bảo mật dữ liệu kế tóan.

4. Đối với các Qũy tín dụng nhân dân cơ sở thực hiện kế tóan trên máy vi tính theo Quy định này cũng phải thực hiện đúng các yêu cầu về an tòan, bảo mật hệ thống công nghệ thông tin, cấp phát, quản lý xác thực những người có thẩm quyền truy cập và sử dụng phần mềm kế tóan theo Quyết định số 04/2006/QĐ-NHNN ngày 18/01/2006 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước.

Chương 2: QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 5. Tổ chức bộ máy kế tóan Tổ chức bộ máy kế tóan tại các Ngân hàng bao gồm các phân hệ nghiệp vụ sau:

1. Phân hệ tiền gửi.

2. Phân hệ tiền vay.

3. Phân hệ chuyển tiền.

4. Phân hệ tài trợ thương mại.

5. Phân hệ kinh doanh tiền tệ.

6. Phân hệ quản lý nội bộ.

7. Phân hệ các giao dịch được hạch tóan tự động Tùy theo mô hình tổ chức, quản lý và đặc điểm họat động, kinh doanh của từng Ngân hàng, thủ trưởng Ngân hàng quyết định việc gộp hoặc tách các phân hệ nghiệp vụ nêu trên.

Điều 6. Trách nhiệm của các thành viên tham gia kế tóan trên máy vi tính 1. Đối với thủ trưởng Ngân hàng:

a) Ban hành quy trình kỹ thuật - nghiệp vụ kế tóan trên máy vi tính đảm bảo nội dung theo quy định tại khỏan 3, Điều 4 Quy định này b) Chịu trách nhiệm về tiêu chuẩn của phần mềm kế tóan áp dụng tại Ngân hàng; về điều kiện cơ sở vật chất, kỹ thuật và cán bộ khi thực hiện kế tóan trên máy vi tính.

2. Đối với thủ trưởng đơn vị ngân hàng:

a) Phân quyền cho các cán bộ chịu trách nhiệm thực hiện các công việc có liên quan đến kế tóan trên máy vi tính tại đơn vị mình.

b) Hướng dẫn, triển khai thực hiện nghiêm túc Quy định này tại đơn vị.

3. Đối với kế tóan viên:

a) Kiểm sóat tính chính xác, hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ kế tóan.

b) Nhập chính xác, đầy đủ các dữ liệu của nghiệp vụ kinh tế, tài chính vào hệ thống thông tin kế tóan theo đúng các yếu tố trên chứng từ và quy trình kế tóan trên máy vi tính.

c) Kế tóan nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo đúng quy định hiện hành.

d) Kiểm tra, đối chiếu, đảm bảo tính khớp đúng nội dung giao dịch trên Bảng liệt kê giao dịch, Sổ kế tóan chi tiết với chứng từ kế tóan do mình nhập vào hệ thống thông tin kế tóan trong ngày.

4. Đối với kiểm sóat viên kế tóan (kiểm sóat viên) và người phê duyệt:

a) Kiểm sóat, phê duyệt tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ kế tóan, tài liệu nghiệp vụ đã được kế tóan viên, cán bộ nghiệp vụ xử lý và nhập dữ liệu vào hệ thống thông tin kế tóan.

b) Kiểm sóat, phê duyệt tính chính xác của các dữ liệu về nghiệp vụ kinh tế, tài chính do kế tóan viên, cán bộ nghiệp vụ đã nhập vào hệ thống thông tin kế tóan, đảm bảo khớp đúng với chứng từ kế tóan, tài liệu chứng minh liên quan đến nghiệp vụ kinh tế tài chính.

c) Người phê duyệt, kiểm sóat viên không được phép nhập dữ liệu vào hệ thống thông tin kế tóan, nếu phát hiện có sai sót thì phải chuyển trả chứng từ, tài liệu cho kế tóan viên, cán bộ nghiệp vụ để nhập lại. Người phê duyệt chỉ thực hiện kiểm sóat, phê duyệt sau khi kiểm sóat viên đã kiểm sóat, phê duyệt.

d) Kiểm sóat viên chịu trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu, đảm bảo tính khớp đúng nội dung giao dịch trên Bảng liệt kê giao dịch với chứng từ kế tóan của các giao dịch do mình kiểm sóat trong ngày.

