Thông tư số 04/2000/TT-BNGHướng dẫn việc cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung và quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ ở trong nước theo của Chính phủ về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam

THÔNG TƯ Hướng dẫn việc cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung và quảnlý hộ chiếu ngọai giao, hộ chiếu công vụ ở trong nước theo Nghị định số05/2000/NĐ-CP ngày 03/3/2000 của Chính phủ về xuất cảnh, nhập cảnhcủa công dân Việt Nam. Ngày 03 tháng 3 năm2000, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 0 5/2000/NĐ-CP về xuất cảnh, nhập cảnh của côngdân Việt Nam (sau đây gọi tắt là Nghị định). Bộ Ngọai giao hướng dẫn cụ thể vềviệc cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung và quản lý hộ chiếu ngọai giao, hộ chiếu công vụ ở trong nướcnhư sau: I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG 1.Thông tư này hướng dẫn thực hiện các quy định của Nghị định liên quan đến đối tượngđược cấp, thời hạn giá trị, thủ tục cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung, trách nhiệmquản lý hộ chiếu ngọai giao, hộ chiếu công vụ (sau đây gọi chung là hộ chiếu) ở trong nước. Việccấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ở nước ngòai không thuộc phạm vi điềuchỉnh của Thông tư này. 2.Cục Lãnh sự và Sở Ngọai vụ thành phốHồ Chí Minh là cơ quan tiếp nhận hồ sơvà giải quyết việc cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ở trong nước (sau đây gọi tắt làcơ quan cấp hộ chiếu). 3.Mẫu con dấu cơ quan, chữ ký và chức danh của người có thẩm quyền quy định tạiĐiều 15 của Nghị định cần được giới thiệu bằng văn bản cho cơ quan cấp hộ chiếutrước khi người có thẩm quyền ký văn bản cử hoặc cho phép cán bộ, công chức, sĩquan, quân nhân chuyên nghiệp (sau đây gọi chung là cán bộ, viên chức) ra nướcngòai. Đối với người được ủy quyền cử hoặc cho phép cán bộ viên chức ra nước ngòai,quy định tại khỏan 3 Điều 15 của Nghị định, thì văn bản giới thiệu phải do Thủtrưởng cấp Bộ, tỉnh ký và ghi rõ phạm vi ủy quyền. 4.Công dân Việt Nam phù hợp với Điều 7, 8 và Điều 10 của Nghị định, có yêu cầu đượccấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu có thể trực tiếp hoặc ủy quyền cho ngườikhác nộp hồ sơ theo quy định tại Nghị định và Thông tư này. Trongtrường hợp cần thiết, theo yêu cầu của cơ quan cấp hộ chiếu, người nộp hồ sơcần cung cấp thêm thông tin hoặc xuất trình giấy tờ nhằm làm rõ về đối tượngyêu cầu cấp, gia hạn, sửa đổi; bổ sung hộ chiếu. 5.Phù hợp với tính chất của mỗi chuyến đi ra nước ngòai, công dân Việt Nam chỉ đượcsử dụng một hộ chiếu trong chuyến đi đó. II. ĐỐI TƯỢNG ĐƯỢC CẤP HỘ CHIẾU (Điều 7, Điều 8 của Nghị định) 1.Người thuộc diện ra nước ngòai để thực hiện "nhiệm vụ chính thức" quyđịnh từ khỏan 1 đến khỏan 4 Điều 7 và Điều 8 là người được cơ quan, tổchức, doanh nghiệp nhà nước, đơn vị Quân đội nhân dân hoặc Công an nhân dângiao thực hiện các công việc phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổchức, doanh nghiệp nhà nước, đơn vị đó. 2.Người thuộc diện quy định tại khỏan 2 Điều 7 của Nghị định là cán bộ từ cấpphòng trở lên và kế tóan trưởng của các doanh nghiệp nhà nước được thành lập vàhọat động theo Luật Doanh nghiệp nhà nước ngày 20/4/1995 (phải do Thủ tướngChính phủ hoặc Bộ trưởng, Chủ tịchỦy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập). 3.Người thuộc diện "đi theo nhiệm kỳ công tác, quy định tại khỏan 6 Điều 7và khỏan 9 Điều 8 của Nghị định là vợ hoặc chồng, con dưới 18 tuổi của thànhviên cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngòai, được phép xuất cảnh và sống chungvới người đó thành một hộ trong nhiệm kỳ công tác tại cơ quan đại diện. 4.Người thuộc diện "đi theo hành trình công tác, quy định tại khỏan 9 Điều 8của Nghị định là vợ hoặc chồng, con dưới 18 tuổi của những người thuộc diện quyđịnh từ khỏan 1 đến khỏan 7 Điều 8 của Nghị định, được phép đi cùng với ngườiđó trong chuyến công tác ra nước ngòai. III. THỜI HẠN GIÁ TRỊ CỦA HỘ CHIẾU (Điều 5 của Nghị định) 1.Hộ chiếu cấp cho người thuộc diệnquy định tại khỏan 7 Điều 7 và khỏan 11 Điều 8 của Nghị định có thời hạngiá trị như sau: 1năm nếu thời gian công tác ở nước ngòai dưới 6 tháng; 2năm nếu thời gian công tác ở nướcngòai từ 6 tháng đến dưới 18 tháng; 5năm nếu thời gian công tác ở nướcngòai từ 18 tháng trở lên. Hộ chiếu nói trên có thể được giahạn một lần với thời hạn phù hợp với thời hạn công tác, nhưng không quá 3 năm. 2.Hộ chiếu cấp cho trẻ em dưới 18tuổi thuộc diện quy định tại khỏan 6 Điều 7 và khỏan 9 Điều 8 của Nghị định cóthời hạn giá trị tính đến ngày trẻ em đó đủ 18 tuổi, nhưng không quá 5 năm. IV. THỦ TỤC CẤP HỘ CHIẾU (Điều 10 của Nghị định) Hồ sơ đề nghị cấp hộ chiếu cần đượcthực hiện theo quy định tại Điều 10 của Nghị định và đáp ứng các yêu cầu sau:

