Nghị định số 128/2004/NĐ-CPQuy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong lĩnh vực kế toán nhà nước

NGHỊ ĐỊNH Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số Điều của Luật Kế tóan áp dụng trong lĩnh vực kế tóan Nhà nước ______________________ CHÍNH PHỦ

Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001;

Căn cứ Luật Kế tóan ngày 17 tháng 6 năm 2003;

Căn cứ Luật Ngân sách nhà nước ngày 16 tháng 12 năm 2002;

Theo đề nghị của Bộ trưởng Bộ Tài chính, NGHỊ ĐỊNH:

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh Nghị định này quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế tóan áp dụng đối với các đối tượng quy định tại Điều 2 của Nghị định này (sau đây gọi tắt là lĩnh vực kế tóan nhà nước).

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Căn cứ điểm a, b, e khỏan 1 Điều 2 của Luật Kế tóan, đối tượng áp dụng Nghị định này là các tổ chức, cá nhân sau đây:

1. Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước, gồm:

a) Cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ thu, chi ngân sách nhà nước các cấp;

b) Văn phòng Quốc hội;

c) Văn phòng Chủ tịch nước;

d) Văn phòng Chính phủ;

đ) Tòa án nhân dân các cấp;

e) Viện Kiểm sát nhân dân các cấp;

g) Đơn vị vũ trang nhân dân, kể cả Tòa án quân sự và Viện kiểm sát quân sự;

h) Đơn vị quản lý qũy dự trữ của Nhà nước, qũy dự trữ của các ngành, các cấp, qũy tài chính khác của Nhà nước;

i) Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân các cấp;

k) Tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị - xã hội nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước;

l) Đơn vị sự nghiệp được ngân sách nhà nước đảm bảo một phần hoặc tòan bộ kinh phí;

m) Tổ chức quản lý tài sản quốc gia;

n) Ban Quản lý dự án đầu tư có nguồn kinh phí ngân sách nhà nước;

o) Các Hội, Liên hiệp hội, Tổng hội, các tổ chức khác được ngân sách nhà nước hỗ trợ một phần kinh phí họat động.

2. Đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước, gồm:

a) Đơn vị sự nghiệp tự cân đối thu, chi;

b) Đơn vị sự nghiệp ngòai công lập;

c) Tổ chức phi chính phủ;

d) Hội, Liên hiệp hội, Tổng hội tự cân đối thu chi;

đ) Tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp tự thu, tự chi;

e) Tổ chức khác không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước.

3. Người làm kế tóan, người khác có liên quan đến kế tóan trong lĩnh vực kế tóan nhà nước.

Điều 3. Đối tượng kế tóan thuộc họat động thu, chi ngân sách nhà nước

Căn cứ khỏan 1 Điều 9 của Luật Kế tóan, đối tượng kế tóan thuộc họat động thu, chi ngân sách nhà nước được quy định như sau:

1. Tiền và các khỏan tương đương tiền;

2. Nguồn kinh phí, qũy;

3. Các khỏan thanh tóan trong và ngòai đơn vị kế tóan;

4. Thu, chi ngân sách nhà nước các cấp;

5. Kết dư ngân sách nhà nước các cấp;

6. Đầu tư tài chính, tín dụng nhà nước;

7. Nợ và xử lý nợ của Nhà nước;

8. Tài sản quốc gia;

9. Các tài sản khác liên quan đến đơn vị kế tóan.

Điều 4. Đối tượng kế tóan thuộc họat động hành chính, sự nghiệp, họat động của đơn vị, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước

Căn cứ khỏan 1 Điều 9 của Luật Kế tóan, đối tượng kế tóan thuộc họat động hành chính, sự nghiệp, họat động của đơn vị, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước được quy định như sau:

1. Tiền và các khỏan tương đương tiền;

2. Vật tư và tài sản cố định;

3. Nguồn kinh phí, qũy;

4. Các khỏan thanh tóan trong và ngòai đơn vị kế tóan;

5. Thu, chi và xử lý chênh lệch thu, chi họat động;

6. Đầu tư tài chính, tín dụng nhà nước;

7. Các tài sản khác liên quan đến đơn vị kế tóan.

Điều 5. Đối tượng kế tóan thuộc họat động của đơn vị, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước

Căn cứ khỏan 2 Điều 9 của Luật Kế tóan, đối tượng kế tóan thuộc họat động của đơn vị, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước được quy định như sau:

1. Tiền và các khỏan tương đương tiền;

2. Vật tư và tài sản cố định;

3. Nguồn kinh phí, qũy;

4. Các khỏan thanh tóan trong và ngòai đơn vị kế tóan;

5. Thu, chi và xử lý chênh lệch thu, chi họat động;

6. Các tài sản khác liên quan đến đơn vị kế tóan.

Điều 6. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế tóan khi có thu, chi bằng ngọai tệ

Căn cứ khỏan 1 Điều 11 của Luật Kế tóan, đơn vị tiền tệ khi có thu, chi bằng ngọai tệ được quy định như sau:

1. Các nghiệp vụ thu, chi ngân sách nhà nước bằng ngọai tệ phải ghi theo nguyên tệ và quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đóai do Bộ Tài chính quy định tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.

2. Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước khi nhận kinh phí bằng ngọai tệ phải ghi theo nguyên tệ và quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đóai do Bộ Tài chính quy định tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.

3. Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước khi phát sinh giao dịch thanh tóan bằng ngọai tệ, trừ trường hợp quy định tại khỏan 2 Điều này phải ghi theo nguyên tệ và đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đóai thực tế hoặc quy đổi theo tỷ giá hối đóai do Ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.

4. Cơ quan đại diện của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam và các đơn vị, tổ chức thuộc lĩnh vực kế tóan nhà nước tại nước ngòai có nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc thu, chi ngân sách nhà nước bằng ngọai tệ thì được chọn một lọai ngọai tệ để ghi sổ; khi lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết tóan ngân sách gửi về Việt Nam phải thực hiện theo quy định tại Điều 29 của Nghị định này.

Điều 7. Kỳ kế tóan

Căn cứ điểm a khỏan 1 Điều 13 của Luật Kế tóan, kỳ kế tóan của đơn vị có đặc thù được quy định như sau: Trường hợp cơ sở giáo dục - đào tạo chọn kỳ kế tóan năm theo năm học khác với năm dương lịch thì kỳ kế tóan năm phải là mười hai tháng tròn tính từ đầu ngày 01 tháng 7 năm này đến hết ngày 30 tháng 6 năm sau hoặc từ ngày 01 tháng 10 năm này đến hết ngày 30 tháng 9 năm sau. Khi thực hiện phải thông báo cho cơ quan tài chính cùng cấp và cơ quan thuế quản lý trực tiếp biết, cuối năm dương lịch vẫn phải lập báo cáo tài chính theo quy định.

