Quyết định số 426-TC/CĐKTban hành chế độ sổ sách kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ

BỘ TÀI CHÍNH

VIỆT NAM DÂN CHỦ CỘNG HÒA Độc Lập - Tự Do - Hạnh Phúc

Số: 426-TC/CĐKT

Hà Nội, ngày 14 tháng 12 năm 1970

QUYẾT ĐỊNH

Ban hành chế độ sổ sách kế tóan theo hình thức “nhật ký chứng từ”

BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI CHÍNH

Căn cứ Nghị định số 197-CP ngày 07 tháng 11 năm 1961 của Hội đồng Chính phủ quy định nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ maý của Bộ Tài chính;

Căn cứ Điều lệ tổ chức kế tóan Nhà nước ban hành theo Nghị định số 175-CP ngày 28 tháng 10 năm 1961 của Hội đồng Chính phủ,

Căn cứ Quyết định số 425-TC/CĐKT ngày 14 tháng 12 năm 1970 ban hành hệ thống tài khỏan kế tóan thống nhất áp dụng cho tất cả các đơn vị thuộc về ngành sản xuất và kinh doanh do trung ương quản lý, QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1 . – Nay ban hành chế độ sổ sách kế tóan theo hình thức “Nhật ký chứng từ” kèm theo quyết định này; gồm các sổ nhật ký chứng từ, các bảng kê, các bảng phân bổ phù hợp với hệ thống tài khỏan kế tóan thống nhất áp dụng chung cho tất cả các lọai xí nghiệp sản xuất công nghiệp quốc doanh.

Điều 2 . –

Căn cứ vào chế độ nói ở điều 1, các Bộ, các Tổng cục chủ quản xí nghiệp có trách nhiệm quy định hệ thống và các mẫu sổ sách kế tóan áp dụng trong các đơn vị thuộc ngành mình, sau khi được Bộ Tài chính đồng ý.

Điều 3 . – Các ông Chánh văn phòng và Vụ trưởng Vụ chế độ kế tóan chịu trách nhiệm thi hành quyết định này. BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI CHÍNH (đã ký) Đặng Việt Châu QUY ĐỊNH MẪU SỔ SÁCH KẾ TÓAN HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHỨNG TỪ ÁP DỤNG CHO CÁC XÍ NGHIỆP SẢN XUẤT CÔNG NGHIỆP QUỐC DOANH (Ban hành kèm theo Quyết định số 426-TC/CĐKT ngày 14-12-1970 của Bộ Tài chính) I. MẪU SỔ CỦA HÌNH THỨC “NHẬT KÝ CHỨNG TỪ” Gồm có 3 lọai sổ chủ yếu sau đây:

1. Nhật ký chứng từ: Có 12 mẫu, đánh số từ 1 NKCT/CN đến 12NKCT/CN. Nhật ký chứng từ là lọai sổ chủ yếu được mở hàng tháng theo tài khỏan tổng hợp để tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bên Có của tài khỏan. Số liệu phản ánh ở nhật ký chứng từ là cơ sở duy nhất để đến cuối tháng ghi vào sổ cái một lần. Sổ cái của hình thức nhật ký chứng từ mở theo từng tài khỏan, mỗi trang cho một tài khỏan và dùng trong một năm.

2. Bảng kê: Có 15 mẫu, đáng số từ 1BK/CN đến 15BK/CN. Bảng kê là lọai sổ bổ sung phần kế tóan phân lọai chi tiết cho các sổ nhật ký chứng từ trong các trường hợp sau đây: - Các nghiệp vụ kinh tế có yêu cầu phản ánh các chỉ tiêu phức tạp hoặc phát sinh không đều đặn, vì vậy không thể ghi trực tiếp vào nhật ký chứng từ, mà phải ghi thông qua các bảng kê để cuối tháng từ các bảng kê này ghi vào các nhật ký chứng từ. - Các nghiệp vụ kinh tế thuộc chủ yếu TK50 “qũy tiền mặt” và TK51 “tiền gửi ngân hàng”, cần thiết phải quản lý tập trung vào chứng từ gốc, để quản lý chặt chẽ tài sản, tiền vốn và để có tài liệu kiểm tra đối chiếu với việc ghi chép ở những tài khỏan khác.