1. Ả nh trong hồ sơ phải là 3 ảnhgiống nhau, cỡ 4 x 6 cm, chụp mắt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính mầu,chụp chưa quá 1 năm, trong đó 1 ảnh dán vào Tờ khai đóng dấu giáp lai vào 1/4 ảnh, 2 ảnh đính kèm. Sĩquan, quân nhân chuyên nghiệp trong Quân đội nhân dân, Công an nhân dân, cánbộ, nhân viên các ngành có sắc phục riêng cần nộp ảnh mặc thường phục. 2.Văn bản cử hoặc cho phép đi nước ngòai cần: Ghirõ họ tên, chức danh của người được cử hoặc cho phép đi nước ngòai, nước đến,thời gian ở nước ngòai, mục đích, nguồnkinh phí cho chuyến đi; Dongười có thẩm quyền quy định tại Điều 15 của Nghị định ký trực tiếp (không dùngchữ ký sao chụp) và đóng dấu cơ quan; Trườnghợp người đề nghị cấp hộ chiếu là cán bộ của doanh nghiệp nhà nước trực thuộcThủ tướng Chính phủ, văn bản cử đi nước ngòai hoặc cho phép đì nước ngòai phảido Chủ tịch Hội đồng quản trị (đối với thành viên Hội đồng quản trị) hoặc TổngGiám đốc (đối với Phó Tổng Giám đốc và các cán bộ khác) ký trực tiếp và đóng dấucủa doanh nghiệp đó. Nếuvăn bản gồm 2 trang trở lên, thì phải đóng dấu giáp lai giữa các trang; Nếucó sửa đổi, bổ sung trong văn bản, thì phải đóng dấu lên các sửa đổi, bổ sungđó. 3.Trường hợp cha, mẹ hoặc người đỡ đầu có yêu cầu cho trẻ em dưới 16 tuổi đi cùngđược cấp chung hộ chiếu: a)Nếu cha, mẹ hoặc người đỡ đầu là cán bộ viên chức thì văn bản cho phép họ đi nướcngòai phải ghi rõ họ và tên, ngày tháng năm sinh của trẻ em đi kèm; tờ khaichung để cấp hộ chiếu phải dán ảnh trẻ em đó, có đóng đấu giáp lai và xác nhậncủa Thủ trưởng cơ quan, tổ chức, đơn vị trực tiếp quản lý cha, mẹ hay ngườiđỡ đầu hoặc của Thủ trưởng công an phường, xã nơi đăng ký hộ khẩu thường trúhoặc tạm trú dài hạn của trẻ em đó. b)Nếu cha, mẹ hoặc người đỡ đầu không thuộc diện nêu tại khỏan a nói trên, thì tờkhai chung để cấp hộ chiếu phải dán ảnh trẻ em đó, có đóng dấu giáp lai và xácnhận của Trưởng công an phường, xã, nơi đăng ký hộ khẩu thường trú hoặc tạm trúdài hạn của trẻ em đó. 4.Trường hợp đi theo hoặc đi thăm thành viên cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngòai, quy định tại khỏan6 Điều 7 và khỏan 9 Điều 8 của Nghị định, thì trong hồ sơ cần có thêm ý kiếnbằng văn bản của Vụ Tổ chức - Cán bộ Bộ Ngọai giao. 5.Trường hợp đi những nước chưa miễn thị thực cho người mang hộ chiếu ngọai giao,hộ chiếu công vụ của Việt Nam, thì cần nộp thêm bản chụp giấy mời của phía nướcngòai hoặc những thông tin về tên tổ chức, cá nhân ở nước ngòai mời, nội dung côngviệc... để thuận lợi cho việc làm công hàm xin thị thực. V. THỦ TỤC GIA H Ạ N, SỬA Đ Ổ I, BỔ SUNG, CẤP ĐỔI HỘ CHIẾU (Điều 11 của Nghị định)