5. Đối với cán bộ hậu kiểm:

a) Tập hợp, kiểm tra, đảm bảo đầy đủ số lượng chứng từ của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính được hạch tóan trong ngày.

b) Kiểm tra lại tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ kế tóan, kiểm tra tính chính xác của các bút tóan do kế tóan viên và các bộ phận nghiệp vụ thực hiện trong ngày.

c) Kiểm tra lại tính hợp pháp và chính xác về nội dung của các Bảng liệt kê giao dịch được hạch tóan tự động, phát hiện kịp thời sai sót do việc xử lý của hệ thống và báo cáo kịp thời cho cấp có thẩm quyền.

d) Kiểm sóat, đối chiếu khớp đúng số liệu giữa các Bảng liệt kê giao dịch với Bảng tổng hợp các Bảng liệt kê giao dịch, giữa các Bảng tổng hợp các Bảng liệt kê giao dịch với sổ kế tóan chi tiết, Sổ kế tóan tài khỏan số cái; giữa Sổ kế tóan tài khỏan sổ cái với Bảng cân đối tài khỏan kế tóan, phát hiện kịp thời mọi chênh lệch số liệu và báo cáo kịp thời cho cấp có thẩm quyền.

đ) Cán bộ làm công tác hậu kiểm không được phép tham gia vào quá trình nhập, kiểm sóat, phê duyệt dữ liệu của nghiệp vụ kinh tế, tài chính do mình thực hiện kiểm tra.

6. Đối với cán bộ nghiệp vụ:

a) Chịu trách nhiệm kiểm tra, kiểm sóat, đảm bảo tính chính xác, hợp lệ, hợp pháp của các tài liệu sử dụng để nhập các dữ liệu liên quan đến quá trình xử lý của hệ thống thông tin kế tóan, b) Nhập dữ liệu vào hệ thống thông tin kế tóan chính xác với nội dung của các tài liệu được sử dụng.

7. Đối với trưởng phòng kế tóan:

a) Tổ chức việc thực hiện quy trình hạch tóan trên máy vi tính tại đơn vị, trực tiếp kiểm tra, giám sát việc tuân thủ quy trình.

b) Kiểm tra, kiểm sóat Bảng cân đối tài khỏan kế tóan ngày và các báo cáo kế tóan, tài chính tháng, qúy, năm.

c) Chịu trách nhiệm về tính đầy đủ, kịp thời, trung thực của các báo cáo kế tóan, tài chính.

Điều 7. Kiểm sóat, nhập dữ liệu vào hệ thống thông tin kế tóan 1. Phương thức nhập dữ liệu vào hệ thống thông tin kế tóan :

a) Do kế tóan viên nhập từ chứng từ giấy.

b) Do kế tóan viên xử lý (nhập) dưới dạng điện tử từ chứng từ điện tử.

c) Do cán bộ nghiệp vụ chuyển hóa (nhập) từ chứng từ.

d) Do cán bộ nghiệp vụ có thẩm quyền nhập để hệ thống thông tin kế tóan xử lý.

đ) Dữ liệu được nhập tự động vào hệ thống thông tin kế tóan (đối với các giao dịch được hạch tóan tự động).

e) Các phương thức khác do Thủ trưởng Ngân hàng quy định.

2. Kiểm sóat dữ liệu nhập vào hệ thống thông tin kế tóan:

a) Mọi dữ liệu nhập vào hệ thống thông tin kế tóan phải được kế tóan viên, cán bộ nghiệp vụ kiểm sóat trước khi nhập và được kiểm sóat lại bởi kiểm sóat viên và người phê duyệt (nếu nghiệp vụ phải được phê duyệt) theo đúng quy định trách nhiệm tại Điều 6 của Quy định này.

b) Đối với các Ngân hàng áp dụng mô hình giao dịch một cửa theo quy định tại Quyết định số 1498/2005/QĐ-NHNN ngày 13/10/2005 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước, đối với các giao dịch trong hạn mức, giao dịch viên đồng thời thực hiện chức năng của kế tóan viên và chức năng của kiểm sóat viên.

c) Đối với các nghiệp vụ được hạch tóan tự động, phần mềm kế tóan phải có các chức năng kiểm sóat tự động để đảm bảo các dữ liệu nhập vào hệ thống thông tin kế tóan hoặc các dữ liệu do phần mềm kế tóan tính tóan và tạo ra là chính xác và hợp lệ.

