Thông tư số 96/2010/TT-BTCHướng dẫn phục hồi, xử lý tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại do các nguyên nhân khách quan

BỘ TÀI CHÍNH

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: 96/2010/TT-BTC

Hà Nội, ngày 5 tháng 7 năm 2010

THÔNG TƯ

Hướng dẫn phục hồi, xử lý tài liệu kế tóan bị mất hoặc bị hủy họai do các nguyên nhân khách quan _____________________________________ -

Căn cứ Luật Kế tóan ngày 17 tháng 6 năm 2003; -

Căn cứ Nghị định 128/2004/NĐ-CP ngày 31/05/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế tóan áp dụng trong lĩnh vực kế tóan nhà nước; -

Căn cứ Nghị định 129/2004/NĐ-CP ngày 31/05/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế tóan áp dụng trong họat động kinh doanh; -

Căn cứ Nghị định số 118/2008/NĐ-CP ngày 27/11/2008 của Chính phủ về quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính. Bộ Tài chính hướng dẫn việc phục hồi, xử lý tài liệu kế tóan bị mất hoặc bị hủy họai do các nguyên nhân khách quan như sau:

Chương I - QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh Thông tư này quy định cụ thể quy trình, cách thức và phương pháp phục hồi, xử lý các tài liệu kế tóan bị mất hoặc bị hủy họai do các nguyên nhân khách quan tại các đơn vị kế tóan thuộc các ngành, các lĩnh vực, các thành phần kinh tế.

Điều 2. Đối tượng áp dụng Thông tư này hướng dẫn áp dụng cho các đối tượng sau:

1. Đơn vị kế tóan có tài liệu kế tóan bị mất hoặc hủy họai do các nguyên nhân khách quan (nguyên nhân bất khả kháng) như: thiên tai, hỏa họan, mối mọt, mục nát, mất trộm.

2. Các cơ quan tài chính, cơ quan thuế, kho bạc nhà nước, cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến đơn vị kế tóan có tài liệu kế tóan bị mất hoặc bị hủy họai do các nguyên nhân khách quan.

Điều 3. Tài liệu kế tóan phải phục hồi, xử lý Tài liệu kế tóan phải phục hồi, xử lý, gồm: Chứng từ kế tóan, sổ kế tóan, báo cáo tài chính, các phương tiện lưu giữ số liệu và các tài liệu khác có liên quan đến công tác kế tóan đang sử dụng ở phòng kế tóan, các phòng (ban) liên quan hoặc đã chuyển vào lưu trữ của các đơn vị kế tóan thuộc các ngành, các lĩnh vực, các thành phần kinh tế bị mất hoặc bị hủy họai do các nguyên nhân khách quan.

Điều 4. Trách nhiệm của đơn vị kế tóan có tài liệu kế tóan bị mất hoặc bị hủy họai do các nguyên nhân khách quan 1. Phải thông báo kịp thời cho các cơ quan quản lý liên quan như: Cơ quan tài chính, cơ quan thuế, kho bạc nhà nước, cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp trong thời hạn 15 ngày sau khi phát hiện tài liệu kế tóan bị mất hoặc bị hủy họai do nguyên nhân khách quan.

2. Phải thu thập và phục hồi, xử lý đến mức tối đa có thể được tài liệu kế tóan và các tài liệu có liên quan đến công tác kế tóan của đơn vị kế tóan bị hủy họai do các nguyên nhân khách quan.

3. Phải sưu tập, sao chụp lại đến mức tối đa các tài liệu kế tóan bị mất.

4. Phải thành lập Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế tóan để thực hiện các công việc liên quan đến phục hồi, xử lý tài liệu kế tóan ngay sau khi thông báo tình hình tới các cơ quan quản lý liên quan.

Chương II - QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 5. Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế tóan 1. Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế tóan của đơn vị gồm các thành phần sau:

a) Giám đốc doanh nghiệp hoặc thủ trưởng đơn vị: Trưởng ban;

b) Kế tóan trưởng (hoặc phụ trách kế tóan): Phó ban;

c) Đại diện bộ phận thanh tra, kiểm sóat của đơn vị: Thành viên;

d) Đại diện các bộ phận có liên quan (như: Kho, cửa hàng, phòng kinh doanh, phòng kế họach, ...): Thành viên;

e) Tòan bộ cán bộ phòng Tài chính - Kế tóan: Thành viên;

g) Đại diện các cơ quan quản lý liên quan: Thành viên.

2. Đối với các trường hợp tài liệu kế tóan bị mất hoặc bị hủy họai không nhiều thì Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế tóan có thể thành lập gọn nhẹ, chỉ bao gồm những thành viên chủ chốt, trực tiếp liên quan đến tài liệu kế tóan đó.

3. Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế tóan có nhiệm vụ thực hiện tòan bộ công việc phục hồi, xử lý tài liệu kế tóan theo quy định của pháp luật và theo hướng dẫn tại Thông tư này.

