Quyết định số 1913/2005/QĐ-NHNNVề việc ban hành Chế độ lưu trữ tài liệu kế toán trong ngành Ngân hàng

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: 1913/2005/QĐ-NHNN

Hà Nội, ngày 30 tháng 12 năm 2005

QUYẾT ĐỊNH

Về việc ban hành Chế độ lưu trữ tài liệu kế tóan trong ngành Ngân hàng THỐNG ĐỐC NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC

Căn cứ Luật Ngân hàng Nhà nước Việt Nam số 01/1997/QH10 ngày 12/12/1997 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ngân hàng Nhà nước Việt Nam số 10/2003/QH11 ngày 17/6/2003;

Căn cứ Luật Các Tổ chức tín dụng số 02/1997/QH10 ngày 12/12/1997 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Các Tổ chức tín dụng số 20/2004/QH11 ngày 15/6/2003;

Căn cứ Luật Kế tóan số 03/2003/QH11 ngày 17/6/2003.

Căn cứ Pháp lệnh lưu trữ quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 04/4/2001 của Ủy ban thường vụ Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;

Căn cứ Nghị định số 52/2003/NĐ-CP ngày 19/5/2003 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế tóan áp dụng trong lĩnh vực kế tóan nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế tóan áp dụng trong họat động kinh doanh; Xét đề nghị của Vụ trưởng Vụ Kế tóan - Tài chính, QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này "Chế độ lưu trữ tài liệu kế tóan trong ngành Ngân hàng".

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực sau 15 ngày, kể từ ngày đăng Công báo và thay thế Quyết định số 63/QĐ-NH2 ngày 22/3/1997 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quy định về bảo quản chứng từ kế tóan Ngân hàng Nhà nước.

Điều 3. Chánh Văn phòng, Vụ trưởng Vụ Kế tóan - Tài chính, Thủ trưởng đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước, Giám đốc Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc (Giám đốc) Tổ chức tín dụng, Văn phòng đại diện của tổ chức tín dụng nước ngòai, tổ chức không phải là tổ chức tín dụng có họat động ngân hàng chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

KT. THỐNG ĐỐC PHÓ THỐNG ĐỐC (Đã ký) Vũ Thị Liên CHẾ ĐỘ LƯU TRỮ TÀI LIỆU KẾ TÓAN TRONG NGÀNH NGÂN HÀNG (Ban hành kèm theo Quyết định số 1913/2005/QĐ-NHNN ngày 30 tháng 12 năm 2005 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước)

Chương I QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh Chế độ này quy định việc lưu trữ tài liệu kế tóan trong ngành Ngân hàng. Tài liệu kế tóan theo Chế độ này là các tài liệu phản ánh tình hình tài sản và các mặt họat động kinh tế, tài chính của mỗi Ngân hàng từ Hội sở chính đến các chi nhánh và là công cụ để kiểm tra, giám sát và phân tích họat động kinh tế, tài chính của mỗi ngân hàng, từng hệ thống ngân hàng, bao gồm:

1. Chứng từ kế tóan 2. Sổ kế tóan chi tiết, sổ kế tóan tổng hợp 3. Báo cáo tài chính, báo cáo kế tóan quản trị 4. Tài liệu kế tóan khác có liên quan đến kế tóan ngòai các tài liệu quy định ở khỏan 1, 2, 3 Điều này, bao gồm: các lọai hợp đồng, các tài liệu liên quan đến kinh phí, vốn, qũy; tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế đối với Nhà nước; tài liệu liên quan đến kiểm kê và đánh giá tài sản; các tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, kiểm tóan; các tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chia, tách, sáp nhập, chấm dứt họat động, chuyển đổi hình thức sở hữu; biên bản tiêu hủy tài liệu kế tóan và các tài liệu khác có liên quan đến kế tóan.

Điều 2. Đối tượng áp dụng Đối tượng áp dụng Chế độ này bao gồm:

1. Ngân hàng Nhà nước Việt Nam;

2. Các Tổ chức tín dụng được phép họat động tại Việt nam;

3. Văn phòng đại diện của tổ chức tín dụng nước ngòai;

4. Các tổ chức không phải là Tổ chức tín dụng có họat động ngân hàng; (sau đây gọi tắt là Ngân hàng).

Điều 3. Tài liệu kế tóan được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử Các tài liệu kế tóan quy định tại Điều 2 nếu được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử được ghi chép trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các lọai thẻ thanh tóan phải được phân lọai và sắp xếp theo quy định tại Điều 6 của Quy định này. Việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế tóan thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử phải thực hiện đúng các quy định hiện hành của nhà nước và của ngành về bảo quản, lưu trữ dữ liệu điện tử.

