Thông tư số 25/2020/TT-NHNNQuy định Quy trình luân chuyển, kiểm soát, đối chiếu và tập hợp chứng từ kế toán trong hệ thống Ngân hàng lõi, kế toán, lập ngân sách và tích hợp hệ thống tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: 25/2020/TT-NHNN

Hà Nội, ngày 31 tháng 12 năm 2020

THÔNG TƯ

Quy định Quy trình luân chuyển, kiểm sóat, đối chiếu và tập hợp chứng từ kế tóan trong hệ thống “Ngân hàng lõi, kế tóan, lập ngân sách và tích hợp hệ thống” tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

Căn cứ Luật Ngân hàng Nhà nước Việt Nam ngày 16 tháng 6 năm 2010;

Căn cứ Luật Kế tóan ngày 20 tháng 11 năm 2015;

Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005;

Căn cứ Nghị định số 35/2007/NĐ-CP ngày 8 tháng 3 năm 2007 của Chính phủ về giao dịch điện tử trong họat động ngân hàng;

Căn cứ Nghị định số 16/2017/NĐ-CP ngày 17 tháng 02 năm 2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam;

Căn cứ Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định chi tiết về chữ ký số và chứng thư số; việc quản lý, cung cấp và sử dụng chữ ký số, chứng thư số và dịch vụ chứng thực chữ ký số;

Căn cứ Quyết định số 08/ 2013/QĐ-TTg ngày 24 tháng 01 năm 2013 của Thủ tướng Chính phủ về chế độ kế tóan áp dụng đối với Ngân hàng Nhà nước Việt Nam;

Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Tài chính - Kế tóan; Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam ban hành Thông tư quy định Quy trình luân chuyển, kiểm sóat, đối chiếu và tập hợp chứng từ kế tóan trong hệ thống “Ngân hàng lõi, kế tóan, lập ngân sách và tích hợp hệ thống” tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.

Chương I QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh Thông tư này quy định Quy trình luân chuyển, kiểm sóat, đối chiếu và tập hợp chứng từ kế tóan trong hệ thống "Ngân hàng lõi, kế tóan, lập ngân sách và tích hợp hệ thống" tại các đơn vị có tổ chức bộ máy kế tóan thuộc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (sau đây gọi tắt là NHNN).

Điều 2. Đối tượng áp dụng 1. Các đơn vị có tổ chức bộ máy kế tóan, bao gồm: Vụ Tài chính- Kế tóan, Sở Giao dịch, Cục Quản trị, Cục Công nghệ thông tin, Cục Phát hành và kho qũy, Chi cục Quản trị, Chi cục Công nghệ thông tin, Chi cục Phát hành và Kho qũy, Cơ quan Thanh tra, giám sát ngân hàng, Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, các đơn vị khác thuộc NHNN có tổ chức bộ máy kế tóan (sau đây gọi tắt là đơn vị kế tóan NHNN).

2. Cá nhân, tổ chức có liên quan.

3. Thông tư này không áp dụng đối với các đơn vị sự nghiệp và các Ban quản lý dự án thuộc NHNN có tổ chức bộ máy kế tóan độc lập.

Điều 3. Giải thích từ ngữ Trong Thông tư này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Hệ thống "Ngân hàng lõi, kế tóan, lập ngân sách và tích hợp hệ thống": là hệ thống được tạo lập để gửi, nhận, lưu trữ, hiển thị, thực hiện các xử lý nhằm mục đích quản lý và hạch tóan kế tóan các nghiệp vụ kinh tế, tài chính của NHNN (sau đây gọi tắt là hệ thống phần mềm kế tóan), bao gồm: phần mềm ERP, phần mềm T24, phần mềm CSD, phần mềm AOM, phần mềm CDP.

a) Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning): Là hệ thống quản lý và hạch tóan kế tóan các nghiệp vụ kinh tế, tài chính của NHNN, bao gồm các phân hệ nghiệp vụ sau: - Phân hệ Quản lý Sổ cái (General Ledger), viết tắt là GL; - Phân hệ Quản lý Tài sản (Fixed Assets), viết tắt là FA; - Phân hệ Quản lý Phải thu, phải trả (Account Receivable, Account Payable) viết tắt là AR, AP; - Phân hệ Công cụ kế tóan (Financial Accounting Hub), viết tắt là FAH; - Phân hệ quản lý Ngân sách (Budgeting), viết tắt là BG;

b) Phần mềm T24 (Temenos T24): Là hệ thống ngân hàng lõi (Core banking) của NHNN để quản lý và theo dõi các nghiệp vụ kinh tế, tài chính cơ bản của NHNN bao gồm các phân hệ nghiệp vụ sau: - Phân hệ Cho vay và Huy động vốn (Lending and Deposit), viết tắt là LD; - Phân hệ Mua bán ngọai tệ liên ngân hàng và quốc tế (Interbank and International Foreign Exchange), viết tắt là FX; - Phân hệ Quản lý các nghiệp vụ phái sinh (Derivatives), viết tắt là DX; - Phân hệ Chuyển tiền (Fund Transfer), viết tắt là FT; - Phân hệ Mua bán chứng khóan (Securities), viết tắt là SC; - Phân hệ Quản lý khách hàng (Customer), viết tắt là CUS; - Phân hệ Thị trường tiền tệ (Money Market), viết tắt là MM; - Phân hệ Quản lý tài khỏan khách hàng (Account), viết tắt là AC; - Phân hệ Quản lý hạn mức (Limit), viết tắt là LI; - Phân hệ Quản lý nợ quá hạn (Loans Past Dues), viết tắt là PD; - Phân hệ Quản lý qũy giao dịch (Teller), viết tắt là TT; - Phân hệ Quản lý dự trữ bắt buộc (Cash Reserve Ratio), viết tắt là CRR; - Phân hệ Kế tóan tài chính (Data Capture), viết tắt là DC;

c) Phần mềm CDP-TT01 (Central Desk Portal): là hệ thống quản lý các nghiệp vụ dự trữ ngọai hối nhà nước;

d) Phần mềm CSD (Central Securities Depository): là hệ thống của NHNN để quản lý các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến lưu ký giấy tờ có giá;

đ) Phần mềm AOM (Auction/Open Market Operation): là hệ thống quản lý các nghiệp vụ đấu thầu vàng, nghiệp vụ thị trường mở, nghiệp vụ phát hành tín phiếu NHNN, trái phiếu chính phủ, trái phiếu đặc biệt.

2. Hệ thống CMO (Currency Management Optimization): là hệ thống quản lý và phát hành kho qũy tập trung của NHNN.

3. Quy trình luân chuyển, kiểm sóat, đối chiếu và tập hợp chứng từ: là việc chứng từ kế tóan lần lượt đi đến các bộ phận có liên quan để thực hiện một trình tự, bắt đầu từ khâu lập, tiếp nhận, kiểm tra xử lý chứng từ; phân lọai, và ghi sổ kế tóan; kiểm sóat, đối chiếu chứng từ cho đến khâu tập hợp, sắp xếp chứng từ.

4. Giao dịch hạch tóan tự động: là giao dịch được phần mềm kế tóan tự động hạch tóan và không có sự can thiệp từ bên ngòai. Các giao dịch này được hạch tóan trên cơ sở các thông tin do hệ thống phần mềm kế tóan tạo ra từ nguồn dữ liệu có sẵn trong hệ thống (ví dụ như các giao dịch hạch tóan lãi dồn tích …).

5. Thành viên tham gia quy trình: là các cán bộ chịu trách nhiệm thực hiện từng khâu trong Quy trình luân chuyển, kiểm sóat, đối chiếu và tập hợp chứng từ, bao gồm: cán bộ nghiệp vụ, cán bộ kế tóan, cán bộ kiểm sóat, cán bộ thực hiện công tác hậu kiểm và tập hợp chứng từ, Trưởng phòng kế tóan hoặc người được Trưởng phòng kế tóan ủy quyền (sau đây gọi tắt là Trưởng phòng kế tóan); Thủ trưởng đơn vị kế tóan NHNN hoặc người được Thủ trưởng đơn vị kế tóan NHNN ủy quyền (sau đây gọi tắt là Thủ trưởng đơn vị kế tóan NHNN).

6. Bộ phận kế tóan: là bộ phận bao gồm tất cả các cán bộ kế tóan. Trong đó, cán bộ kế tóan là người trực tiếp tiếp nhận, xử lý, kiểm tra các chứng từ kế tóan, thực hiện các giao dịch kế tóan trên hệ thống phần mềm kế tóan (sau đây gọi tắt là kế tóan viên) theo phân công, phân nhiệm của Thủ trưởng đơn vị kế tóan NHNN.