Điều 6. Kiểm kê, đánh giá, phân lọai tài liệu kế tóan bị hủy họai, bị mất 1. Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế tóan phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân lọai tòan bộ tài liệu kế tóan của đơn vị và lập Biên bản kiểm kê tài liệu kế tóan bị mất hoặc bị hủy họai do các nguyên nhân khách quan (theo mẫu Phụ lục 01 ban hành kèm theo Thông tư này) xác nhận kèm theo bảng kê từng lọai tài liệu, theo nội dung kế tóan, theo tài liệu đang sử dụng hoặc đã chuyển vào kho lưu trữ,... và theo mức độ bị hủy họai.

2. Phân lọai tài liệu kế tóan bị mất hoặc bị hủy họai như sau:

a) Tài liệu còn có thể sử dụng được;

b) Tài liệu không thể sử dụng được (không thể đọc được, hoặc bị hủy họai hòan tòan);

c) Tài liệu bị mất.

Điều 7. Trình tự phục hồi, xử lý tài liệu kế tóan 1. Ưu tiên phục hồi, xử lý trước tài liệu kế tóan bị hủy họai trong năm hiện tại.

2. Tiếp tục phục hồi, xử lý các tài liệu kế tóan của các năm trước liền kề năm hiện tại.

Điều 8. Trách nhiệm của các đơn vị có liên quan Các cơ quan quản lý liên quan và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến đơn vị có tài liệu kế tóan bị mất hoặc bị hủy họai có trách nhiệm cung cấp, đối chiếu và xác nhận các tài liệu, số liệu có liên quan đến tài liệu kế tóan bị mất hoặc bị hủy họai trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận được đề nghị xác nhận.

Điều 9. Thực hiện công việc kế tóan tại đơn vị kế tóan sau thời điểm bị thiệt hại do nguyên nhân khách quan Song song với việc xử lý hậu quả thiệt hại do các nguyên nhân khách quan, đơn vị kế tóan vẫn phải tiếp tục tổ chức công tác kế tóan bình thường và bổ sung, hòan thiện các tài liệu kế tóan còn thiếu để phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau thời điểm tài liệu kế tóan bị mất hoặc bị hủy họai.

Điều 10. Kiểm kê, xác định và xử lý tổn thất về tài sản do các nguyên nhân khách quan 1. Đồng thời với việc phục hồi, xử lý tài liệu kế tóan bị mất hoặc bị hủy họai do các nguyên nhân khách quan, trong thời hạn 10 ngày kể từ khi thành lập Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế tóan, các đơn vị bị thiệt hại phải tiến hành kiểm kê tòan bộ tài sản, công nợ và nguồn vốn của đơn vị hiện có đến thời điểm kiểm kê. Đối với các khỏan nợ phải thu, nợ phải trả, nguồn vốn, kinh phí phải đối chiếu và có sự xác nhận của các đơn vị có liên quan nhằm xác định hiện trạng và số thực còn về tài sản, nguồn vốn, công nợ đến thời điểm sau khi bị thiệt hại.

Căn cứ vào số liệu, tài liệu kế tóan hiện có hoặc đã được phục hồi đối chiếu với số liệu kiểm kê tài sản thực còn đến thời điểm trước khi bị thiệt hại và số liệu xác nhận đối chiếu công nợ với các bên có liên quan làm căn cứ xác định số dư chuyển vào sổ kế tóan và xác định số lượng, giá trị tài sản tổn thất do nguyên nhân khách quan gây ra.

3. Việc xử lý tổn thất tài sản do các nguyên nhân khách quan và chi phí liên quan đến việc phục hồi, xử lý tài liệu kế tóan được thực hiện theo quy định của chế độ quản lý tài chính hiện hành.

Điều 11. Phương pháp phục hồi, xử lý đối với các tài liệu kế tóan còn có thể sử dụng được 1. Chứng từ kế tóan: Sau khi tiến hành phục hồi, xử lý đối với các tài liệu kế tóan còn có thể đọc được, lập bảng kê và sao chụp lại, làm thủ tục xác nhận sao y bản chính vào bản sao chụp; Phân lọai, đóng thành tập như các chứng từ kế tóan khác. Chứng từ sao chụp phải có chữ ký xác nhận của người thực hiện sao chụp, Trưởng Ban phục hồi, xử lý và của các bên có liên quan. Trong trường hợp này chứng từ sao chụp được coi là chứng từ pháp lý của đơn vị có tài liệu kế tóan bị mất hoặc bị hủy họai.

2. Sổ kế tóan: Sau khi phục hồi, xử lý, tiến hành sao chụp lại, tiến hành ký xác nhận như quy định tại khỏan 1 Điều này. Riêng sổ kế tóan năm hiện tại (năm tài liệu kế tóan bị hủy họai) sau khi sao chụp xong phải tiến hành khóa sổ để xác định số dư đến cuối ngày trước khi tài liệu kế tóan bị mất hoặc bị hủy họai để làm căn cứ chuyển số liệu sang sổ kế tóan mới.