Điều 4. Tổ chức lưu trữ tài liệu kế tóan Tài liệu kế tóan được lưu trữ phải là bản chính hoặc bản sao chụp theo quy định tại Điều 16 Chế độ này và phải được bảo quản đầy đủ, an tòan trong quá trình sử dụng và lưu trữ. Người đại diện theo pháp luật của Ngân hàng phải chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế tóan đảm bảo sự an tòan, đầy đủ và hợp pháp của tài liệu kế tóan.

Chương II QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 5. Thời hạn lưu trữ tài liệu kế tóan Lọai lưu trữ tối thiểu 5 năm. Lọai lưu trữ tối thiểu 10 năm. Lọai lưu trữ vĩnh viễn.

Điều 6. Phân lọai tài liệu kế tóan Tài liệu kế tóan sau khi sử dụng phải được chuyển giao tòan bộ cho người làm kế tóan phụ trách làm thủ tục bảo quản tài liệu kế tóan. Khi nhận tài liệu, người phụ trách làm thủ tục bảo quản tài liệu kế tóan phải kiểm sóat lại các tài liệu kế tóan và đảm bảo tập hợp đầy đủ tài liệu kế tóan và tiến hành phân lọai tài liệu kế tóan theo thời hạn lưu trữ:

1. Lọai lưu trữ tối thiểu 5 năm, bao gồm:

a) Tài liệu kế tóan dùng cho quản lý, điều hành thường xuyên của Ngân hàng không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế tóan và lập báo cáo tài chính được lưu trữ tối thiểu 5 năm tính từ khi kết thúc kỳ kế tóan năm như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế tóan của phòng kế tóan.

b) Tài liệu kế tóan khác dùng cho quản lý, điều hành và chứng từ kế tóan khác không trực tiếp ghi sổ kế tóan và lập báo cáo tài chính.

2. Lọai lưu trữ tối thiểu 10 năm, bao gồm:

a) Chứng từ kế tóan sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế tóan và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế tóan chi tiết, các sổ kế tóan tổng hợp, các báo cáo tài chính tháng, qúy, năm của Ngân hàng, báo cáo quyết tóan, biên bản tiêu hủy tài liệu kế tóan lưu trữ và tài liệu khác có liên quan đến ghi sổ kế tóan và lập báo cáo tài chính, trong đó có báo cáo kiểm tóan và báo cáo kiểm tra kế tóan.

b) Tài liệu kế tóan liên quan đến thanh lý tài sản cố định.

c) Tài liệu kế tóan của các kỳ kế tóan năm và tài liệu kế tóan về Báo cáo quyết tóan vốn đầu tư dự án hòan thành của Ban quản lý dự án, đơn vị chủ đầu tư (không thuộc dự án nhóm A).

d) Tài liệu kế tóan liên quan đến thành lập, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, chấm dứt họat động, phá sản Ngân hàng.

đ) Tài liệu kế tóan khác của Ngân hàng sử dụng trong một số trường hợp mà pháp luật quy định phải lưu trữ trên 10 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.

e) Tài liệu, hồ sơ kiểm tóan báo cáo tài chính của cơ quan Kiểm tóan Nhà nước, các tổ chức kiểm tóan độc lập.

3. Lọai lưu trữ vĩnh viễn bao gồm:

a) Hồ sơ, báo cáo quyết tóan vốn đầu tư xây dựng cơ bản dự án thuộc nhóm A.

b) Tài liệu kế tóan có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, chính trị và lịch sử liên quan lâu dài đến họat động của Ngân hàng. Việc xác định tài liệu kế tóan phải lưu trữ vĩnh viễn do Người đại diện theo pháp luật của Ngân hàng quyết định căn cứ vào tính sử liệu và ý nghĩa quan trọng của tài liệu, thông tin để quyết định cho từng trường hợp cụ thể và giao cho bộ phận kế tóan hoặc bộ phận khác lưu trữ dưới hình thức bản gốc. Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải là thời hạn lưu trữ trên 10 năm cho đến khi tài liệu kế tóan bị hủy họai tự nhiên hoặc được tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của Ngân hàng.