3. Bảng phân bổ: Có 5 mẫu đánh số từ 1PB/CN đến 5PB/CN. Bảng phân bổ dùng để tập hợp các nghiệp vụ kinh tế có liên quan đến việc phân bổ chi phí. Từ số liệu ở các bảng này ghi vào các bảng kê và nhật ký chứng từ. II. NỘI DUNG, CÔNG DỤNG CỦA TỪNG MẪU SỔ NHẬT KÝ CHỨNG TỪ, BẢNG KÊ, BẢNG PHÂN BỔ

4. Kế tóan nghiệp vụ vốn bằng tiền. Ghi chép nghiệp vụ vốn bằng tiền, có 4 mẫu nhật ký chứng từ và 2 bảng kê. - Nhật ký chứng từ số 1 (mẫu số 1NKCT/CN) và bảng kê số 1 (mẫu số 1BK/CN) dùng để ghi chép, phản ánh tình hình chi và thu của tài khỏan 50 “qũy tiền mặt”. - Nhật ký chứng từ số 2 (mẫu số 2NKCT/CN) và bảng kê số 1 (mẫu số 2BK/CN) dùng để ghi chép, phản ánh tình hình tiền gửi ngân hàng thuộc vốn lưu động (tài khỏan 51 “tiền gửi ngân hàng”). - Nhật ký chứng từ số 3 (mẫu số 3NKCT/CN) phản ánh tình hình tiền gửi ngân hàng của hai tài khỏan: 54 “tiền gửi ngân hàng về vốn đầu tư xây dựng cơ bản” và 55 “các khỏan tiền gửi ngân hàng khác”. - Nhật ký chứng từ số 4 (mẫu số 4NKCT/CN) phản ánh các khỏan vay ngân hàng của 2 tài khỏan 93 “vay ngắn hạn” và 94 “vay dài hạn”.

5. Kế tóan nghiệp vụ thanh tóan với người bán, người nhận thầu, người nhận tạm ứng Ghi chép phản ánh nghiệp vụ này có 2 nhật ký chứng từ và 1 bảng kê: - Nhật ký chứng từ số 5 (mẫu số 5NKCT/CN) phản ánh tình hình mua vật liệu và thanh tóan với người nhận thầu, tài khỏan 60 “thanh tóan với người bán và người nhận thầu”. Trường hợp giao dịch với người bán theo phương thức gửi hàng đến xí nghiệp theo kế họach và xí nghiệp trả tiền theo kế họach thì phải sử dụng thêm bảng kê số 3 (mẫu số 3BK/CN). - Nhật ký chứng từ số 6 (mẫu số 6NKCT/CN) phản ánh tình hình tạm ứng và thanh tóan tạm ứng của tài khỏan 70 “thanh tóan với người nhận tạm ứng”.

6. Kế tóan nghiệp vụ chi phí sản xuất. Để ghi chép phản ánh nghiệp vụ này phải dùng 2 nhật ký chứng từ, 6 bảng kê và 5 bảng phân bổ.

a) Nhật ký chứng từ: - Nhật ký chứng từ số 7A (mẫu số 7A NKCT/CN) để tập hợp mọi chi phí sản xuất thuộc giá thành sản phẩm. - Nhật ký chứng từ số 7B (mẫu số 7B NKCT/CN) để tập hợp chi phí sản xuất khác không nằm trong giá thành sản phẩm. Hai nhật ký chứng từ nói trên dùng để tập hợp tòan bộ chi phí sản xuất trong tháng, nên tất cả các tài khỏan có liên quan đến sản xuất như: vật liệu xuất dùng cho sản xuất, tiền lương của công nhân viên, bảo hiểm xã hội, khấu hao tài sản cố định…đều được phản ánh ở hai nhật ký chứng từ này.