2. Gia hạn hộ chiếu: Trướcngày hộ chiếu hết hạn, người được cấp hộ chiếu có thể đề nghị gia hạn hộ chiếu.Trường hợp hộ chiếu đã hết hạn, thì phải làm thủ tục cấp hộ chiếu mới. Hồ sơ gồm: 1đơn đề nghị gia hạn hộ chiếu (theo mẫu quy định); Hộ chiếu; Vănbản cử đi nước ngòai hoặc cho phép đi nước ngòai đáp ứng các yêu cầu quy địnhtại khỏan 2 Phần IV của Thông tư này.

3. Sửa đổi, bổ sung hộ chiếu: Hồ sơ gồm: 1đơn đề nghị sửa đổi, bổ sung hộ chiếu (theo mẫu quy định); Hộ chiếu; Giấytờ hợp lệ chứng minh việc sửa đổi, bổ sung hộ chiếu là cần thiết.

4. Bổ sung trẻ emduới 16 tuổi vào hộ chiếu của cha, mẹ hoặc người đỡ đầu: a)Đối với trẻ em thuộc diện đi theo hành trình công tác, quy định tại khỏan 9 Điều8 của Nghị định, hồ sơ gồm: . 1đơn (theo mẫu quy định), có dán ảnh trẻ em đó, đóng dấu giáp lai và xácnhận của Trưởng công an phường, xã nơi đăng ký hộ khẩu thường trú hoặc tạm trúdài hạn; đính kèm 2 ảnh cùng lọai, cỡ 3 x 4 cm, chụp mắt nhìn thẳng, đầu đểtrần, không đeo kính mầu, chụp chưa quá 1 năm; Vănbản của cơ quan có thẩm quyền quy định tại Điều 15 của Nghị định cho phép cha,mẹ hoặc người đỡ đầu mang trẻ em đó đi theo hành trình công tác; Hộ chiếu. b)Đối với trẻ em thuộc diện đi theo hoặc đi thăm thành viên cơ quan đại diện ViệtNam ở nước ngòai, quy định tại khỏan 6 Điều 7 và khỏan 9 Điều 8 của Nghị định,hồ sơ gồm: 1đơn (theo mẫu quy định), có dán ảnh trẻ em đó, đóng dấu giáp lai và xácnhận của Trưởng công an phường, xã, nơi đăng ký hộ khẩu thường trú hoặc tạm trúdài hạn; đính kèm 2 ảnh cùng lọai cỡ 3 x 4 cm, chụp mắt nhìn thẳng, đầu đểtrần, không đeo kính mầu, chụp chưa quá 1 năm; Hộ chiếu; Ý kiến bằng văn bảncủa Vụ Tổ chức - Cán bộ Bộ Ngọai giao.