4. Tài liệu kế tóan hết thời hạn lưu trữ nhưng có liên quan đến các vụ kiện, tranh chấp, các vụ án đã, đang hoặc chưa xét xử thì không áp dụng thời hạn lưu trữ theo Chế độ này mà áp dụng theo thời hạn quy định của pháp luật hiện hành có liên quan hoặc theo quyết định của người có thẩm quyền.

Điều 7. Sắp xếp tài liệu kế tóan 1. Các tài liệu kế tóan trước khi đóng thành tập phải được sắp xếp theo từng lọai tài liệu (chứng từ kế tóan, sổ kế tóan, báo cáo tài chính,...), theo thứ tự thời gian phát sinh theo mỗi niên độ kế tóan, bảo đảm hợp lý, dễ tra cứu, sử dụng khi cần thiết.

2. Riêng đối với chứng từ kế tóan phải được tập hợp đầy đủ, kịp thời tòan bộ chứng từ phát sinh (bao gồm chứng từ ghi sổ và chứng từ gốc và các phụ kiện kèm theo) và đóng thành tập riêng "Nhật ký chứng từ" theo từng ngày phát sinh. Các chứng từ trước khi đóng thành tập nhật ký phải được sắp xếp theo lọai giao dịch (các chứng từ về tiền mặt, các chứng từ thanh tóan điện tử, các chứng từ nội bộ, các chứng từ điều chỉnh, các chứng từ ngọai bảng,v.v...). Với mỗi lọai phải lập "Bảng kê các chứng từ phát sinh ..." đóng kèm theo các chứng từ được sắp xếp theo số thứ tự giao dịch trong ngày. Các chứng từ gốc phải được đóng kèm theo chứng từ ghi sổ. Tập nhật ký chứng từ được sắp xếp theo trật tự:

a) Bảng kê tổng hợp chứng từ các lọai b) Nhật ký qũy (đóng ngay trên chứng từ tiền mặt)

c) Bảng kê chứng từ phát sinh (lọai giao dịch) kèm các chứng từ lọai đó phát sinh trong ngày.

3. Đối với các lọai tài liệu kế tóan quan trọng có thời hạn lưu trữ vĩnh viễn có liên quan đến việc ghi sổ kế tóan được photocopy thêm một bản (kể cả tài liệu đi kèm). Bản photocopy được đóng vào tập nhật ký chứng từ để đảm bảo tính liên tục theo quy định tại Điều 7 Chế độ này. Trên bản photocopy phải có chữ ký xác nhận sao y bản chính của kế tóan trưởng hoặc người phụ trách kế tóan (sau đây gọi tắt là kế tóan trưởng) và người phụ trách làm thủ tục bảo quản tài liệu kế tóan.

Điều 8. Đóng gói tài liệu kế tóan 1. Các tài liệu kế tóan sau khi đã sắp xếp theo trật tự trên, người phụ trách làm thủ tục bảo quản tài liệu kế tóan chịu trách nhiệm đóng tài liệu kế tóan thành từng tập chắc chắn, gọn gàng. Ngòai cùng của tập tài liệu kế tóan phải có bìa ghi rõ các nội dung chủ yếu: tên đơn vị, tên tài liệu kế tóan, ngày phát sinh, người đóng và đánh số.

2. Chứng từ kế tóan được đóng thành tập chứng từ theo từng ngày phát sinh. Tất cả chứng từ trong tập (bao gồm cả Bảng kê tổng hợp chứng từ các lọai, Bảng kê chứng từ phát sinh (lọai giao dịch), chứng từ ghi sổ, chứng từ gốc,v.v...) phải được ghi số thứ tự liên tục từ 01 trở đi. Bìa ngòai cùng của tập chứng từ ngòai những nội dung trên phải ghi rõ tập nhật ký chứng từ này gồm có: ... chứng từ được đánh số từ 01 đến ... Trường hợp số lượng chứng từ kế tóan phát sinh trong ngày nhiều thì có thể chia và đóng thành nhiều tập nhỏ, trên bìa ngòai cùng của tập chứng từ phải ghi rõ Tập số .../tổng số tập trong ngày... Trường hợp số lượng chứng từ kế tóan phát sinh hàng ngày ít thì được đóng nhiều ngày thành một tập nhưng giữa các ngày phải có bìa ngăn cách, trên bìa ngòai cùng của tập chứng từ phải ghi rõ nhật ký chứng từ từ ngày ... đến ngày ...