Điều 8. Trách nhiệm quản lý, sử dụng, cung cấp thông tin, tài liệu kế tóan

Căn cứ Điều 16 của Luật Kế tóan, trách nhiệm quản lý, sử dụng, cung cấp thông tin, tài liệu kế tóan được quy định như sau:

1. Đơn vị kế tóan phải xây dựng quy chế quản lý, sử dụng, bảo quản tài liệu kế tóan, trong đó quy định rõ trách nhiệm và quyền đối với từng bộ phận và từng người làm kế tóan; đơn vị kế tóan phải đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất, phương tiện quản lý, bảo quản tài liệu kế tóan.

2. Đơn vị kế tóan phải có trách nhiệm cung cấp thông tin, tài liệu kế tóan cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện chức năng thanh tra, kiểm tra, điều tra, kiểm tóan theo quy định của pháp luật. Các cơ quan được cung cấp tài liệu kế tóan phải có trách nhiệm giữ gìn, bảo quản tài liệu kế tóan trong thời gian sử dụng và phải hòan trả đầy đủ, đúng hạn tài liệu kế tóan đã sử dụng.

3. Việc cung cấp thông tin, tài liệu cho các đối tượng quy định tại khỏan 2 Điều này do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế tóan quyết định theo quy định của pháp luật. Việc khai thác, sử dụng tài liệu kế tóan phải được sự đồng ý bằng văn bản của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế tóan hoặc người được ủy quyền của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế tóan.

Điều 9. Mẫu chứng từ kế tóan

Căn cứ khỏan 2 Điều 19 của Luật Kế tóan, mẫu chứng từ kế tóan được quy định như sau:

1. Mẫu chứng từ kế tóan bao gồm mẫu chứng từ kế tóan bắt buộc và mẫu chứng từ kế tóan hướng dẫn.

a) Mẫu chứng từ kế tóan bắt buộc là mẫu chứng từ đặc biệt có giá trị như tiền gồm: séc, biên lai thu tiền, vé thu phí, lệ phí, trái phiếu, tín phiếu, công trái, các lọai hóa đơn bán hàng và mẫu chứng từ bắt buộc khác. Mẫu chứng từ kế tóan bắt buộc do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định nội dung, kết cấu của mẫu mà đơn vị kế tóan phải thực hiện đúng về biểu mẫu, nội dung, phương pháp ghi các chỉ tiêu và áp dụng thống nhất cho các đơn vị kế tóan hoặc từng đơn vị kế tóan cụ thể.

b) Mẫu chứng từ kế tóan hướng dẫn là mẫu chứng từ kế tóan do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định; ngòai các nội dung quy định trên mẫu, đơn vị kế tóan có thể bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi hình thức mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị.

2. Biểu mẫu chứng từ kế tóan bắt buộc do Bộ Tài chính hoặc đơn vị được Bộ Tài chính ủy quyền in và phát hành. Đơn vị được ủy quyền in và phát hành chứng từ kế tóan bắt buộc phải in đúng theo mẫu quy định, đúng số lượng được phép in cho từng lọai chứng từ và phải chấp hành đúng các quy định về quản lý ấn chỉ của Bộ Tài chính.

3. Bộ Tài chính quy định danh mục và mẫu chứng từ kế tóan bắt buộc, danh mục và mẫu chứng từ kế tóan hướng dẫn; quy định về in và phát hành mẫu chứng từ kế tóan trong từng lĩnh vực kế tóan nhà nước.

Điều 10. Chứng từ điện tử

Căn cứ khỏan 2 Điều 18 của Luật Kế tóan, nội dung chứng từ điện tử được quy định như sau:

1. Chứng từ điện tử phải có đủ các nội dung quy định cho chứng từ kế tóan và phải được mã hóa bảo đảm an tòan dữ liệu điện tử trong quá trình xử lý, truyền tin và lưu trữ.

2. Chứng từ điện tử dùng trong kế tóan được chứa trong các vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các lọai thẻ thanh tóan.

3. Đối với chứng từ điện tử, phải đảm bảo tính bảo mật và bảo tòan dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải có biện pháp quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, thâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định. Chứng từ điện tử khi bảo quản, được quản lý như tài liệu kế tóan ở dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng khi cần thiết.

Điều 11. Điều kiện sử dụng chứng từ điện tử

Căn cứ khỏan 2 Điều 18 Luật Kế tóan, điều kiện sử dụng chứng từ điện tử được quy định như sau:

1. Tổ chức cung cấp dịch vụ thanh tóan, dịch vụ kế tóan, kiểm tóan sử dụng chứng từ điện tử phải có các điều kiện sau:

a) Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm sóat, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ chứng từ điện tử;

b) Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu kỹ thuật để thực hiện quy trình lập, sử dụng chứng từ điện tử theo quy trình kế tóan và thanh tóan;

c) Các quy định tại khỏan 2 Điều này.

2. Tổ chức, cá nhân sử dụng chứng từ điện tử và giao dịch thanh tóan điện tử phải có các điều kiện sau:

a) Có chữ ký điện tử của người đại điện theo pháp luật, người được ủy quyền của người đại diện theo pháp luật của tổ chức hoặc cá nhân sử dụng chứng từ điện tử và giao dịch thanh tóan điện tử;

b) Xác lập phương thức giao nhận chứng từ điện tử và kỹ thuật của vật mang tin;

c) Cam kết về các họat động diễn ra do chứng từ điện tử của mình lập khớp, đúng quy định.

Điều 12. Giá trị chứng từ điện tử

Căn cứ khỏan 2 Điều 18 của Luật Kế tóan, giá trị chứng từ điện tử được quy định như sau:

1. Khi một chứng từ bằng giấy được chuyển thành chứng từ điện tử để giao dịch thanh tóan thì chứng từ điện tử sẽ có giá trị để thực hiện nghiệp vụ thanh tóan và khi đó chứng từ bằng giấy chỉ có giá trị lưu trữ để theo dõi và kiểm tra, không có hiệu lực giao dịch, thanh tóan.

2. Khi một chứng từ điện tử đã thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính chuyển thành chứng từ bằng giấy thì chứng từ bằng giấy đó chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ kế tóan, theo dõi và kiểm tra, không có hiệu lực để giao dịch, thanh tóan.

3. Việc chuyển đổi chứng từ bằng giấy thành chứng từ điện tử hoặc ngược lại được thực hiện theo quy định về lập, sử dụng, kiểm sóat, xử lý, bảo quản và lưu trữ chứng từ điện tử và chứng từ bằng giấy.

Điều 13. Dịch chứng từ kế tóan ra tiếng Việt

Căn cứ Điều 19 của Luật Kế tóan, chữ viết trên chứng từ kế tóan được quy định như sau:

1. Chứng từ kế tóan phát sinh ở ngòai lãnh thổ Việt Nam ghi bằng tiếng nước ngòai, khi sử dụng để ghi sổ kế tóan ở Việt Nam phải được dịch ra tiếng Việt.

2. Các chứng từ ít phát sinh thì phải dịch tòan bộ chứng từ. Các chứng từ phát sinh nhiều lần thì phải dịch các nội dung chủ yếu theo quy định của Bộ Tài chính.