7. Bộ phận kiểm sóat: là bộ phận bao gồm tất cả các cán bộ kiểm sóat. Trong đó, cán bộ kiểm sóat là người được giao nhiệm vụ kiểm sóat giao dịch kế tóan, giao dịch nghiệp vụ và có thẩm quyền duyệt các giao dịch do cán bộ nghiệp vụ, kế tóan viên thực hiện trên hệ thống phần mềm kế tóan.

8. Bộ phận nghiệp vụ: là bộ phận bao gồm tất cả các cán bộ nghiệp vụ, bao gồm bộ phận kho qũy và bộ phận nghiệp vụ khác. Trong đó, cán bộ nghiệp vụ là người trực tiếp tiếp nhận, xử lý, kiểm tra các tài liệu nghiệp vụ và thao tác các bước thực hiện nghiệp vụ trên hệ thống phần mềm kế tóan theo phân công, phân nhiệm của Thủ trưởng đơn vị.

9. Bộ phận kho qũy: bao gồm cán bộ làm nghiệp vụ kho qũy, người được giao nhiệm vụ kiểm sóat và có thẩm quyền phê duyệt các giao dịch xuất, nhập kho, qũy được thực hiện trên hệ thống CMO.

10. Bộ phận hậu kiểm: là bộ phận thuộc phòng kế tóan, bao gồm tất cả các cán bộ thực hiện công việc hậu kiểm và tập hợp chứng từ (sau đây gọi tắt là cán bộ hậu kiểm). Trong đó, cán bộ hậu kiểm là cán bộ thực hiện tiếp nhận, tập hợp chứng từ, tài liệu do các cán bộ nghiệp vụ, kế tóan viên đã xử lý, hạch tóan; thực hiện kiểm sóat lại các giao dịch của cán bộ nghiệp vụ, kế tóan viên, các giao dịch hạch tóan tự động trên cơ sở chứng từ, tài liệu liên quan; và tập hợp chứng từ kế tóan của tòan đơn vị kế tóan NHNN và lưu trữ theo quy định.

11. Thời điểm kết thúc ngày làm việc: là thời điểm kết thúc một chu trình làm việc trên hệ thống phần mềm kế tóan, các thao tác khóa sổ kế tóan ngày đã được thực hiện. Sau thời điểm này không còn nghiệp vụ kinh tế, tài chính nào được xử lý, hạch tóan vào sổ kế tóan của ngày làm việc đó, trừ trường hợp giao dịch điều chỉnh sai sót theo quy định.

12. Mã người dùng: là mã số định danh người dùng trên hệ thống phần mềm kế tóan dùng để đăng nhập hệ thống và thực hiện các nghiệp vụ. Mã người dùng bao gồm mã số định danh người dùng được Cục Công nghệ thông tin cấp theo đề nghị của các đơn vị kế tóan NHNN và mã số định danh được tạo sẵn trong hệ thống phần mềm kế tóan để tích hợp giao dịch giữa các phần mềm trong hệ thống phần mềm kế tóan (sau đây gọi tắt là mã người dùng hệ thống). Mã người dùng được cấp cho cán bộ nghiệp vụ, kế tóan viên tại mỗi đơn vị kế tóan NHNN và do hệ thống tự tạo lập theo đơn vị kế tóan NHNN.

13. Cơ chế, quy trình nghiệp vụ: là hệ thống văn bản hướng dẫn, quy trình quy định về việc thực hiện các nghiệp vụ kinh tế, tài chính thuộc họat động của NHNN nhằm đảm bảo các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kiểm sóat chặt chẽ đúng bản chất và tuân thủ đúng quy định pháp luật hiện hành.