3. Trước khi chuyển giao tài liệu kế tóan cho bộ phận lưu trữ, bộ phận kế tóan phải đóng gói các tập tài liệu thành bó (hoặc bao, hòm, thùng) theo từng lọai tài liệu, thời hạn bảo quản. Ngòai mỗi bó (hoặc bao, hòm, thùng) tài liệu phải ghi rõ các nội dung chủ yếu: tên đơn vị, tên tài liệu kế tóan, tổng số tập trong bó (hoặc bao, hòm, thùng), niên độ kế tóan, số lưu trữ, thời hạn lưu trữ, ngày hết hạn lưu trữ, người đóng gói.

Điều 9. Giao nhận tài liệu kế tóan Việc giao nhận tài liệu kế tóan giữa bộ phận kế tóan và bộ phận lưu trữ được thực hiện giao theo bó (hoặc bao, hòm, thùng) và phải có biên bản giao nhận tài liệu kế tóan lưu trữ. Biên bản phải ghi chi tiết theo từng nội dung, có chữ ký của bên giao và bên nhận. Biên bản phải được lập làm 2 bản, mỗi bên giữ một bản.

Điều 10. Sổ theo dõi tài liệu kế tóan lưu trữ Tại kho lưu trữ của Ngân hàng phải mở "Sổ theo dõi tài liệu kế tóan lưu trữ" để ghi chép, theo dõi và quản lý tài liệu kế tóan của Ngân hàng đang lưu trữ. Sổ theo dõi tài liệu kế tóan lưu trữ phải có các nội dung chủ yếu: Lọai tài liệu lưu trữ, số lưu trữ, ngày tháng đưa vào lưu trữ, hiện trạng khi đưa vào lưu trữ, thời hạn lưu trữ, ngày hết hạn lưu trữ.

Điều 11. Nơi lưu trữ tài liệu kế tóan 1. Tài liệu kế tóan của Ngân hàng nào được lưu trữ tại kho lưu trữ của Ngân hàng đó. Kho lưu trữ tài liệu kế tóan phải được bố trí gần địa bàn nơi Ngân hàng đóng trụ sở, phải có đầy đủ trang thiết bị bảo quản và điều kiện bảo quản, bảo đảm an tòan trong quá trình lưu trữ theo quy định của pháp luật.

2. Trường hợp Ngân hàng không tổ chức bộ phận hoặc kho lưu trữ tại Ngân hàng thì phải thuê tổ chức, cơ quan lưu trữ thực hiện lưu trữ tài liệu kế tóan trên cơ sở ký kết hợp đồng lưu trữ theo quy định của pháp luật.

3. Tài liệu kế tóan của Ngân hàng có vốn đầu tư nước ngòai, chi nhánh và Văn phòng đại diện của Ngân hàng nước ngòai họat động tại Việt Nam trong thời gian họat động tại Việt Nam theo Giấy phép thành lập và họat động, Giấy phép mở chi nhánh, hoặc Giấy phép mở văn phòng đại diện được cấp (gọi chung là Giấy phép), phải được lưu trữ tại Ngân hàng họat động trên lãnh thổ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Khi Ngân hàng kết thúc họat động tại Việt Nam thì tài liệu kế tóan được lưu trữ tại nơi theo quyết định của cơ quan cấp Giấy phép.

4. Tài liệu kế tóan của Ngân hàng chấm dứt họat động, giải thể, phá sản bao gồm tài liệu kế tóan của các kỳ kế tóan năm đang còn trong thời hạn lưu trữ và tài liệu kế tóan liên quan đến việc chấm dứt họat động, giải thể, phá sản được lưu trữ tại nơi theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền quyết định chấm dứt họat động, giải thể, phá sản.

5. Tài liệu kế tóan của Ngân hàng cổ phần hóa, chuyển đổi hình thức sở hữu, bao gồm tài liệu kế tóan của các kỳ kế tóan năm đang còn trong thời hạn lưu trữ và tài liệu kế tóan liên quan đến cổ phần hóa, chuyển đổi hình thức sở hữu được lưu trữ tại Ngân hàng là chủ sở hữu mới hoặc lưu trữ tại nơi theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền quyết định cổ phần hóa, chuyển đổi hình thức sở hữu.