3. Bản dịch chứng từ ra tiếng Việt phải đính kèm với bản chính bằng tiếng nước ngòai.

Điều 14. Chữ ký điện tử trên chứng từ điện tử

Căn cứ khỏan 4 Điều 20 của Luật Kế tóan, chữ ký điện tử được quy định như sau:

1. Chữ ký điện tử là thông tin dưới dạng điện tử được gắn kèm một cách phù hợp với dữ liệu điện tử nhằm xác lập mối liên hệ giữa người gửi và nội dung của dữ liệu điện tử đó. Chữ ký điện tử xác nhận người gửi đã chấp nhận và chịu trách nhiệm về nội dung thông tin trong chứng từ điện tử.

2. Chữ ký điện tử phải được mã hóa bằng khóa mật mã. Chữ ký điện tử được xác lập riêng cho từng cá nhân để xác định quyền và trách nhiệm của người lập và những người liên quan chịu trách nhiệm về tính an tòan và chính xác của chứng từ điện tử. Chữ ký điện tử trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký tay trên chứng từ bằng giấy.

3. Trường hợp thay đổi nhân viên kỹ thuật lập mã thì phải thay đổi lại ký hiệu mật, chữ ký điện tử, các khóa bảo mật và phải thông báo cho các bên có liên quan đến giao dịch điện tử.

4. Người được giao quản lý, sử dụng ký hiệu mật, chữ ký điện tử, mã khóa bảo mật phải bảo đảm bí mật và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật, nếu để lộ làm thiệt hại tài sản của đơn vị và của các bên tham gia giao dịch.

Điều 15. Hóa đơn bán hàng

Căn cứ khỏan 1, khỏan 4 Điều 21 của Luật Kế tóan, trường hợp bán hàng và mức tiền bán hàng được quy định như sau:

1. Tổ chức có sử dụng hóa đơn bán hàng, khi bán lẻ hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ một lần có mức tiền dưới mức quy định của Bộ Tài chính thì không bắt buộc phải lập hóa đơn bán hàng, trừ khi người mua hàng yêu cầu giao hóa đơn thì người bán hàng phải lập và giao hóa đơn theo đúng quy định. Hàng hóa bán lẻ hoặc cung cấp dịch vụ một lần có giá trị dưới mức quy định tuy không bắt buộc phải lập hóa đơn nhưng vẫn phải lập bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ hoặc có thể lập hóa đơn bán hàng theo quy định để làm chứng từ kế tóan. Trường hợp lập bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ thì cuối mỗi ngày phải căn cứ vào số liệu tổng hợp của bảng kê để lập hóa đơn bán hàng trong ngày theo quy định.

2. Tổ chức, cá nhân khi mua sản phẩm, hàng hóa hoặc được cung cấp dịch vụ có quyền yêu cầu người bán, người cung cấp dịch vụ lập và giao liên 2 hóa đơn bán hàng cho mình để sử dụng và lưu trữ theo quy định, đồng thời có trách nhiệm kiểm tra nội dung các chỉ tiêu ghi trên hóa đơn và từ chối không nhận hóa đơn ghi sai các chỉ tiêu, ghi chênh lệch giá trị với liên hóa đơn lưu của bên bán.

3. Tổ chức tự in hóa đơn bán hàng phải được Bộ Tài chính chấp thuận bằng văn bản trước khi thực hiện. Tổ chức tự in hóa đơn phải có hợp đồng in hóa đơn với tổ chức nhận in, trong đó ghi rõ số lượng, ký hiệu, số thứ tự hóa đơn. Sau mỗi lần in hóa đơn hoặc kết thúc hợp đồng in phải thực hiện thanh lý hợp đồng in.

4. Đơn vị kế tóan phải sử dụng hóa đơn bán hàng theo đúng quy định; không được mua, bán, trao đổi, cho hóa đơn hoặc sử dụng hóa đơn của tổ chức, cá nhân khác; không được sử dụng hóa đơn để kê khai trốn lậu thuế; phải mở sổ theo dõi, có nội quy quản lý, phương tiện bảo quản và lưu giữ hóa đơn theo đúng quy định của pháp luật; không được để hư hỏng, mất hóa đơn. Trường hợp hóa đơn bị hư hỏng hoặc bị mất phải thông báo bằng văn bản với cơ quan thuế cùng cấp.

Điều 16. Tem, vé, biên lai thu tiền

Căn cứ điểm d khỏan 3 Điều 21 của Luật Kế tóan, tem, vé, biên lai thu tiền được quy định như sau:

1. Đơn vị kế tóan khi thu phí, lệ phí, thu tiền phạt phải dán tem, giao vé hoặc giao biên lai thu tiền cho người nộp tiền. Tem, vé, biên lai thu tiền phải được quản lý như tiền.

2. Đơn vị kế tóan khi nộp phí, lệ phí hoặc nộp tiền phạt phải yêu cầu người thu tiền dán tem, giao vé hoặc lập và giao biên lai thu tiền cho mình.

Điều 17. Sắp xếp, bảo quản chứng từ kế tóan

Căn cứ khỏan 2 Điều 22 của Luật Kế tóan, việc sắp xếp, bảo quản chứng từ kế tóan được quy định như sau:

1. Chứng từ kế tóan sau khi sử dụng để ghi sổ kế tóan phải được phân lọai theo nội dung kinh tế, sắp xếp theo trình tự thời gian và đóng thành từng tập, ngòai mỗi tập ghi: Tên tập chứng từ, tháng, năm của chứng từ và số lượng chứng từ trong tập chứng từ. Các tập chứng từ được lưu tại bộ phận kế tóan trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế tóan năm, sau đó chuyển vào lưu trữ theo quy định tại Nghị định này.

2. Biểu mẫu chứng từ kế tóan chưa sử dụng phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư hỏng, mục nát. Chứng từ kế tóan liên quan đến thu, chi ngân sách nhà nước chưa sử dụng phải được quản lý theo chế độ quản lý ấn chỉ của Bộ Tài chính. Chứng từ kế tóan có giá trị như tiền trong thời hạn có giá trị sử dụng phải được quản lý như tiền.

3. Sắp xếp, bảo quản chứng từ điện tử theo quy định tại khỏan 3 Điều 10 của Nghị định này.

Điều 18. Chứng từ kế tóan sao chụp

Căn cứ khỏan 3 Điều 22, khỏan 3 Điều 41 của Luật Kế tóan, chứng từ kế tóan sao chụp được quy định như sau:

1. Chứng từ kế tóan sao chụp phải được chụp từ bản chính và phải có chữ ký và dấu xác nhận của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế tóan nơi lưu bản chính hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định tạm giữ, tịch thu tài liệu kế tóan trên chứng từ kế tóan sao chụp.