3. Báo cáo tài chính: Tiến hành sao chụp lại tòan bộ các báo cáo tài chính và thực hiện xác nhận như quy định tại khỏan 1 Điều này.

4. Những tài liệu kế tóan bị hủy họai nhưng vẫn có thể sử dụng được, sau khi phục hồi, xử lý được lập bảng kê theo từng lọai, có xác nhận của Ban phục hồi, xử lý và tiếp tục lưu trữ cùng các tài liệu mới sao chụp lại.

5. Dựa trên số liệu kết quả kiểm kê thực tế tài sản, vật tư, hàng hóa, tiền qũy của đơn vị sau thiệt hại do nguyên nhân khách quan và xác nhận công nợ của các đơn vị có liên quan, đơn vị tiến hành đối chiếu với số liệu trên sổ kế tóan đã phục hồi, xử lý để xác định số chênh lệch giữa sổ kế tóan với thực tế kiểm kê, báo cáo với cơ quan tài chính, cơ quan quản lý, cơ quan cấp giấy phép đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế, các tổ chức chính trị, đòan thể, xã hội.

Điều 12. Phương pháp xử lý đối với những tài liệu kế tóan không thể sử dụng được hoặc bị mất 1. Đối với tài liệu bị mất, hoặc bị hủy họai không thể sử dụng được, Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế tóan phải liên hệ với cơ quan quản lý liên quan và các tổ chức, cá nhân có liên quan để xin sao chụp lại tòan bộ tài liệu này và phải có xác nhận của đơn vị, cá nhân cung cấp tài liệu để sao chụp.

2. Dựa vào báo cáo tài chính và các tài liệu kế tóan khác ở thời điểm gần nhất còn lưu ở cơ quan quản lý liên quan và các tổ chức, cá nhân có liên quan để xác định số dư của từng tài khỏan đến thời điểm lập báo cáo.

Căn cứ số liệu kết quả kiểm kê thực tế tài sản, vật tư, hàng hóa, tiền qũy ở thời điểm kiểm kê sau khi bị thiệt hại, số liệu xác nhận, đối chiếu nợ phải thu, nợ phải trả với các đơn vị có liên quan, đơn vị xác định lại số dư các tài khỏan đến thời điểm sau khi bị thiệt hại làm căn cứ chuyển vào sổ kế tóan mới.

3. Đối với những tài liệu, số liệu bị mất, hoặc bị hủy họai hòan tòan không có tài liệu khác để sao chụp thì Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế tóan lập tờ khai và xác nhận. Trường hợp này phải có xác nhận của ít nhất 02 người thuộc Ban phục hồi, xử lý (Trưởng Ban và 01 thành viên Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế tóan) và có thể là một trong các đại diện cơ quan quản lý liên quan (nếu có). Người xác nhận phải chịu trách nhiệm về các xác nhận của mình.

4. Đối với các trường hợp tài liệu kế tóan bị mất, hoặc bị hủy họai hòan tòan mà không còn tài liệu để sao chụp, đơn vị kế tóan phải dựa vào số liệu, kết quả kiểm kê tài sản, vật tư, hàng hóa, tiền qũy sau khi bị thiệt hại và số liệu xác nhận đối chiếu công nợ của các đơn vị có liên quan làm số dư để chuyển vào sổ kế tóan mới. Đơn vị kế tóan lập lại báo cáo tài chính sau khi phục hồi, xử lý tài liệu kế tóan để nộp lên cấp trên.

Chương III - TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 13. Hiệu lực thi hành 1. Thông tư này có hiệu lực thi hành sau 45 ngày kể từ ngày ký ban hành.

2. Bãi bỏ Thông tư 145/1999/TT-BTC ngày 14/12/1999 của Bộ Tài chính hướng dẫn phục hồi, xử lý các tài liệu kế tóan ở các đơn vị lũ lụt thuộc các tỉnh miền Trung.

Điều 14. Trách nhiệm tổ chức thực hiện 1. Các Bộ, các ngành và Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm chỉ đạo triển khai việc phục hồi, xử lý tài liệu kế tóan đối với các đơn vị thuộc trách nhiệm quản lý của Bộ, ngành, địa phương.

2. Sở Tài chính, Cục Thuế, Kho bạc Nhà nước các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm kiểm tra, giám sát việc thực hiện theo chức năng, nhiệm vụ của mình.

3. Các đơn vị kế tóan có tài liệu bị mất hoặc bị hủy họai có trách nhiệm tuân thủ quy định pháp luật và hướng dẫn tại Thông tư này, đồng thời phải chịu trách nhiệm về tính chất hợp lý, chính xác của các tài liệu kế tóan được phục hồi, xử lý./.

KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG (Đã ký) Trần Xuân Hà