6. Tài liệu kế tóan của các kỳ kế tóan năm đang còn trong thời hạn lưu trữ của các Ngân hàng bị chia, tách thành hai hay nhiều Ngân hàng mới:

a) Nếu tài liệu kế tóan phân chia được cho Ngân hàng mới thì phân chia và lưu trữ tại Ngân hàng mới;

b) Nếu tài liệu kế tóan không phân chia được thì lưu trữ tại Ngân hàng bị chia hoặc bị tách hoặc lưu trữ tại nơi theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền quyết định chia, tách Ngân hàng.

c) Tài liệu kế tóan liên quan đến chia, tách thì lưu trữ tại các Ngân hàng mới chia, tách.

7. Tài liệu kế tóan của các kỳ kế tóan năm đang còn trong thời hạn lưu trữ và tài liệu kế tóan liên quan đến sáp nhập các Ngân hàng thì lưu trữ tại Ngân hàng nhận sáp nhập.

Điều 12. Trách nhiệm của các bộ phận liên quan đối với tài liệu kế tóan lưu trữ 1. Đối với bộ phận kế tóan: người làm kế tóan và người phụ trách làm thủ tục bảo quản chứng từ chịu trách nhiệm bảo quản tài liệu kế tóan đầy đủ, nguyên vẹn, an tòan tại chỗ mình, không được cung cấp tài liệu nếu không được sự đồng ý của kế tóan trưởng. Kế tóan trưởng chịu trách nhiệm về sự an tòan, đầy đủ cũng như tính hợp lệ, hợp pháp của tài liệu kế tóan và tính chính xác của các nội dung ghi trên tập, bó (hoặc bao, hòm, thùng) tài liệu kế tóan lưu trữ.

2. Đối với bộ phận lưu trữ: có trách nhiệm quản lý, bảo vệ an tòan và phục vụ việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, phải chịu trách nhiệm đối với việc tổ chức trình tự trong phòng lưu trữ do mình quản lý. Không được phép cho bất cứ tổ chức, cá nhân nào xem, sử dụng tài liệu kế tóan lưu trữ nếu không có sự đồng ý bằng văn bản của người đại diện theo pháp luật của Ngân hàng hoặc người được ủy quyền. Trường hợp có nguy cơ hoặc phát hiện tài liệu kế tóan lưu trữ bị mất, mối mọt, hư hỏng, bộ phận lưu trữ phải báo cáo ngay cho người đại diện theo pháp luật của Ngân hàng để kịp thời có biện pháp xử lý, khắc phục. Bộ phận lưu trữ chịu trách nhiệm trước người đại diện theo pháp luật của Ngân hàng, trước pháp luật về sự mất mát, hư hỏng, bị làm giả, đánh tráo, sửa đổi, hoặc sự cố khác đối với tài liệu kế tóan đang lưu trữ do chủ quan mình gây ra.

3. Đối với người đại diện theo pháp luật của Ngân hàng: trong phạm vi quyền hạn của mình có trách nhiệm chỉ đạo công tác lưu trữ và việc ứng dụng khoa học và công nghệ để hiện đại hóa công tác lưu trữ, nâng cao hiệu quả quản lý, bảo vệ và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Người đại diện theo pháp luật của Ngân hàng chịu trách nhiệm trước pháp luật về sự an tòan, đầy đủ và hợp pháp các tài liệu kế tóan của Ngân hàng đang lưu trữ.

Điều 13. Khai thác, sử dụng, cung cấp tài liệu kế tóan lưu trữ Ngân hàng có trách nhiệm cung cấp thông tin, tài liệu kế tóan cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện chức năng thanh tra, kiểm tra, điều tra, kiểm tóan theo quy định của pháp luật. Việc cung cấp thông tin, tài liệu kế tóan này do người đại diện theo pháp luật của Ngân hàng quyết định theo quy định của pháp luật. Việc khai thác, sử dụng các tài liệu kế tóan lưu trữ phải được sự đồng ý bằng văn bản của người đại diện theo pháp luật của Ngân hàng hoặc người được ủy quyền.