3. Việc hạch tóan nghiệp vụ kinh tế, tài chính chỉ được coi là hòan thành và phần mềm kế tóan phải đảm bảo chỉ chính thức cập nhật dữ liệu vào hệ thống khi kế tóan viên, cán bộ nghiệp vụ, kiểm sóat viên và người phê duyệt (đối với những nghiệp vụ phải phê duyệt) đã kiểm sóat và ký chữ ký điện tử của mình. Kế tóan viên, cán bộ nghiệp vụ, kiểm sóat viên, người phê duyệt phải chịu trách nhiệm về những dữ liệu đã nhập vào hệ thống thông tin kế tóan và đã kiểm sóat, phê duyệt theo thẩm quyền được quy định.

Điều 8. Các lọai bảng kê, sổ, báo cáo kế tóan sử dụng trong kế tóan trên máy vi tính 1. Sổ kế tóan chi tiết: Sổ kế tóan chi tiết theo dõi các đối tượng kế tóan cụ thể như từng khách hàng, từng lọai vốn, tài sản, thu nhập, chi phí … Việc mở sổ kế tóan chi tiết cho các đối tượng kế tóan phải căn cứ vào quy định về mở tài khỏan kế tóan chi tiết trong Hệ thống tài khỏan kế tóan áp dụng cho Ngân hàng. Sổ kế tóan chi tiết phải có đầy đủ các yếu tố chủ yếu sau:

a) Tên ngân hàng lập sổ b) Tên sổ c) Số tài khỏan chi tiết d) Số sổ đ) Số dư đầu e) Ngày hạch tóan, ngày giá trị của giao dịch g) Số chứng từ, ngày, tháng, năm của chứng từ h) Diễn giải hoặc Mã nghiệp vụ i) Số tiền ghi Nợ, số tiền ghi Có k) Tài khỏan đối ứng l) Doanh số Nợ; Doanh số Có ngày m) Doanh số Nợ; Doanh số Có tháng n) Doanh số Nợ; Doanh số Có năm o) Số dư cuối p) Chữ ký của người kiểm sóat.

2. Nhật ký chứng từ Nhật ký chứng từ được lập theo ngày, gồm:

a) Các chứng từ kế tóan phát sinh và hòan thành trong ngày.

b) Các Bảng liệt kê giao dịch.

c) Các Bảng tổng hợp các Bảng liệt kê giao dịch. Tùy theo yêu cầu quản lý và thiết kế của phần mềm kế tóan, các Ngân hàng có thể ghép Bảng liệt kê giao dịch, Bảng tổng hợp các Bảng liệt kê giao dịch nhưng phải đảm bảo thể hiện đầy đủ các yếu tố quy định tại khỏan 3 và 4 Điều này.

3. Bảng liệt kê giao dịch: Liệt kê các giao dịch đã được xử lý, cập nhật vào hệ thống thông tin kế tóan và hạch tóan trong ngày theo trình tự thời gian và theo từng kế tóan viên hoặc liệt kê các giao dịch được hạch tóan tự động. Bảng liệt kê giao dịch có hai lọai: Bảng liệt kê các giao dịch do kế tóan viên thực hiện và Bảng liệt kê các giao dịch được hạch tóan tự động. Bảng liệt kê giao dịch phải có đầy đủ các yếu tố chủ yếu sau:

a) Mã kế tóan viên hoặc số hiệu của Bảng liệt kê giao dịch.

b) Ngày, tháng, năm lập bảng kê.

c) Số chứng từ d) Mã nghiệp vụ đ) Quan hệ đối ứng tài khỏan và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính: - Các tài khỏan ghi Nợ và số tiền ghi Nợ của từng tài khỏan. - Các tài khỏan ghi Có và số tiền ghi Có của từng tài khỏan.

e) Tổng doanh số Nợ, tổng doanh số Có của bảng kê.

g) Chữ ký người kiểm sóat. Bảng liệt kê giao dịch và các chứng từ kế tóan tương ứng của bảng kê phải được tập hợp cùng với nhau khi lưu trữ tại Nhật ký chứng từ.