Điều 4. Nguyên tắc luân chuyển, kiểm sóat, đối chiếu và tập hợp chứng từ kế tóan 1. Nguyên tắc luân chuyển chứng từ kế tóan a) Tất cả các chứng từ kế tóan do đơn vị kế tóan NHNN lập hoặc tiếp nhận từ khách hàng chuyển đến phải được kiểm tra, kiểm sóat tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ trước khi sử dụng chứng từ đó để ghi sổ kế tóan;

b) Đối với chứng từ liên quan đến việc nộp và lĩnh tiền mặt: nếu là chứng từ nộp tiền mặt thì sau khi bộ phận kho qũy thu đủ tiền, kế tóan viên mới ghi sổ kế tóan; nếu là chứng từ lĩnh tiền mặt thì kế tóan viên phải ghi sổ kế tóan trước sau đó mới chuyển sang bộ phận kho qũy chi trả tiền;

c) Đối với các chứng từ dùng trong thanh tóan không dùng tiền mặt (chuyển khỏan) thì chỉ ghi Có vào tài khỏan của bên thụ hưởng khi đã trích nợ tài khỏan của bên trả tiền (trừ trường hợp pháp luật có quy định khác);

d) Chứng từ luân chuyển giữa các bộ phận trong đơn vị kế tóan NHNN phải do cán bộ trong đơn vị đó thực hiện, không được chuyển qua tay khách hàng. Chứng từ thanh tóan ra ngòai đơn vị kế tóan NHNN như chuyển tiền, thanh tóan bù trừ… thì luân chuyển qua mạng nội bộ, mạng liên ngân hàng, bưu điện hoặc thực hiện giao nhận chứng từ trực tiếp giữa các đơn vị kế tóan NHNN có liên quan.

2. Nguyên tắc kiểm sóat, đối chiếu chứng từ kế tóan a) Tất cả các chứng từ kế tóan ngân hàng phải được kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ và kiểm sóat chặt chẽ trước khi thực hiện các nghiệp vụ (hạch tóan, thanh tóan, thu, chi…), nội dung của việc kiểm tra, kiểm sóat chứng từ kế tóan ngân hàng gồm: - Đối với chứng từ giấy + Kiểm tra tính rõ ràng, đầy đủ, chính xác của các chỉ tiêu, số liệu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế tóan; + Kiểm sóat nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế tóan đảm bảo đúng quy định tại Luật Kế tóan, đối chiếu đảm bảo khớp đúng các nội dung trên chứng từ kế tóan với các chứng từ, hồ sơ khác có liên quan; + Kiểm sóat ký hiệu mật (KHM) đối với các chứng từ quy định có KHM; + Kiểm sóat việc chấp hành quy trình tại Thông tư này của người lập, kiểm tra, xét duyệt đối với từng lọai nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; + Kiểm tra, đối chiếu dấu (nếu có) và chữ ký trên chứng từ (gồm chữ ký của khách hàng và chữ ký của các cán bộ có liên quan trong đơn vị kế tóan NHNN) đảm bảo dấu và chữ ký trên chứng từ đúng với mẫu dấu và chữ ký đã đăng ký tại đơn vị kế tóan NHNN. - Đối với chứng từ điện tử Việc kiểm sóat chứng từ điện tử được chia thành hai bước, phần kỹ thuật thông tin phải được kiểm sóat trước, sau đó mới tiến hành kiểm sóat phần nội dung nghiệp vụ. Bước 1: Kiểm sóat kỹ thuật thông tin, bao gồm: + Kiểm tra chữ ký số của người lập và người kiểm sóat tại khâu trước, KHM và các mã khóa bảo mật (mã nhận biết) trên chứng từ phải đúng với mã định dạng đã quy định; các mật mã trên chứng từ phải đúng với mật mã quy định; + Tên tập tin phải được lập đúng tên, mẫu thông tin quy định; Bước 2: Kiểm sóat phần nội dung nghiệp vụ: + Kiểm tra nội dung chứng từ; + Kiểm tra tên, số hiệu tài khỏan, ngày giá trị trên chứng từ và các nội dung khác trên chứng từ; + Kiểm tra số dư tài khỏan tiền gửi đảm bảo đủ để chi trả số tiền trên chứng từ;

b) Cán bộ hậu kiểm không được thực hiện kiểm sóat lại các giao dịch do chính mình đã kiểm sóat hoặc đã thực hiện xử lý trên hệ thống phần mềm kế tóan;

c) Việc kiểm tra, đối chiếu chứng từ với các báo cáo kiểm sóat (sau đây gọi tắt là báo cáo) của ngày giao dịch phải hòan thành ngay trong ngày làm việc tiếp theo.

3. Điều kiện tập hợp, lưu trữ các báo cáo bằng phương tiện điện tử a) Nội dung của thông điệp dữ liệu đó có thể truy cập, tra cứu và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết;

b) Nội dung của thông điệp dữ liệu đó được lưu trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung dữ liệu đó;

c) Thông điệp dữ liệu đó được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận thông điệp dữ liệu.