Điều 14. Niêm phong, tạm giữ, tịch thu tài liệu kế tóan 1. Khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định niêm phong tài liệu kế tóan theo quy định của pháp luật thì Ngân hàng và người đại diện của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện nhiệm vụ niêm phong tài liệu kế tóan phải lập "Biên bản niêm phong tài liệu kế tóan". Biên bản niêm phong tài liệu kế tóan phải ghi rõ: lý do, số lượng, chủng lọai, kỳ kế tóan của tài liệu kế tóan bị niêm phong. Người đại diện theo pháp luật của Ngân hàng và người đại diện của cơ quan nhà nước có thẩm quyền niêm phong tài liệu kế tóan phải ký tên và đóng dấu vào Biên bản niêm phong tài liệu kế tóan.

2. Trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền tạm giữ hoặc tịch thu tài liệu kế tóan thì Ngân hàng và người đại diện của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện nhiệm vụ tạm giữ, tịch thu tài liệu kế tóan phải lập "Biên bản giao nhận tài liệu kế tóan". Biên bản giao nhận tài liệu kế tóan phải ghi rõ: lý do, lọai tài liệu, số lượng từng lọai tài liệu, hiện trạng của từng lọai tài liệu bị tạm giữ hoặc bị tịch thu; nếu tạm giữ thì ghi rõ thời gian sử dụng, thời gian trả lại tài liệu kế tóan. Người đại diện theo pháp luật của Ngân hàng và người đại diện của cơ quan nhà nước có thẩm quyền tạm giữ, tịch thu tài liệu kế tóan phải ký tên và đóng dấu vào Biên bản giao nhận tài liệu kế tóan, đồng thời phải sao chụp tài liệu kế tóan bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký, đóng dấu xác nhận của người đại diện của cơ quan nhà nước có thẩm quyền tạm giữ hoặc tịch thu tài liệu kế tóan trên tài liệu kế tóan sao chụp. Đối với tài liệu kế tóan được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử thì Ngân hàng in ra giấy và thực hiện các thủ tục quy định đối với tài liệu kế tóan trước khi tạm giữ hoặc tịch thu.

Điều 15. Trường hợp tài liệu kế tóan bị mất hoặc bị hủy họai Khi phát hiện tài liệu kế tóan bị mất hoặc bị hủy họai, Ngân hàng phải thành lập Hội đồng phục hồi, xử lý tài liệu kế tóan do Người đại diện theo pháp luật của Ngân hàng làm chủ tịch Hội đồng, Kế tóan trưởng và đại diện bộ phận có liên quan là thành viên. Hội đồng phải thực hiện các công việc sau:

1. Kiểm tra, xác định và lập biên bản về số lượng, hiện trạng, nguyên nhân tài liệu kế tóan bị mất hoặc bị hủy họai và thông báo cho tổ chức, cá nhân có liên quan và cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. Biên bản này phải được lưu trữ cùng thời hạn lưu trữ quy định đối với tài liệu bị hư hỏng, bị mất.

2. Tổ chức phục hồi lại, bảo tòan các tài liệu kế tóan bị hư hỏng có thể phục hồi được.

3. Liên hệ với cá nhân, tổ chức có giao dịch tài liệu, số liệu kế tóan để được sao chụp hoặc xác nhận lại tài liệu kế tóan bị mất hoặc bị hủy họai.

4. Đối với tài liệu kế tóan có liên quan đến tài sản nhưng không thể phục hồi bằng các biện pháp quy định tại khỏan 2 và khỏan 3 Điều này thì phải kiểm kê tài sản để lập lại tài liệu kế tóan bị mất hoặc bị hủy họai.

Điều 16. Tài liệu kế tóan sao chụp Tài liệu kế tóan sao chụp phải được chụp từ bản chính và phải có chữ ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật của Ngân hàng nơi lưu bản chính hoặc cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quyết định tạm giữ, tịch thu tài liệu kế tóan trên tài liệu sao chụp. Tài liệu kế tóan sao chụp được thực hiện theo quy định của pháp luật trong các trường hợp sau đây:

1. Trường hợp nêu tại khỏan 2 Điều 14, khỏan 3 Điều 15 Chế độ này.

2. Trường hợp tài liệu kế tóan chỉ có một bản chính nhưng cần phải lưu trữ cả ở 2 nơi thì một trong hai nơi được lưu trữ bản chứng từ sao chụp.

3. Các trường hợp khác theo quy định của phát luật.

Điều 17. Thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế tóan 1. Đối với tài liệu kế tóan quy định tại khỏan 1, các tiết a, b, đ khỏan 2 và khỏan 3 Điều 6: được tính từ ngày kết thúc kỳ kế tóan năm.