2. Chứng từ kế tóan sao chụp chỉ được thực hiện trong các trường hợp sau đây:

a) Đơn vị kế tóan có dự án vay nợ, viện trợ của nước ngòai theo cam kết, nếu phải nộp bản chứng từ chính cho nhà tài trợ nước ngòai. Trường hợp này chứng từ sao chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận của người đại diện theo pháp luật của nhà tài trợ hoặc của đơn vị kế tóan;

b) Đơn vị kế tóan bị cơ quan nhà nước có thẩm quyền tạm giữ hoặc tịch thu bản chính chứng từ kế tóan. Trường hợp này chứng từ sao chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận của người đại diện của cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định tạm giữ hoặc tịch thu tài liệu kế tóan trên chứng từ kế tóan sao chụp theo quy định tại Điều 33 của Nghị định này;

c) Chứng từ kế tóan bị mất hoặc bị hủy họai do nguyên nhân khách quan như thiên tai, hỏa họan. Trường hợp này, đơn vị kế tóan phải đến đơn vị mua hoặc đơn vị bán hàng hóa, dịch vụ và các đơn vị khác có liên quan để xin sao chụp chứng từ kế tóan bị mất. Trên chứng từ kế tóan sao chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận của người đại diện theo pháp luật của đơn vị mua, đơn vị bán hoặc của đơn vị kế tóan khác có liên quan;

d) Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

Điều 19. Ghi sổ kế tóan bằng máy vi tính

Căn cứ khỏan 7 Điều 27 của Luật Kế tóan, việc ghi sổ kế tóan bằng máy vi tính được quy định như sau:

1. Trường hợp đơn vị kế tóan ghi sổ bằng máy vi tính thì phần mềm kế tóan lựa chọn phải đáp ứng được tiêu chuẩn và điều kiện theo quy định, đảm bảo khả năng đối chiếu, tổng hợp số liệu kế tóan và lập báo cáo tài chính.

2. Bộ Tài chính quy định tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế tóan.

Điều 20. Kỳ hạn lập báo cáo tài chính

Căn cứ khỏan 2 Điều 29 và khỏan 1 Điều 30 của Luật Kế tóan, kỳ hạn lập báo cáo tài chính được quy định như sau:

1. Báo cáo tài chính của đơn vị kế tóan thuộc họat động thu, chi ngân sách nhà nước được lập vào cuối kỳ kế tóan tháng, qúy, năm.

2. Báo cáo tài chính của đơn vị kế tóan hành chính, sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước được lập vào cuối kỳ kế tóan qúy, năm.

3. Báo cáo tài chính của đơn vị, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước được lập vào cuối kỳ kế tóan năm.

4. Đơn vị kế tóan bị chia, sáp nhập, chấm dứt họat động phải lập báo cáo tài chính tại thời điểm quyết định chia, sáp nhập, chấm dứt họat động.

Điều 21. Kỳ hạn lập báo cáo quyết tóan ngân sách

Căn cứ khỏan 1 Điều 30 của Luật Kế tóan, kỳ hạn lập báo cáo quyết tóan ngân sách được quy định như sau:

1. Báo cáo quyết tóan ngân sách nhà nước của đơn vị kế tóan thuộc họat động thu, chi ngân sách nhà nước là báo cáo tài chính kỳ kế tóan năm sau khi đã chỉnh lý.

2. Báo cáo quyết tóan ngân sách của cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước là báo cáo tài chính kỳ kế tóan năm theo quy định của Bộ Tài chính.

3. Báo cáo quyết tóan của đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước là báo cáo tài chính kỳ kế tóan năm theo quy định của Bộ Tài chính.

Điều 22. Trách nhiệm lập và nộp báo cáo quyết tóan

Căn cứ khỏan 2 Điều 30 của Luật Kế tóan, trách nhiệm lập và nộp báo cáo tài chính và báo cáo quyết tóan ngân sách được quy định như sau:

1. Đơn vị kế tóan thuộc họat động thu, chi ngân sách nhà nước cấp cơ sở phải lập và nộp báo cáo tài chính tháng, qúy, năm và báo cáo quyết tóan ngân sách năm cho cơ quan thu, chi ngân sách nhà nước cấp trên và cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

2. Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước trong trường hợp có tổ chức các cấp dự tóan thì đơn vị dự tóan cấp dưới phải lập và nộp báo cáo tài chính qúy, năm và báo cáo quyết tóan ngân sách năm cho đơn vị dự tóan cấp trên.

Điều 23. Nội dung và phương pháp trình bày báo cáo tài chính

Căn cứ khỏan 3 Điều 30 của Luật Kế tóan, nội dung và phương pháp trình bày báo cáo tài chính được quy định như sau: Nội dung và phương pháp trình bày các chỉ tiêu trong báo cáo tài chính phải phù hợp với nội dung và phương pháp trình bày các chỉ tiêu trong dự tóan của năm tài chính và của báo cáo tài chính kỳ kế tóan năm trước. Trường hợp khi lập báo cáo tài chính có nội dung và phương pháp trình bày khác với các chỉ tiêu trong dự tóan hoặc khác với báo cáo tài chính kỳ kế tóan năm trước thì phải giải trình trong phần thuyết minh báo cáo tài chính.

Điều 24. Thời hạn nộp báo cáo tài chính

Căn cứ khỏan 2 Điều 31 của Luật Kế tóan, thời hạn nộp báo cáo tài chính được quy định như sau:

1. Thời hạn nộp báo cáo tài chính tháng của đơn vị kế tóan thuộc họat động thu, chi ngân sách nhà nước phải nộp cho đơn vị kế tóan cấp trên và cơ quan tài chính cùng cấp chậm nhất là 15 ngày sau khi kết thúc tháng.

2. Thời hạn nộp báo cáo tài chính qúy:

a) Báo cáo tài chính qúy của đơn vị kế tóan thuộc họat động thu, chi ngân sách nhà nước phải nộp cho đơn vị kế tóan cấp trên và cơ quan tài chính cùng cấp chậm nhất là 25 ngày sau khi kết thúc qúy;

b) Báo cáo tài chính qúy của cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước phải nộp cho đơn vị kế tóan cấp trên và cơ quan tài chính cùng cấp chậm nhất là 25 ngày sau khi kết thúc qúy.

3. Thời hạn nộp báo cáo tài chính năm của đơn vị kế tóan thuộc họat động thu, chi ngân sách nhà nước cho cơ quan cấp trên và cơ quan tài chính cùng cấp chậm nhất là 45 ngày sau khi kết thúc năm.

Điều 25. Thời hạn nộp và nơi nhận báo cáo quyết tóan ngân sách năm

Căn cứ khỏan 2 Điều 31 của Luật Kế tóan, thời hạn nộp và nơi nhận báo cáo quyết tóan ngân sách được quy định như sau:

1. Báo cáo quyết tóan ngân sách năm của các cấp nộp cho đơn vị kế tóan cấp trên và cơ quan tài chính cùng cấp chậm nhất vào cuối ngày 01 tháng 10 năm sau đối với ngân sách tỉnh. Đối với ngân sách cấp huyện, xã do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quy định cụ thể nhưng phải đảm bảo thời hạn duyệt quyết tóan của các cấp ngân sách.