4. Bảng tổng hợp các Bảng liệt kê giao dịch: Tổng hợp số liệu trên các Bảng liệt kê giao dịch. Bảng tổng hợp các Bảng liệt kê giao dịch có hai lọai: Bảng tổng hợp các Bảng liệt kê giao dịch theo phân hệ nghiệp vụ hoặc theo tài khỏan sổ cái và Bảng tổng hợp các Bảng liệt kê giao dịch của tất cả các kế tóan viên và các giao dịch được hạch tóan tự động tòan đơn vị ngân hàng. Bảng tổng hợp các Bảng liệt kê giao dịch phải có đầy đủ các yếu tố chủ yếu sau:

a) Ngày, tháng, năm lập bảng.

b) Mã kế tóan viên hoặc mã phân hệ nghiệp vụ liên quan đến phân hệ nghiệp vụ báo cáo (đối ứng) hoặc số hiệu các Bảng liệt kê giao dịch .

c) Số lượng giao dịch và tổng số tiền của từng kế tóan viên hoặc từng phân hệ nghiệp vụ có liên quan hoặc Số phát sinh Nợ, số phát sinh Có của từng Bảng liệt kê giao dịch.

d) Tổng doanh số Nợ, tổng doanh số Có của Bảng tổng hợp các Bảng liệt kê giao dịch.

đ) Chữ ký người kiểm sóat.

5. Sổ kế tóan tài khỏan sổ cái: Được lập cho từng tài khỏan sổ cái và phải có đầy đủ các yếu tố chủ yếu sau:

a) Tên Ngân hàng lập sổ b) Ngày, tháng, năm ghi sổ c) Tên, số hiệu của các tài khỏan sổ cái;

d) Số dư đầu ngày của từng tài khỏan sổ cái;

đ) Số hiệu tài khỏan chi tiết, số dư đầu ngày, tổng doanh số Nợ, tổng doanh số Có, số dư cuối ngày của từng tài khỏan chi tiết thuộc tài khỏan sổ cái có họat động trong ngày và được sắp xếp theo số hiệu tài khỏan chi tiết từ nhỏ tới lớn. Trường hợp các dữ liệu của tài khỏan kế tóan chi tiết đã được thể hiện trên các sổ kế tóan khác và được in ra giấy hàng ngày để kiểm tra và lưu trữ thì không phải thể hiện trên sổ kế tóan tài khỏan sổ cái và được thay thế bằng doanh số phát sinh Nợ, doanh số phát sinh Có ngày của tài khỏan sổ cái;

e) Số dư cuối ngày của tài khỏan sổ cái;

g) Chữ ký người kiểm sóat.

6. Bảng cân đối tài khỏan kế tóan ngày: Thể hiện số dư đầu ngày, doanh số Nợ, doanh số Có, số dư cuối ngày của các tài khỏan sổ cái.

7. Ngòai các Bảng liệt kê giao dịch, sổ kế tóan, báo cáo kế tóan quy định trong Quy định này, các Ngân hàng được phép mở thêm các sổ kế tóan khác phù hợp với yêu cầu quản lý của mình và quy định của pháp luật.

8. Đối với bảng cân đối tài khỏan tháng, qúy, năm, các báo cáo tài chính, các Ngân hàng thực hiện theo đúng quy định về báo cáo tài chính hiện hành.