4. Áp dụng chữ ký số đối với các báo cáo kiểm sóat a) Chữ ký số phải gắn kèm các báo cáo nhằm phục vụ công tác kiểm sóat, đối chiếu chứng từ sau khi ký số. Các báo cáo được ký số phải đảm bảo tính xác thực, tính tòan vẹn trong suốt quá trình trao đổi qua mạng máy tính, xử lý và lưu trữ các báo cáo được ký số;

b) Thủ trưởng đơn vị kế tóan NHNN ký số có trách nhiệm bảo quản an tòan khóa bí mật và thiết bị lưu trữ khóa bí mật của chứng thư số cá nhân;

c) Cán bộ nghiệp vụ, kế tóan viên, cán bộ kiểm sóat, cán bộ hậu kiểm có trách nhiệm ký trên các báo cáo phải ký bằng chữ ký số lên các báo cáo kiểm sóat ngay sau khi hòan thành phần việc được giao.

5. Quy trình ký số các báo cáo Khi việc ứng dụng công nghệ thông tin đủ đáp ứng các điều kiện để lưu trữ các báo cáo theo quy định tại Khỏan 3 Điều này, cán bộ nghiệp vụ, kế tóan viên, kiểm sóat viên, cán bộ hậu kiểm không phải in các mẫu báo cáo thành bản giấy, mà thực hiện ký số trên từng báo cáo tuân thủ theo nguyên tắc thứ tự từng khâu trong Quy trình luân chuyển, kiểm sóat, đối chiếu chứng từ như luân chuyển, kiểm sóat, đối chiếu chứng từ giấy.

6. Nguyên tắc tập hợp sắp xếp chứng từ Chứng từ kế tóan trong ngày được tập hợp đầy đủ, sắp xếp đảm bảo khoa học, thuận tiện cho việc tra cứu, lưu trữ.

a) Các chứng từ của một (01) giao dịch hạch tóan phải được sắp xếp theo thứ tự: Chứng từ ghi sổ; Chứng từ gốc và các chứng từ kèm theo khác (Chứng từ kèm theo khác được sắp xếp theo thứ tự phát sinh chứng từ). Chứng từ của giao dịch điều chỉnh được sắp xếp theo thứ tự: Chứng từ điều chỉnh trong đó ghi rõ điều chỉnh từ giao dịch nào hoặc bản sao chứng từ gốc (trường hợp chứng từ gốc không được lưu cùng tập chứng từ);

b) Trường hợp một (01) chứng từ gốc liên quan đến hai (02) hay nhiều giao dịch hạch tóan khác nhau nhưng không được xếp liền nhau tại cùng một (01) tập chứng từ, kế tóan viên thực hiện: - Nếu các giao dịch thuộc cùng một (01) tập chứng từ: Chứng từ gốc được sắp xếp tại tập chứng từ của giao dịch hạch tóan nghiệp vụ đầu tiên. Trên chứng từ hạch tóan của nghiệp vụ tiếp theo ghi rõ "chứng từ gốc được lưu tại chứng từ số..." hoặc trên chứng từ gốc ghi rõ "chứng từ gốc của chứng từ số..."; - Nếu các giao dịch thuộc các tập chứng từ khác nhau của cùng một ngày làm việc: chứng từ gốc được sắp xếp tại tập chứng từ của giao dịch hạch tóan nghiệp vụ đầu tiên. Tại nghiệp vụ tiếp theo, tùy theo yêu cầu sử dụng thông tin của từng giao dịch, có thể thực hiện: Trên chứng từ hạch tóan của tập chứng từ ghi rõ "chứng từ gốc lưu tại bộ chứng từ... chứng từ số..."; Hoặc tại giao dịch hạch tóan nghiệp vụ tiếp theo lưu liên 2 hoặc bản sao chụp chứng từ gốc (có ghi rõ "chứng từ gốc lưu tại bộ chứng từ... chứng từ số..."); - Nếu các giao dịch hạch tóan tại các ngày giao dịch khác nhau: Chứng từ gốc được sắp xếp tại bộ chứng từ của ngày thực hiện giao dịch đầu tiên, tại bộ chứng từ của các ngày giao dịch tiếp theo thực hiện lưu liên 2 hoặc bản sao chụp chứng từ gốc (có ghi rõ "chứng từ gốc lưu tại ngày... tập chứng từ... chứng từ số...").