2. Báo cáo quyết tóan ngân sách năm của đơn vị dự tóan cấp I của ngân sách trung ương nộp cho cơ quan cấp trên và cơ quan tài chính cùng cấp chậm nhất vào cuối ngày 01 tháng 10 năm sau. Thời hạn nộp báo cáo quyết tóan ngân sách năm của đơn vị dự tóan cấp II, cấp III do đơn vị dự tóan cấp I quy định cụ thể. Thời hạn nộp báo cáo quyết tóan ngân sách năm của đơn vị dự tóan cấp I của ngân sách địa phương do Ủy ban nhân dân tỉnh quy định cụ thể.

3. Báo cáo quyết tóan năm của đơn vị, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước phải nộp cho đơn vị kế tóan cấp trên (nếu có) và cơ quan tài chính cùng cấp chậm nhất là 45 ngày sau khi kết thúc năm.

Điều 26. Báo cáo quyết tóan tổng hợp ngân sách năm

Căn cứ khỏan 2 Điều 30 của Luật Kế tóan, báo cáo quyết tóan tổng hợp ngân sách năm được quy định như sau:

1. Đơn vị kế tóan cấp trên thuộc họat động thu, chi ngân sách nhà nước ngòai việc phải lập báo cáo quyết tóan ngân sách năm của đơn vị còn phải lập báo cáo quyết tóan tổng hợp ngân sách năm dựa trên báo cáo quyết tóan tổng hợp ngân sách năm của các đơn vị kế tóan trực thuộc đơn vị kế tóan cấp trên.

2. Đơn vị kế tóan cấp trên của cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước ngòai việc phải lập báo cáo quyết tóan ngân sách năm của đơn vị còn phải lập báo cáo quyết tóan tổng hợp ngân sách năm dựa trên báo cáo quyết tóan năm của các đơn vị kế tóan trực thuộc đơn vị kế tóan cấp trên.

Điều 27. Trách nhiệm thẩm tra và duyệt báo cáo quyết tóan ngân sách

Căn cứ Điều 31 của Luật Kế tóan, trách nhiệm thẩm tra và duyệt báo cáo quyết tóan ngân sách của đơn vị kế tóan cấp trên được quy định như sau:

1. Đơn vị kế tóan cấp trên thuộc họat động thu, chi ngân sách nhà nước phải xem xét, thẩm tra báo cáo quyết tóan ngân sách năm và thông báo kết quả xét duyệt cho đơn vị kế tóan cấp dưới.

2. Đơn vị dự tóan cấp trên của cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước phải xem xét, thẩm tra báo cáo quyết tóan ngân sách năm và thông báo kết quả xét duyệt cho đơn vị cấp dưới.

Điều 28. Đơn vị tiền tệ rút gọn và làm tròn số khi lập báo cáo tài chính hoặc công khai báo cáo tài chính

Căn cứ Điều 11 và Điều 30 của Luật Kế tóan, đơn vị tiền tệ rút gọn khi lập báo cáo tài chính hoặc công khai báo cáo tài chính được quy định như sau:

1. Đơn vị kế tóan cấp trên khi lập báo cáo quyết tóan tổng hợp ngân sách từ báo cáo quyết tóan năm của các đơn vị kế tóan trực thuộc, nếu có số liệu báo cáo trên 9 chữ số thì được lựa chọn sử dụng đơn vị tiền tệ rút gọn là nghìn đồng, nếu trên 12 chữ số đơn vị tiền tệ rút gọn là triệu đồng, nếu trên 15 chữ số đơn vị tiền tệ rút gọn là tỷ đồng.

2. Đơn vị kế tóan khi công khai báo cáo tài chính được sử dụng đơn vị tiền tệ rút gọn quy định tại khỏan 1 Điều này.

3. Khi sử dụng đơn vị tiền tệ rút gọn, đơn vị kế tóan được làm tròn số bằng cách: chữ số sau chữ số đơn vị tiền tệ rút gọn nếu bằng năm (5) trở lên thì được tăng thêm một (1) đơn vị; nếu nhỏ hơn năm (5) thì không tính.

Điều 29. Chuyển đổi báo cáo tài chính của đơn vị, tổ chức thuộc lĩnh vực kế tóan nhà nước họat động ở nước ngòai.

Căn cứ Điều 29, Điều 30 và Điều 31 của Luật Kế tóan, trường hợp đơn vị kế tóan họat động ở nước ngòai gửi báo cáo tài chính về Việt Nam được quy định như sau: Cơ quan đại diện của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam và các đơn vị, tổ chức thuộc lĩnh vực kế tóan nhà nước tại nước ngòai khi lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết tóan ngân sách gửi về Việt Nam phải ghi theo đồng ngọai tệ dùng để ghi sổ kế tóan, đồng thời quy đổi ra đồng Việt Nam theo phương pháp quy đổi và tỷ giá hối đóai do Bộ Tài chính quy định và phải dịch ra tiếng Việt.

Điều 30. Thời hạn công khai báo cáo tài chính

Căn cứ khỏan 1 Điều 32 của Luật Kế tóan, thời hạn công khai báo cáo tài chính năm được quy định như sau:

1. Đơn vị kế tóan thuộc họat động thu, chi ngân sách nhà nước phải công khai báo cáo tài chính năm trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày báo cáo quyết tóan năm được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt.

2. Đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước phải công khai báo cáo tài chính trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày báo cáo quyết tóan năm được đơn vị kế tóan cấp trên hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt.

3. Đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước phải công khai báo cáo tài chính trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày hết hạn nộp báo cáo tài chính năm cho đơn vị kế tóan cấp trên và cơ quan tài chính cùng cấp.

Điều 31. Cơ quan có thẩm quyền quyết định kiểm tra kế tóan

Căn cứ Điều 35 của Luật Kế tóan, cơ quan có thẩm quyền quyết định kiểm tra kế tóan được quy định như sau:

1. Bộ Tài chính quyết định kiểm tra kế tóan các đơn vị kế tóan thuộc các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và đơn vị kế tóan khác của Trung ương.

2. Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và cơ quan khác ở Trung ương trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình quyết định kiểm tra kế tóan các đơn vị kế tóan thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.

3. Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình quyết định kiểm tra kế tóan các đơn vị kế tóan tại địa phương do mình quản lý.

4. Đơn vị kế tóan cấp trên quyết định kiểm tra kế tóan các đơn vị kế tóan trực thuộc đơn vị kế tóan cấp trên.

Điều 32. Cơ quan có thẩm quyền kiểm tra kế tóan

Căn cứ Điều 35 của Luật Kế tóan, cơ quan có thẩm quyền kiểm tra kế tóan được quy định như sau:

1. Các cơ quan có thẩm quyền quyết định kiểm tra kế tóan quy định tại Điều 31 của Nghị định này đồng thời có thẩm quyền kiểm tra kế tóan.

2. Các cơ quan Thanh tra nhà nước, Thanh tra tài chính, Kiểm tóan Nhà nước, cơ quan thuế khi thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, thanh tra, kiểm tóan các đơn vị kế tóan có quyền kiểm tra kế tóan.