5. Cơ quan cấp hộchiếu xem xét gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu trong thời hạn 2 ngày làmviệc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

6. Cấp đổi hộ chiếu do hộ chiếu cũ bị rách nát, hư hỏng, hết trang,hết thời hạn sử dụng (đối với hộ chiếu đã được gia hạn một lần): Hồ sơ như khi đề nghị cấp hộ chiếulần đầu và nộp kèm theo hộ chiếu cũ. Cơ quan cấp hộ chiếu kiểm tra hộchiếu cũ, nếu khẳng định đúng là hộ chiếu hợp lệ và không bị rách, bẩn tạitrang nhân thân và trang ảnh thì xem xét cấp hộ chiếu mới trong thời hạn 5 ngàylàm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ và ra thông báo hủy hộ chiếu cũ. Trườnghợp có cơ sở nghi ngờ hộ chiếu cũ bị tẩy xóa, thay ảnh hoặc bị rách, bẩn tạitrang nhân thân hay trang ảnh mà không đảm bảo được tính xác thực của chi tiếtnhân thân và ảnh trong hộ chiếu, thì cơ quan cấp hộ chiếu có văn bản đề nghị cơquan đã cấp hộ chiếu cũ xác minh. Cơ quan này có trách nhiệm trả lời trong thờihạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được đề nghị.Cơ quan cấp hộ chiếu xem xét quyếtđịnh việc cấp đổi hộ chiếu trong thời hạn 5 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đượckết quả xác minh. VI. TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ NHÂN SỰ QUẢN LÝ HỘ CHIẾU (Điều 16 của Nghị định) 1.Người có thẩm quyền cử hoặc cho phép cán bộ, viên chức ra nước ngòai, quy địnhtại Điều 15 của Nghị định, có trách nhiệm quản lý nhân sự và tổ chức quản lý hộchiếu: Chịutrách nhiệm về nhân sự do mình cử hoặc cho phép đi nước ngòai. Thugiữ và quản lý hộ chiếu sau mỗi chuyến đi công tác nước ngòai. Chỉgiao hộ chiếu cho cán bộ, viên chức đi thực hiện nhiệm vụ chính thức theo quyđịnh tại Điều 7 và 8 của Nghị định. Trườnghợp hộ chiếu bị mất, phải thông báo ngay cho cơ quan đã cấp hộ chiếu đó để báohủy. Đốivới hộ chiếu do cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngòai cấp, thì thông báo choCục Lãnh sự Bộ Ngọai giao. Trườnghợp cán bộ, viên chức của mình được điều động hoặc biệt phái đến làm việc tạicơ quan, tổ chức, đơn vị khác mà hộ chiếu đã cấp cho họ vẫn còn giá trị, thìphải làm thủ tục chuyển hộ chiếu sang cơ quan, tổ chức, đơn vị chủ quản mới. Trườnghợp cán bộ, viên chức không còn thuộc diện được sử dụng hộ chiếu ngọai giao, hộchiếu công vụ (nghỉ hưu, ra khỏi biên chế, chấm dứt hợp đồng lao động, xuấtngũ, bị chết, bị mất tích. . .) mà hộ chiếu đã cấp cho họ vẫn còn giátrị , thì phải thu hồi và chuyển cho cơ quan cấp hộ chiếu để hủy. 2.Người có thẩm quyền cử hoặc cho phép cán bộ, viên chức ra nước ngòai, quy địnhtại Điều 15 của Nghị định, cần xây dựng quy chế quản lý, trong quy định rõtrách nhiệm của người hay bộ phận trực tiếp quản lý hộ chiếu; trách nhiệm củangười được giao sử dụng hộ chiếu; việc lập sổ quản lý hộ chiếu; cơ chế giaonhận hộ chiếu; chế độ báo cáo; xử lý vi phạm. 3.Cơ quan chủ quản nêu tại khỏan 2,3 và 4 Điều 15 của Nghị định có trách nhiệm phối hợp với cơ quan cấp hộ chiếutrong việc xử lý trường hợp sử dụng hộ chiếu trái mục đích gây hậu quả về đốingọai, ở lại nước ngòai quá thời hạn đượcphép, thay đổi mục đích chuyến đi trong thời gian ở nước ngòai và những trường hợpkhác theo yêu cầu của cơ quan cấp hộ chiếu hoặc của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngòai. VII. TỔCHỨC THỰC HIỆN 1.Cục Lãnh sự nghiên cứu, ban hành các biểu mẫu tờ khai, đơn đề nghị được quyđịnh trong Thông tư này. 2.Thông tư này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế các quy định liên quan đếnviệc cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngọai giao, hộ chiếu công vụ ở trong nước trong Thông tư số163-NG/TT ngày 25/5/1995 của Bộ Ngọaigiao hướng dẫn thực hiện Nghị định số 24/CP ngày 24/1/1995 của Chính phủ về thủtục xuất cảnh, nhập cảnh./.