7. Nguyên tắc xử lý khi phát hiện sai sót trong quá trình luân chuyển, kiểm sóat, đối chiếu chứng từ a) Khi kiểm sóat chứng từ kế tóan nếu phát hiện có hành vi vi phạm các quy định của pháp luật liên quan thì cán bộ nghiệp vụ, kế tóan viên phải từ chối việc thực hiện (thanh tóan, xuất qũy, xuất kho…), đồng thời báo cáo ngay cho Thủ trưởng đơn vị kế tóan NHNN biết để có biện pháp xử lý kịp thời theo đúng quy định của pháp luật hiện hành;

b) Những tài liệu nghiệp vụ, chứng từ kế tóan lập không đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp thì phải trả lại khách hàng hoặc báo cho người lập chứng từ biết để lập lại hoặc điều chỉnh cho đúng, sau đó mới dùng làm căn cứ ghi sổ kế tóan;

c) Việc thực hiện xử lý sai sót phải tuân thủ theo đúng cơ chế, quy trình nghiệp vụ, hướng dẫn thao tác trên phần mềm kế tóan, quy định pháp luật kế tóan và các quy định của pháp luật liên quan.

Điều 5. Trách nhiệm các thành viên tham gia quy trình 1. Đối với Thủ trưởng đơn vị kế tóan NHNN

a) Tổ chức, phân công, chỉ đạo và giám sát việc thực hiện theo quy định tại Thông tư này;

b) Phối hợp với các đơn vị kế tóan NHNN có liên quan khắc phục kịp thời các sai sót được phát hiện;

c) Chịu trách nhiệm trước Thống đốc NHNN và pháp luật khi để xảy ra các sai sót do đơn vị mình không thực hiện đúng các nội dung quy định tại Thông tư này và các quy định pháp luật kế tóan có liên quan.

2. Đối với Trưởng phòng kế tóan a) Tham mưu Thủ trưởng đơn vị kế tóan NHNN về việc tổ chức triển khai thực hiện, hướng dẫn các bộ phận, cán bộ liên quan thực hiện theo đúng quy định tại Thông tư này;

b) Trực tiếp giám sát việc tuân thủ quy trình và thực hiện chế độ chứng từ tại đơn vị kế tóan NHNN;

c) Phân công, chỉ đạo các cán bộ thuộc Phòng kế tóan thực hiện theo quy trình quy định tại Thông tư này;

d) Kiểm tra, kiểm sóat Báo cáo tổng hợp tài khỏan ngày, Bảng cân đối tài khỏan kế tóan ngày, các tài liệu kế tóan chi tiết khi có dấu hiệu nghi vấn hoặc sai sót và các báo cáo kế tóan tháng, qúy, năm; chịu trách nhiệm về tính kịp thời, chính xác, đầy đủ, trung thực về số liệu trên báo cáo;

đ) Báo cáo kịp thời Thủ trưởng đơn vị kế tóan NHNN các trường hợp sai sót, vi phạm các quy định trong xử lý giao dịch làm sai lệch bản chất nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

e) Tham mưu hoặc trực tiếp ra quyết định các biện pháp khắc phục sai sót trong phạm vi được phân công của Thủ trưởng đơn vị kế tóan NHNN.

3. Đối với cán bộ nghiệp vụ a) Chịu trách nhiệm kiểm tra, kiểm sóat, đảm bảo tính chính xác, hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ, tài liệu sử dụng để nhập các dữ liệu liên quan trên hệ thống phần mềm kế tóan;

b) Nhập dữ liệu vào hệ thống phần mềm kế tóan chính xác với nội dung các tài liệu, hồ sơ, chứng từ được sử dụng theo quy định;

c) Phối hợp với kế tóan viên kiểm tra, đối chiếu số liệu, bổ sung (nếu thiếu) hồ sơ chứng từ liên quan đến giao dịch thực hiện trên hệ thống phần mềm kế tóan.