2. Đối với tài liệu kế tóan quy định tại tiết c khỏan 2 Điều 6: được tính từ ngày Báo cáo quyết tóan vốn đầu tư dự án hòan thành được duyệt.

3. Đối với tài liệu kế tóan quy định tại tiết d, và tài liệu, hồ sơ kiểm tóan quy định tại tiết e khỏan 2 Điều 6: được tính từ ngày kết thúc công việc.

Điều 18. Thời hạn đưa tài liệu kế tóan vào lưu trữ 1. Tài liệu kế tóan của niên độ kế tóan đã kết thúc và không còn sử dụng để ghi sổ kế tóan trong niên độ kế tóan tiếp theo, đưa vào lưu trữ chậm nhất là 12 tháng kể từ ngày kết thúc niên độ kế tóan.

2. Tài liệu kế tóan về báo cáo quyết tóan vốn đầu tư dự án hòan thành, phải đưa vào lưu trữ chậm nhất là 12 tháng kể từ ngày báo cáo quyết tóan vốn đầu tư dự án hòan thành được duyệt.

3. Tài liệu kế tóan liên quan đến chấm dứt họat động, giải thể, phá sản, cổ phần hóa, chuyển đổi hình thức sở hữu, chia tách, đưa vào lưu trữ chậm nhất là 06 tháng kể từ ngày kết thúc mỗi công việc nói trên.

Điều 19. Tiêu hủy tài liệu kế tóan hết thời hạn lưu trữ 1. Tài liệu kế tóan đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định trừ trường hợp có quy định khác của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì thực hiện tiêu hủy theo quyết định của Người đại diện theo pháp luật của Ngân hàng.

2. Tài liệu kế tóan lưu trữ của Ngân hàng nào thì Ngân hàng đó thực hiện tiêu hủy.

3. Tùy theo điều kiện cụ thể của mỗi Ngân hàng để thực hiện tiêu hủy tài liệu kế tóan bằng một trong các hình thức như: đốt cháy hoặc cắt, xé, nghiền nhỏ, đảm bảo tài liệu kế tóan đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại được các thông tin, số liệu trên đó.

Điều 20. Thủ tục tiêu hủy tài liệu kế tóan hết thời hạn lưu trữ 1. Định kỳ hàng năm, Người đại diện theo pháp luật của Ngân hàng quyết định thành lập "Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế tóan hết thời hạn lưu trữ". Thành phần Hội đồng gồm: 01 đại diện Ban Giám đốc Ngân hàng, Kế tóan trưởng, đại diện bộ phận kiểm sóat và đại diện bộ phận lưu trữ;

2. Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế tóan phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân lọai theo từng lọai tài liệu kế tóan, lập "Danh mục tài liệu kế tóan tiêu hủy", và "Biên bản tiêu hủy tài liệu kế tóan hết thời hạn lưu trữ".

3. "Biên bản tiêu hủy tài liệu kế tóan hết thời hạn lưu trữ" phải lập ngay sau khi tiêu hủy tài liệu kế tóan. Biên bản tiêu hủy tài liệu kế tóan hết thời hạn lưu trữ phải ghi rõ các nội dung chủ yếu: lọai tài liệu kế tóan, số lượng đã tiêu hủy, thời hạn lưu trữ của mỗi lọai (từ năm, đến năm), hình thức tiêu hủy, kết luận và chữ ký của các thành viên Hội đồng tiêu hủy.

Chương III ĐIỀU KHỎAN THI HÀNH

Điều 21. Thủ trưởng các đơn vị Ngân hàng nhà nước trong phạm vi trách nhiệm của mình tổ chức thực hiện Chế độ này. Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc (Giám đốc) tổ chức tín dụng, Văn phòng đại diện của tổ chức tín dụng nước ngòai, tổ chức không phải là tổ chức tín dụng có họat động ngân hàng chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện Chế độ này trong đơn vị mình.

Điều 22. Mọi hành vi làm hủy họai, làm hư hỏng hoặc mất tài liệu kế tóan lưu trữ, tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử phạt hành chính hoặc bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Điều 23. Việc sửa đổi, bổ sung Chế độ này do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quyết định./.

KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG (Đã ký) Vũ Thị Liên