Điều 9. Quy định về in các bảng kê, sổ, báo cáo kế tóan 1. Sổ kế tóan chi tiết:

a) Đối với các tài khỏan chi tiết liên quan đến khách hàng: - Đối với sổ kế tóan chi tiết của từng khách hàng (tiền gửi thanh tóan, tiền vay, tiền gửi có kỳ hạn ...): việc in và cung cấp sổ kế tóan chi tiết cho khách hàng, xác nhận và đối chiếu số dư tài khỏan với khách hàng được thực hiện theo thỏa thuận giữa khách hàng và ngân hàng. Tối thiểu, định kỳ năm một lần Ngân hàng phải thực hiện đối chiếu khớp đúng số dư tài khỏan với khách hàng bằng văn bản, nếu có chênh lệch thì phải xác định nguyên nhân và xử lý kịp thời. Nội dung, hình thức đối chiếu do thủ trưởng Ngân hàng quyết định. Việc in sổ kế tóan chi tiết tài khỏan khách hàng có họat động trong kỳ kế tóan để lưu trữ tại ngân hàng do thủ trưởng Ngân hàng quyết định căn cứ vào khả năng lưu trữ dữ liệu bằng phương tiện điện tử của đơn vị. Trường hợp không in ra giấy để lưu trữ, Ngân hàng phải đảm bảo tòan vẹn dữ liệu sổ kế tóan chi tiết tài khỏan khách hàng và thực hiện lưu trữ an tòan bằng phương tiện điện tử theo quy định về thời gian lưu trữ tài liệu kế tóan trong ngành ngân hàng và đảm bảo có thể khai thác, vấn tin hoặc in được ra giấy khi cần thiết. Tối thiểu cuối năm, các Ngân hàng phải in ra giấy để kiểm sóat và lưu trữ thông tin của các tài khỏan còn số dư đến cuối năm theo từng tài khỏan khách hàng, bao gồm: số dư đầu năm, tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có, số dư cuối năm. - Đối với tài khỏan tiền gửi tiết kiệm, giấy tờ có giá: Các Ngân hàng có thể thực hiện đối chiếu số dư với khách hàng theo thỏa thuận với khách hàng. Cuối năm, các Ngân hàng phải in sao kê số dư, tổng doanh số phát sinh trong năm của tòan bộ các khỏan tiền gửi tiết kiệm, giấy tờ có giá của khách hàng để kiểm tra và lưu trữ. 1.2. Đối với các tài khỏan chi tiết nội bộ ngân hàng: Hàng ngày, các kế tóan viên phải in sổ kế tóan chi tiết, đối chiếu khớp đúng với chứng từ kế tóan của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính được hạch tóan trên sổ và lưu trữ theo quy định hiện hành.

2. Đối với các Bảng liệt kê giao dịch: Khi kết thúc ngày làm việc, các kế tóan viên phải in các Bảng liệt kê giao dịch do mình thực hiện, cán bộ hậu kiểm của phân hệ phải in ra bảng liệt kê các giao dịch được hạch tóan tự động và thực hiện kiểm tra, đối chiếu theo quy định tại Điều 10 Quy định này.

3. Đối với Bảng tổng hợp các Bảng liệt kê giao dịch:

a) Cán bộ hậu kiểm của phân hệ nghiệp vụ chịu trách nhiệm in các Bảng tổng hợp các Bảng liệt kê giao dịch thuộc phân hệ của mình.

b) Cán bộ hậu kiểm của đơn vị chịu trách nhiệm in Bảng tổng hợp các Bảng liệt kê giao dịch của tòan đơn vị ngân hàng.

4. Đối với Sổ kế tóan tài khỏan sổ cái, Bảng cân đối tài khỏan kế tóan và báo cáo tài chính:

a) Hàng ngày, đơn vị ngân hàng in ra các sổ kế tóan tài khỏan sổ cái và Bảng cân đối tài khỏan kế tóan ngày.

b) Định kỳ, đơn vị ngân hàng in ra Bảng cân đối tài khỏan kế tóan tổng hợp cấp 3 và báo cáo tài chính theo quy định của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước.