4. Đối với kế tóan viên a) Kiểm tra tính chính xác, hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ kế tóan. Đối với các chứng từ phải được Thủ trưởng đơn vị kế tóan NHNN ký duyệt trước khi thực hiện, kế tóan viên trình Trưởng phòng kế tóan ký; Sau đó, trình Thủ trưởng đơn vị kế tóan NHNN ký duyệt trước khi thực hiện trên hệ thống phần mềm kế tóan;

b) Nhập chính xác, đầy đủ các dữ liệu của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào hệ thống phần mềm kế tóan theo đúng các yếu tố trên chứng từ và cơ chế, quy trình nghiệp vụ của từng phân hệ nghiệp vụ;

c) Hạch tóan kế tóan nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo đúng quy định hiện hành;

d) Kiểm tra, đối chiếu và đảm bảo tính khớp đúng nội dung giao dịch trên Bảng liệt kê giao dịch với chứng từ kế tóan do mình xử lý trên hệ thống phần mềm kế tóan trong ngày;

đ) Trực tiếp xử lý các sai sót phát sinh sau khi báo cáo và được Thủ trưởng đơn vị kế tóan NHNN hoặc trưởng phòng kế tóan cho phép thực hiện;

e) Trường hợp được giao thực hiện từng phần hoặc tòan bộ công việc hậu kiểm thì thực hiện theo quy định tại Khỏan 6 Điều này.

5. Đối với cán bộ kiểm sóat a) Kiểm tra lại tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ kế tóan, tài liệu nghiệp vụ đã được kế tóan viên, cán bộ nghiệp vụ xử lý và nhập dữ liệu vào hệ thống phần mềm kế tóan;

b) Kiểm sóat tính chính xác của các giao dịch do kế tóan viên, cán bộ nghiệp vụ đã nhập vào hệ thống phần mềm kế tóan, đảm bảo khớp đúng với chứng từ kế tóan, tài liệu chứng minh liên quan đến nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; thực hiện duyệt giao dịch, ký kiểm sóat và chịu trách nhiệm về các sai sót của mình trong quy trình kiểm sóat, duyệt giao dịch;

c) Cán bộ kiểm sóat không được phép nhập dữ liệu vào hệ thống phần mềm kế tóan, nếu phát hiện có sai sót thì phải chuyển trả chứng từ, tài liệu cho kế tóan viên, cán bộ nghiệp vụ để xử lý.

6. Đối với cán bộ hậu kiểm a) Tập hợp, kiểm tra, đảm bảo đầy đủ số lượng chứng từ kế tóan của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính được thực hiện trong ngày của tòan đơn vị kế tóan NHNN;

b) Kiểm tra lại tính chính xác của các giao dịch thực hiện được cập nhật dữ liệu hệ thống và các tài khỏan kế tóan tổng hợp (bao gồm cả các giao dịch hạch tóan tự động);

c) Kiểm tra tính chính xác của Bảng liệt kê giao dịch hạch tóan tự động, phát hiện kịp thời sai sót do việc xử lý của hệ thống và báo cáo kịp thời cho cán bộ kiểm sóat để báo cáo Thủ trưởng đơn vị kế tóan NHNN;

d) Kiểm sóat, đối chiếu khớp đúng số liệu giữa các báo cáo kế tóan, phát hiện kịp thời sự chênh lệch về số liệu và báo cáo kịp thời cho cán bộ kiểm sóat để báo cáo Thủ trưởng đơn vị kế tóan NHNN ra quyết định xử lý;

đ) Phối hợp với các thành viên trong quy trình, bộ phận nghiệp vụ khác trong việc xác định nguyên nhân các sai sót, đề xuất biện pháp khắc phục khi phát hiện có sự chênh lệch giữa phân hệ nghiệp vụ và tài khỏan kế tóan tổng hợp;

e) Tập hợp, đóng chứng từ để lưu trữ theo quy định về lưu trữ chứng từ kế tóan.

Chương II QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Mục 1 LUÂN CHUYỂN, KIỂM SÓAT, ĐỐI CHIẾU VÀ TẬP HỢP CHỨNG TỪ TẠI ĐƠN VỊ KẾ TÓAN NHNN