b) Bảng kê: - Bảng kê số 4 (mẫu số 4BK/CN) “tính giá thành vật liệu” dùng để tìm hệ số chênh lệch giữa giá hạch tóan và giá thực tế của vật liệu. Từ hệ số chênh lệch này tính chuyển giá của vật liệu từ giá hạch tóan thành giá thực tế cho số vật liệu xuất dùng trong tháng. - Bảng kê số 5 (mẫu số 5BK/CN) “chi phí sản xuất theo phân xưởng” dùng để tập hợp chi phí sản xuất theo từng phân xưởng, có phân tích chi tiết theo từng điều khỏan và được chia ra: chi phí sử dụng máy móc thiết bị, chi phí phân xưởng. Số liệu ở bảng kê này là cơ sở để ghi vào nhật ký chứng từ số 7A. - Bảng kê số 6 (mẫu số 6BK/CN) dùng để tập hợp chi phí quản lý xí nghiệp, chi phí ngòai sản xuất các khỏan trích trước theo từng hạng mục chi phí. Số liệu ở bảng kê này được chuyển ghi vào nhật ký chứng từ số 7A, 7B và nhật ký chứng từ số 8 (tiêu thụ). - Bảng kê số 7 (mẫu số 7BK/CN) dùng để ghi chép các khỏan phân bổ dần vào giá thành sản phẩm các kỳ sau. Số liệu ở bảng kê này được chuyển ghi vào nhật ký chứng từ số 7A và 7B. - Bảng kê số 8 (mẫu số 8BK/CN) dùng để phản ánh các khỏan thiệt hại trong sản xuất và tính các khỏan thiệt hại đó vào giá thành sản phẩm. Bảng này có hai phần: Thiệt hại sản phẩm hỏng không sửa chữa được, Thiệt hại ngừng sản xuất. - Bảng kê số 9 (mẫu số 9BK/CN) dùng để tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh ngòai cơ bản như: kinh doanh nhà ở, chăn nuôi, trồng trọt, v.v…Số liệu ở bảng kê này được chuyển ghi vào nhật ký chứng từ số 7B.

c) Bảng phân bổ: (5 bảng phân bổ đều phục vụ cho nghiệp vụ kế tóan chi phí sản xuất): - Bảng phân bổ số 1 (mẫu số 1BPB/CN) dùng để tính phân bổ tiền lương đã chi vào các đối tượng chi phí và tổng hợp qũy lương theo lọai công nhân viên, theo thành phần của qũy tiền lương. - Bảng phân bổ số 2 (mẫu số 2BPB/CN) dùng để tính số vật liệu xuất ra trong kỳ cho các đối tượng chi phí. - Bảng phân bổ số 3 (mẫu số 3BPB/CN) dùng để tổng hợp vật rẻ tiền mau hỏng xuất dùng trong tháng và phân bổ vật rẻ tiền mau hỏng lọai 50% giá trị cho đối tượng sử dụng. - Bảng phân bổ số 4 (mẫu số 4BPB/CN) để tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định cho giá thành và các nơi có sử dụng tài sản cố định. - Bảng phân bổ số 5 (mẫu số 5BPB/CN) tính giá thành sản phẩm, lao vụ của bộ phận sản xuất phụ, phân bổ lao vụ cho các phân xưởng (bộ phận) sử dụng.

4. Kế tóan nghiệp vụ thành phẩm, hàng hóa gửi đi và tiêu thụ. Kế tóan nghiệp vụ này có 1 nhật ký chứng từ và 2 bảng kê. Nhật ký chứng từ số 8 (mẫu số 8NKCT/CN) có hai phần: Phần chính của nhật ký chứng từ ghi Có các tài khỏan: 40 “thành phẩm”, 43 “chi phí ngòai sản xuất”, 45 “hàng hóa gửi đi, công tác lao vụ đã hòan thành”, 46 “tiêu thụ”, 64 “thanh tóan với người mua”. Phần theo dõi chi tiết hàng hóa đã gửi đi và số đã tiêu thụ. Bảng kê số 10 (mẫu số 10BK/CN) theo dõi thành phẩm nhập, xuất kho, số lượng, và giá trị của hàng đã gửi đi tiêu thụ, tình hình thanh tóan với người mua và người đặt hàng. Bảng kê này là cơ sở để ghi vào nhật ký chứng từ số 8. Bảng kê số 11 (mẫu số 11BK/CN) dùng để theo dõi riêng những người mua hàng của xí nghiệp theo phương thức gửi hàng đi và thanh tóan theo kế họach.

5. Kế tóan nghiệp vụ vốn cơ bản (vốn cố định, vốn lưu động), tài sản cố định và khấu hao tài sản cố định. Kế tóan nghiệp vụ này chỉ dùng một nhật ký chứng từ số 9 (mẫu số 9NKCT/CN). Nhật ký chứng từ này có hai phần: phần ghi Có các tài khỏan 01 “tài sản cố định”, 02 ”khấu hao tài sản cố định”, 85 “vốn cơ bản”; và phần chi tiết phản ánh tình hình tăng giảm vốn cố định và vốn lưu động.

6. Kế tóan nghiệp vụ kết quả tài vụ và phân phối lợi nhuận. Kế tóan nghiệp vụ này chỉ dùng một nhật ký chứng từ (mẫu số 10NKCT/CN) để phản ánh hai tài khỏan 80 “vốn trích” và 99 “lãi, lỗ”. Nhật ký chứng từ số 10 có hai phần: phần ghi Có hai tài khỏan nói trên và phần chi tiết phản ánh tình hình lãi hoặc lỗ và tình hình phân phối lợi nhuận. Ô tài khỏan “vốn trích”.