Điều 33. Niêm phong, tạm giữ, tịch thu tài liệu kế tóan

Căn cứ khỏan 3 Điều 22 và khỏan 2 Điều 40 của Luật Kế tóan, việc niêm phong, tạm giữ, tịch thu tài liệu kế tóan được quy định như sau:

1. Cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định niêm phong tài liệu kế tóan theo quy định của pháp luật thì đơn vị kế tóan và người đại diện của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện nhiệm vụ niêm phong tài liệu kế tóan phải lập "Biên bản niêm phong tài liệu kế tóan". Biên bản niêm phong tài liệu kế tóan phải ghi rõ: lý do, số lượng, chủng lọai, kỳ kế tóan của tài liệu kế tóan bị niêm phong. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế tóan và người đại diện của cơ quan nhà nước có thẩm quyền niêm phong tài liệu kế tóan phải ký tên và đóng dấu vào Biên bản niêm phong tài liệu kế tóan.

2. Trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền tạm giữ hoặc tịch thu tài liệu kế tóan thì đơn vị kế tóan và người đại diện của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện nhiệm vụ tạm giữ, tịch thu tài liệu kế tóan phải lập "Biên bản giao nhận tài liệu kế tóan". Biên bản giao nhận tài liệu kế tóan phải ghi rõ: lý do, lọai tài liệu, số lượng từng lọai tài liệu, hiện trạng của từng lọai tài liệu bị tạm giữ hoặc bị tịch thu; nếu tạm giữ thì ghi rõ thời gian sử dụng, thời gian trả lại tài liệu kế tóan. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế tóan và người đại diện của cơ quan nhà nước có thẩm quyền tạm giữ, tịch thu tài liệu kế tóan phải ký tên và đóng dấu vào Biên bản giao nhận tài liệu kế tóan, đồng thời phải sao chụp tài liệu kế tóan bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký, đóng dấu xác nhận của người đại diện của cơ quan nhà nước có thẩm quyền tạm giữ hoặc tịch thu tài liệu kế tóan trên tài liệu kế tóan sao chụp. Đối với chứng từ kế tóan, sổ kế tóan và báo cáo tài chính lập trên máy vi tính nhưng chưa in ra giấy thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu đơn vị kế tóan in ra giấy và thực hiện các thủ tục quy định đối với tài liệu kế tóan trước khi tạm giữ hoặc tịch thu.

Điều 34. Lọai tài liệu kế tóan phải lưu trữ

Căn cứ Điều 40 của Luật Kế tóan, lọai tài liệu kế tóan phải lưu trữ được quy định như sau:

1. Chứng từ kế tóan.

2. Sổ kế tóan chi tiết, sổ kế tóan tổng hợp.

3. Báo cáo tài chính, báo cáo kế tóan quản trị.

4. Tài liệu khác có liên quan đến kế tóan ngòai các tài liệu quy định tại khỏan 1, khỏan 2 và khỏan 3 Điều này gồm: các lọai hợp đồng; các tài liệu liên quan đến nhận và sử dụng kinh phí, vốn, qũy; tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế đối với Nhà nước; tài liệu liên quan đến kiểm kê, đánh giá tài sản; tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, kiểm tóan; tài liệu liên quan đến chia, tách, sáp nhập, chấm dứt họat động; biên bản tiêu hủy tài liệu kế tóan và các tài liệu kế tóan khác có liên quan đến kế tóan.

Điều 35. Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế tóan

Căn cứ Điều 40 của Luật Kế tóan, việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế tóan được quy định như sau:

1. Tài liệu kế tóan phải được đơn vị kế tóan bảo quản đầy đủ, an tòan trong quá trình sử dụng. Người làm kế tóan có trách nhiệm bảo quản tài liệu kế tóan của mình trong quá trình sử dụng.

2. Tài liệu kế tóan lưu trữ phải là bản chính theo quy định của pháp luật cho từng lọai tài liệu kế tóan. Trường hợp tài liệu kế tóan bị tạm giữ, bị tịch thu, bị mất hoặc bị hủy họai thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu bị tạm giữ, bị tịch thu, bị mất hoặc bị hủy họai. Đối với chứng từ kế tóan chỉ có một bản chính nhưng cần phải lưu trữ ở cả hai nơi thì một trong hai nơi được lưu trữ bản chứng từ sao chụp theo quy định tại Điều 18 của Nghị định này.

3. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế tóan phải chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế tóan về sự an tòan, đầy đủ và hợp pháp của tài liệu kế tóan.

4. Tài liệu kế tóan đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải phân lọai, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế tóan năm.

Điều 36. Nơi lưu trữ tài liệu kế tóan

Căn cứ Điều 40 của Luật Kế tóan, nơi lưu trữ tài liệu kế tóan được quy định như sau:

1. Tài liệu kế tóan của đơn vị kế tóan được lưu tại kho lưu trữ của đơn vị đó. Kho lưu trữ tài liệu kế tóan phải bố trí gần địa bàn nơi đơn vị đóng trụ sở, phải có đầy đủ thiết bị bảo quản và điều kiện bảo quản bảo đảm an tòan trong quá trình lưu trữ theo quy định của pháp luật.

2. Trường hợp đơn vị kế tóan không tổ chức bộ phận hoặc kho lưu trữ tại đơn vị thì phải thuê tổ chức, cơ quan lưu trữ tài liệu kế tóan trên cơ sở ký kết hợp đồng lưu trữ theo quy định của pháp luật.

3. Tài liệu kế tóan của các kỳ kế tóan năm đang còn trong thời hạn lưu trữ của đơn vị kế tóan bị chia, tách, sáp nhập được lưu trữ tại đơn vị mới thành lập. Trường hợp tài liệu kế tóan của đơn vị kế tóan bị chia, tách không phân chia được cho các đơn vị mới thì lưu trữ lại đơn vị bị chia, bị tách hoặc lưu trữ tại nơi theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền quyết định chia, tách.

4. Tài liệu kế tóan của đơn vị chấm dứt họat động gồm tài liệu kế tóan của kỳ kế tóan năm đang còn trong thời hạn lưu trữ và tài liệu kế tóan liên quan đến chấm dứt họat động lưu trữ tại nơi theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền quyết định chấm dứt họat động.

5. Tài liệu kế tóan về an ninh, quốc phòng và tài liệu lưu trữ vĩnh viễn phải đưa vào lưu trữ theo quy định của pháp luật.

Điều 37. Tài liệu kế tóan phải lưu trữ tối thiểu 5 năm

Căn cứ Điều 40 của Luật Kế tóan, tài liệu kế tóan có thời hạn lưu trữ tối thiểu 5 năm, gồm:

1. Tài liệu kế tóan dùng cho quản lý, điều hành thường xuyên của đơn vị kế tóan không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế tóan và lập báo cáo tài chính được lưu trữ tối thiểu 5 năm tính từ khi kết thúc kỳ kế tóan năm như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu ở tập chứng từ của phòng kế tóan.