Điều 10. Kiểm tra, đối chiếu hàng ngày 1. Hàng ngày, sau khi in đầy đủ các Bảng liệt kê giao dịch, Bảng tổng hợp các Bảng liệt kê giao dịch, Sổ kế tóan chi tiết, Sổ kế tóan tài khỏan sổ cái, Bảng cân đối tài khỏan kế tóan ngày, đơn vị ngân hàng phải thực hiện đối chiếu số liệu, đảm bảo hệ thống cập nhật đầy đủ, chính xác các giao dịch phát sinh trong ngày, đảm bảo khớp đúng giữa chứng từ kế tóan với Bảng liệt kê giao dịch, sổ kế tóan, giữa sổ kế tóan với báo cáo kế tóan, giữa kế tóan chi tiết với kế tóan tổng hợp. Tùy theo phần mềm kế tóan được Ngân hàng áp dụng, Ngân hàng phải xây dựng quy trình kiểm tra, kiểm sóat, đối chiếu, trong đó hướng dẫn chi tiết nội dung, cơ sở, phương pháp đối chiếu, đảm bảo người làm kế tóan có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa chứng từ kế tóan với Bảng liệt kê giao dịch; giữa các Bảng tổng hợp các Bảng liệt kê giao dịch với sổ kế tóan và giữa các sổ kế tóan với báo cáo kế tóan.

2. Trường hợp trong hệ thống thông tin kế tóan của Ngân hàng có các tài khỏan trung gian (để theo dõi tiền mặt chuyển qũy giữa các giao dịch viên …), bộ phận hậu kiểm phải kiểm tra, đối chiếu, đảm bảo số dư các tài khỏan này bằng không (0) tại thời điểm kết thúc ngày làm việc. Trường hợp các tài khỏan này còn số dư thì phải in sao kê chi tiết và xác định rõ nguyên nhân để kiểm sóat, quản lý.

3. Đối với các Ngân hàng áp dụng mô hình kế tóan tập trung tại Hội sở chính, các đơn vị phải tổ chức kiểm tra, đối chiếu khớp đúng giữa số liệu của cùng một chỉ tiêu trên các báo cáo kế tóan được in từ máy trạm của chi nhánh và các báo cáo kế tóan được in từ máy chủ của tòan hệ thống.

4. Quá trình hạch tóan, kiểm tra, đối chiếu, nếu phát hiện có sai sót thì phải sửa chữa theo đúng quy định tại Luật kế tóan, các quy định về kế tóan doanh nghiệp và các quy định pháp luật hiện hành khác.

5. Sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp đúng số liệu trong phạm vi nhiệm vụ, chức năng của mình, kế tóan viên, kiểm sóat viên, cán bộ hậu kiểm, trưởng phòng kế tóan phải ký và chịu trách nhiệm về các Bảng liệt kê giao dịch, Bảng tổng hợp các Bảng liệt kê giao dịch, Sổ kế tóan chi tiết, Sổ kế tóan tài khỏan sổ cái, Bảng cân đối tài khỏan kế tóan ngày đã kiểm tra, đối chiếu.

Điều 11. Kiểm tra đối chiếu cuối tháng, qúy, năm Cuối tháng, qúy, năm sau khi đã in các bảng cân đối tài khỏan tháng, qúy, năm và các báo cáo tài chính theo quy định, các Ngân hàng phải thực hiện đối chiếu số liệu, đảm bảo: số liệu giữa kế tóan tổng hợp tháng, qúy, năm khớp đúng với số liệu kế tóan chi tiết tháng, qúy, năm; số liệu kế tóan cuối tháng phải khớp đúng với số liệu kế tóan các ngày trong tháng; số liệu kế tóan cuối qúy phải khớp đúng với số liệu kế tóan các tháng trong qúy, số liệu kế tóan cuối năm phải khớp đúng với số liệu kế tóan 12 tháng trong năm; số liệu trên báo cáo tài chính khớp đúng với số liệu trên các sổ kế tóan.

Chương 3: ĐIỀU KHỎAN THI HÀNH

Điều 12. Thủ trưởng các đơn vị kế tóan thuộc Ngân hàng Nhà nước, Tổng giám đốc (Giám đốc) các Tổ chức tín dụng theo chức năng và thẩm quyền của mình chịu trách nhiệm tổ chức, hướng dẫn và triển khai thực hiện Quy định này.

Điều 13. Vụ trưởng Vụ Kế tóan - Tài chính, Cục trưởng Cục công nghệ tin học Ngân hàng, Vụ trưởng Vụ Tổng kiểm sóat, Chánh thanh tra Ngân hàng Nhà nước trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra, theo dõi việc thực hiện Quy định này.

KT. THỐNG ĐỐC PHÓ THỐNG ĐỐC Vũ Thị Liên