7. Kế tóan các nghiệp vụ khác. Trong các mẫu nhật ký chứng từ, có mẫu số 1NKCT/CN là mẫu tiêu chuẩn dùng chung cho một số tài khỏan có đặc điểm ghi chép và phản ánh giống nhau. Nhật ký chứng từ này có hai phần: phần ghi Có của tài khỏan và phần chi tiết đáp ứng cho việc theo dõi tiểu khỏan hoặc để phản ánh các chỉ tiêu phục vụ cho việc lập biểu kế tóan. Các tài khỏan sau đây được sử dụng mẫu nhật ký chứng từ này: Tài khỏan: 11 Chi phí thu mua, bảo quản vật liệu, nguyên liệu. 15 Đánh giá lại vật tư hàng hóa. 36 Chi phí bằng các nguồn cấp phát khác. 96 Các khỏan cấp phát khác. 71 Thanh tóan với ngân sách 75 Thanh tóan về khỏan bồi thường vật chất 76 Các khỏan khác phải thu và phải trả 78 Thanh tóan nội bộ ngành về các nghiệp vụ vãng lai 79 Thanh tóan trong nội bộ xí nghiệp 87 Các qũy của xí nghiệp 89 Ngân sách cấp bù lỗ. Trong các tài khỏan được ghi vào nhật ký chứng từ này có hai tài khỏan cần kèm theo bảng kê. Bảng kê số 12 (mẫu số 12BK/CN) dùng để theo dõi việc thanh tóan với công nhân viên chưa nhận lương khi phát lương (tài khỏan 76.1). Bảng kê số 13 (mẫu số 13BK/CN) dùng để theo dõi thanh tóan các khỏan bồi thường vật chất (TK

75. và các khỏan phải thu, phải trả (TK 76.2).

8. Kế tóan nghiệp vụ xây dựng cơ bản trong xí nghiệp công nghiệp. Xí nghiệp sản xuất công nghiệp thường có thực hiện xây dựng cơ bản thêm vốn đầu tư ít và tiến hành không thường xuyên. Trường hợp xây dựng cơ bản quy mô nhỏ như vậy không nên tổ chức bộ máy kế tóan riêng và mở sổ sách kế tóan theo như các công trường xây dựng cơ bản quy mô lớn, chỉ cần sử dụng nhật ký chứng từ số 12 (mẫu số 12NKCT/CN) và hai bảng kê số 14, số 15 (mẫu số 14BK/CN và số 15BK/CN) để ghi chép. Nhật ký chứng từ số 12 dùng để ghi chép các tài khỏan thuộc kiến thiết cơ bản sau đây: 07 Vật liệu xây dựng và thiết bị. 12 Vật rẻ tiền mau hỏng của kiến thiết cơ bản 13 Phân bổ vật rẻ tiền mau hỏng của kiến thiết cơ bản. 27 Chi phí gián tiếp 34 Xây dựng và mua sắm tài sản cố định 35 Xây dựng và mua sắm tài sản cố định đã hòan thành. 95 Cấp phát xây dựng cơ bản. Nhật ký chứng từ này có ba phần: Phần 1 ghi Có các tài khỏan 07, 12, 13, 27; 34, 35. Phần 2 ghi Có tài khỏan 95 “cấp phát xây dựng cơ bản”. Phần 3 phản ánh chi tiết các khỏan cấp phát do ngân sách cấp và các nguồn vốn xây dựng cơ bản khác. Bảng kê số 14 dùng để ghi chép chi phí cho từng hạng mục công trình xây dựng cơ bản chưa hòan thành. Bảng kê số 15 dùng để phản ánh theo dự tóan và theo giá thành thực tế các hạng mục công trình đã vào sử dụng. III. VẬN DỤNG HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHỨNG TỪ Bảo đảm thống nhất mẫu sổ sách kế tóan là bảo đảm chỉ tiêu thống nhất, phương pháp ghi chép thống nhất và tính chính xác của số liệu; mọi thay đổi về mẫu, về nội dung và phương pháp ghi chép của hình thức nhật ký chứng từ này ở xí nghiệp sản xuất công nghiệp phải được Bộ Tài chính đồng ý mới được sử dụng, để đảm bảo sự thống nhất giữa các ngành.