2. Tài liệu kế tóan khác dùng cho quản lý, điều hành và chứng từ kế tóan khác không trực tiếp ghi sổ kế tóan và lập báo cáo tài chính.

Điều 38. Tài liệu kế tóan phải lưu trữ tối thiểu 10 năm

Căn cứ Điều 40 của Luật Kế tóan, tài liệu kế tóan phải lưu trữ tối thiểu 10 năm, gồm:

1. Chứng từ kế tóan sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế tóan và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế tóan chi tiết, sổ kế tóan tổng hợp, các báo cáo tài chính tháng, qúy, năm, báo cáo quyết tóan, biên bản tiêu hủy tài liệu kế tóan lưu trữ và tài liệu khác có liên quan đến ghi sổ kế tóan và lập báo cáo tài chính.

2. Tài liệu kế tóan liên quan đến thanh lý tài sản cố định.

3. Tài liệu kế tóan và báo cáo quyết tóan vốn đầu tư dự án hòan thành của Ban quản lý dự án.

4. Tài liệu kế tóan liên quan đến thành lập, chia, tách, sáp nhập, chấm dứt họat động của đơn vị kế tóan.

5. Tài liệu kế tóan khác của đơn vị kế tóan sử dụng trong một số trường hợp mà pháp luật quy định phải lưu trữ trên 10 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.

6. Tài liệu, hồ sơ kiểm tóan của cơ quan Kiểm tóan Nhà nước.

Điều 39. Tài liệu kế tóan phải lưu trữ vĩnh viễn

Căn cứ Điều 40 của Luật Kế tóan, tài liệu kế tóan phải lưu trữ vĩnh viễn gồm:

1. Báo cáo tổng quyết tóan ngân sách nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuẩn.

2. Hồ sơ, báo cáo quyết tóan vốn đầu tư xây dựng cơ bản dự án thuộc nhóm A.

3. Tài liệu kế tóan khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng. Việc xác định tài liệu kế tóan khác phải lưu trữ vĩnh viễn do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế tóan, do ngành hoặc địa phương quyết định trên cơ sở xác định tính chất sử liệu, ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng. Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải là thời hạn lưu trữ từ 10 năm trở lên cho đến khi tài liệu kế tóan bị hủy họai tự nhiên hoặc được tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế tóan.

Điều 40. Lưu trữ chứng từ điện tử

Căn cứ Điều 18 và Điều 40 của Luật Kế tóan, việc lưu trữ chứng từ điện tử được quy định như sau:

1. Chứng từ điện tử là các băng từ, đĩa từ, thẻ thanh tóan phải được sắp xếp theo thứ tự thời gian, được bảo quản với đủ các điều kiện kỹ thuật chống thóai hóa chứng từ điện tử và chống tình trạng truy cập thông tin bất hợp pháp từ bên ngòai.

2. Chứng từ điện tử trước khi đưa vào lưu trữ phải in ra giấy để lưu trữ theo quy định về lưu trữ tài liệu kế tóan. Trường hợp chứng từ điện tử được lưu trữ bằng bản gốc trên thiết bị đặc biệt thì phải lưu trữ các thiết bị đọc tin phù hợp đảm bảo khai thác được khi cần thiết.

3. Thời điểm, thời hạn lưu trữ, nơi lưu trữ và tiêu hủy chứng từ điện tử thực hiện theo quy định tại Điều 35, 36, 37, 38, 39, 41, 42 và Điều 43 của Nghị định này.

Điều 41. Thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế tóan

Căn cứ Điều 40 của Luật Kế tóan, thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế tóan được quy định như sau:

1. Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với tài liệu kế tóan quy định tại Điều 37, khỏan 1, khỏan 2 và khỏan 5 Điều 38 của Nghị định này được tính từ ngày kết thúc kỳ kế tóan năm.

2. Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với tài liệu kế tóan quy định tại khỏan 3 Điều 38 của Nghị định này được tính từ ngày Báo cáo quyết tóan vốn đầu tư dự án hòan thành được duyệt.

3. Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với tài liệu kế tóan quy định tại khỏan 4 và tài liệu, hồ sơ kiểm tóan quy định tại khỏan 6 Điều 38 của Nghị định này được tính từ khi kết thúc công việc.

Điều 42. Tiêu hủy tài liệu kế tóan

Căn cứ Điều 40 của Luật Kế tóan, việc tiêu hủy tài liệu kế tóan được quy định như sau:

1. Tài liệu kế tóan đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định, nếu không có chỉ định nào khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế tóan.

2. Tài liệu kế tóan lưu trữ của đơn vị kế tóan nào thì đơn vị kế tóan đó thực hiện tiêu hủy.

3. Tùy theo điều kiện cụ thể của mỗi đơn vị để thực hiện tiêu hủy tài liệu kế tóan bằng các hình thức tiêu hủy tự chọn. Đối với tài liệu kế tóan thuộc lọai bí mật thì tiêu hủy bằng cách đốt cháy, cắt, xé nhỏ bằng máy hoặc bằng thủ công bảo đảm tài liệu kế tóan đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại được các thông tin, số liệu trên đó.

Điều 43. Thủ tục tiêu hủy tài liệu kế tóan

Căn cứ Điều 40 của Luật Kế tóan, thủ tục tiêu hủy tài liệu kế tóan được quy định như sau:

1. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế tóan quyết định thành lập "Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế tóan hết thời hạn lưu trữ". Thành phần Hội đồng gồm có: lãnh đạo đơn vị, kế tóan trưởng và đại diện của bộ phận lưu trữ.

2. Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế tóan phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân lọai theo từng lọai tài liệu kế tóan, lập "Danh mục tài liệu kế tóan tiêu hủy" và "Biên bản tiêu hủy tài liệu kế tóan hết thời hạn lưu trữ".

3. "Biên bản tiêu hủy tài liệu kế tóan hết thời hạn lưu trữ" phải lập ngay sau khi tiêu hủy tài liệu kế tóan và phải ghi rõ các nội dung: lọai tài liệu kế tóan đã tiêu hủy, thời hạn lưu trữ của mỗi lọai tài liệu kế tóan, hình thức tiêu hủy, kết luận và chữ ký của các thành viên Hội đồng tiêu hủy.

Điều 44. Bố trí người làm kế tóan

Căn cứ khỏan 1 Điều 48 của Luật Kế tóan, việc bố trí người làm kế tóan được quy định như sau: Các đơn vị kế tóan có khối lượng công việc kế tóan không lớn có thể bố trí một người làm kế tóan hoặc bố trí người làm kế tóan kiêm nhiệm các công việc khác mà pháp luật về kế tóan không nghiêm cấm. ở đơn vị kế tóan phải bố trí kế tóan trưởng thì người được bố trí làm kế tóan hoặc kiêm nhiệm làm kế tóan phải đủ tiêu chuẩn, điều kiện và được bố trí làm kế tóan trưởng hoặc là người phụ trách kế tóan theo quy định tại Điều 45 và Điều 47 của Nghị định này.

Điều 45. Bố trí, bãi miễn kế tóan trưởng

Căn cứ khỏan 2 Điều 48 của Luật Kế tóan, việc bố trí, bãi miễn kế tóan trưởng được quy định như sau:

1. Các đơn vị kế tóan phải bố trí người làm kế tóan trưởng, trừ các đơn vị kế tóan có khối lượng công việc kế tóan không lớn theo quy định của Bộ Tài chính. Khi thành lập đơn vị kế tóan phải bố trí ngay người làm kế tóan trưởng.

2. Việc bố trí, bãi miễn kế tóan trưởng thuộc đơn vị kế tóan quy định tại khỏan 1 Điều 2 của Nghị định này và đơn vị sự nghiệp tự cân đối thu, chi do cơ quan nhà nước thành lập do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế tóan đề nghị và do cấp có thẩm quyền bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế tóan đó quyết định sau khi có ý kiến thỏa thuận bằng văn bản của kế tóan trưởng đơn vị kế tóan cấp trên trực tiếp. Các đơn vị kế tóan còn lại do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế tóan quyết định.

3. Trường hợp khuyết kế tóan trưởng do kế tóan trưởng cũ được đề bạt lên cương vị mới hoặc thuyên chuyển công tác hoặc bị kỷ luật thì cấp có thẩm quyền theo quy định tại khỏan 2 Điều này phải bố trí ngay kế tóan trưởng mới thay thế.

Điều 46. Tiêu chuẩn và điều kiện của kế tóan trưởng

Căn cứ Điều 53 của Luật Kế tóan, tiêu chuẩn và điều kiện chuyên môn của kế tóan trưởng được quy định như sau:

1. Kế tóan trưởng đơn vị kế tóan thuộc họat động thu, chi ngân sách nhà nước phải có chuyên môn, nghiệp vụ về kế tóan từ trình độ đại học trở lên đối với đơn vị cấp Trung ương và đơn vị cấp tỉnh; đơn vị kế tóan ở cấp huyện và xã, kế tóan trưởng phải có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về kế tóan từ bậc trung cấp trở lên.

2. Kế tóan trưởng ở các đơn vị sự nghiệp, các tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước và tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước ở cấp Trung ương và cấp tỉnh phải có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về kế tóan từ trình độ đại học trở lên. Đơn vị kế tóan ở cấp khác phải có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về kế tóan từ bậc trung cấp trở lên.

3. Đối với những người có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về kế tóan từ trình độ đại học trở lên thì thời gian công tác thực tế về kế tóan ít nhất là 2 năm; đối với những người có trình độ chuyên môn nghiệp vụ bậc trung cấp hoặc cao đẳng thì thời gian công tác thực tế về kế tóan ít nhất là 3 năm đối với mọi cấp và mọi đơn vị.

4. Người được bố trí làm kế tóan trưởng phải có các điều kiện sau đây:

a) Không thuộc các đối tượng không được làm kế tóan quy định tại Điều 51 của Luật Kế tóan;

b) Đã qua lớp bồi dưỡng kế tóan trưởng và được cấp chứng chỉ bồi dưỡng kế tóan trưởng theo quy định của Bộ Tài chính.

Điều 47. Người phụ trách kế tóan

Căn cứ khỏan 2 Điều 48 của Luật Kế tóan, người phụ trách kế tóan được quy định như sau: Các đơn vị kế tóan chưa có người đủ tiêu chuẩn, điều kiện theo quy định để bổ nhiệm kế tóan trưởng thì được cử người phụ trách kế tóan. Đối với đơn vị thu, chi ngân sách nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước được cử người phụ trách kế tóan trong thời hạn tối đa là một năm tài chính, sau đó phải bố trí người làm kế tóan trưởng theo quy định.

Điều 48. Tổ chức bộ máy kế tóan các cấp

Căn cứ khỏan 3 Điều 48 của Luật Kế tóan, tổ chức bộ máy kế tóan các cấp được quy định như sau:

1. Đơn vị kế tóan thuộc họat động thu, chi ngân sách nhà nước được tổ chức bộ máy kế tóan theo các cấp ngân sách như quy định của Luật Ngân sách Nhà nước.

2. Đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước, đơn vị dự trữ của Nhà nước, các qũy tài chính khác của nhà nước tổ chức bộ máy kế tóan theo các cấp dự tóan, như sau:

a) Đơn vị kế tóan cấp I;

b) Đơn vị kế tóan cấp II;

c) Đơn vị kế tóan cấp III.

3. Trường hợp đơn vị kế tóan cấp III cần tổ chức bộ phận kế tóan trực thuộc thì việc tổ chức bộ phận kế tóan trực thuộc do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế tóan cấp trên đơn vị kế tóan cấp III quyết định.

Điều 49. Thuê làm kế tóan, thuê làm kế tóan trưởng

Căn cứ khỏan 1 Điều 56 của Luật Kế tóan, việc thuê làm kế tóan, thuê làm kế tóan trưởng được quy định như sau:

1. Đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước được thuê doanh nghiệp dịch vụ kế tóan hoặc người có đăng ký kinh doanh dịch vụ kế tóan làm kế tóan hoặc làm kế tóan trưởng. Đơn vị sự nghiệp có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước có thể thuê làm kế tóan hoặc thuê làm kế tóan trưởng, do người đại diện theo pháp luật của đơn vị quyết định.

2. Người được thuê làm kế tóan, thuê làm kế tóan trưởng phải đảm bảo những tiêu chuẩn nghề nghiệp quy định tại các Điều 55, 56, 57 của Luật Kế tóan và Điều 46 của Nghị định này.

3. Trường hợp đơn vị kế tóan thuê người làm kế tóan trưởng thì người được thuê làm kế tóan trưởng phải có đủ các điều kiện:

a) Có chứng chỉ hành nghề kế tóan theo quy định tại Điều 57 của Luật Kế tóan, trừ trường hợp người được thuê làm kế tóan trưởng với tư cách thực hiện công việc của doanh nghiệp cung cấp dịch vụ kế tóan và thực hiện theo quy định tại Điều 53 của Luật Kế tóan;

b) Có chứng chỉ bồi dưỡng kế tóan trưởng theo quy định của Bộ Tài chính;

c) Có đăng ký kinh doanh dịch vụ kế tóan hoặc có đăng ký hành nghề kế tóan trong doanh nghiệp dịch vụ kế tóan.

4. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế tóan phải chịu trách nhiệm về việc thuê làm kế tóan, thuê làm kế tóan trưởng.

Điều 50. Hiệu lực thi hành 1. Nghị định này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày, kể từ ngày đăng Công báo.

2. Các quy định về kế tóan trước đây trong lĩnh vực kế tóan nhà nước trái với Nghị định này đều hết hiệu lực từ ngày Nghị định này có hiệu lực.

Điều 51. Tổ chức thực hiện 1. Bộ trưởng Bộ Tài chính chịu trách nhiệm hướng dẫn và tổ chức thi hành Nghị định này.

2. Các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Hội đồng nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm tổ chức thi hành Nghị định này./.