Điều 6. Tại bộ phận nghiệp vụ 1. Tại bộ phận kho qũy a) Khi tiếp nhận chứng từ, xử lý giao dịch - Thực hiện giao dịch theo cơ chế, quy trình nghiệp vụ + Đối với giao dịch nhập kho, thu tiền: Khi tiếp nhận chứng từ, tài liệu nhập kho, thu tiền (lệnh điều chuyển, chứng từ nộp tiền do khách hàng lập,...), cán bộ nghiệp vụ thuộc bộ phận kho qũy kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, thực hiện thủ tục nhập kho, thu tiền, ghi nhận số liệu về lọai tiền, mệnh giá, số lượng theo đúng cơ chế, quy trình nghiệp vụ và hướng dẫn thao tác trên hệ thống CMO; + Đối với giao dịch xuất kho, chi tiền: Khi tiếp nhận bộ chứng từ do kế tóan viên đã thực hiện trích nợ tài khỏan của khách hàng, chứng từ xuất kho và tài liệu có liên quan, cán bộ thuộc bộ phận kho qũy kiểm tra đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, thực hiện thủ tục xuất kho, chi tiền, ghi nhận số liệu về lọai tiền, mệnh giá, số lượng theo đúng cơ chế, quy trình nghiệp vụ và hướng dẫn thao tác trên hệ thống CMO; - In, ký chứng từ và kiểm tra giao dịch Cán bộ nghiệp vụ thuộc bộ phận kho qũy thực hiện in chứng từ trên hệ thống CMO theo trình tự quy định tại cơ chế, quy trình nghiệp vụ; Thực hiện kiểm tra tính chính xác của chứng từ in từ hệ thống CMO với chứng từ gốc. Cán bộ nghiệp vụ phải ký xác nhận trên chứng từ, chuyển cán bộ kiểm sóat phê duyệt theo đúng quy định cơ chế, quy trình nghiệp vụ, sau đó, cán bộ nghiệp vụ chuyển cho kế tóan viên chứng từ tài liệu đã có đầy đủ chữ ký, đảm bảo hợp lệ, hợp pháp để xử lý tiếp theo quy định;

b) In các báo cáo cuối ngày và thực hiện kiểm tra, đối chiếu Sau thời điểm kết thúc ngày làm việc, cán bộ nghiệp vụ thuộc bộ phận kho qũy thực hiện in các báo cáo tại hệ thống CMO để thực hiện kiểm tra, đối chiếu theo đúng quy định tại cơ chế, quy trình nghiệp vụ và hướng dẫn thao tác trên hệ thống CMO đảm bảo các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được hạch tóan đầy đủ, chính xác vào hệ thống CMO; đảm bảo số hiện vật quản lý trong kho khớp đúng với số liệu hạch tóan, theo dõi trên hệ thống phần mềm kế tóan. Đồng thời chuyển bộ phận kế tóan một (01) bản báo cáo để làm cơ sở kiểm tra đối chiếu khớp đúng giữa số liệu hiện vật quản lý trong kho của bộ phận kho qũy và số liệu kế tóan của bộ phận kế tóan;

c) Tập hợp, sắp xếp, lưu trữ chứng từ và báo cáo Việc tập hợp, sắp xếp, lưu trữ chứng từ tại bộ phận kho qũy được thực hiện theo cơ chế, quy trình nghiệp vụ quản lý kho qũy trên hệ thống CMO và quy định tại Khỏan 6 Điều 4 Thông tư này.

2. Tại các bộ phận nghiệp vụ khác a) Khi tiếp nhận chứng từ, xử lý giao dịch Khi tiếp nhận chứng từ, tài liệu để giao dịch trên hệ thống phần mềm kế tóan, cán bộ nghiệp vụ kiểm tra đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp và đầy đủ của chứng từ, tài liệu liên quan, thực hiện giao dịch trên hệ thống phần mềm kế tóan theo đúng cơ chế, quy trình nghiệp vụ. Cán bộ nghiệp vụ phải ký xác nhận trên chứng từ, chuyển cán bộ kiểm sóat phê duyệt theo đúng quy định cơ chế, quy trình nghiệp vụ, sau đó, cán bộ nghiệp vụ chuyển cho kế tóan viên chứng từ tài liệu đã có đầy đủ chữ ký, đảm bảo hợp lệ, hợp pháp để xử lý tiếp theo quy định;

b) In các báo cáo sau thời điểm kết thúc ngày làm việc và thực hiện kiểm tra, đối chiếu Sau thời điểm kết thúc ngày làm việc, cán bộ nghiệp vụ thực hiện in các báo cáo tại phần mềm/phân hệ nghiệp vụ để thực hiện kiểm tra, đối chiếu theo đúng quy định tại cơ chế, quy trình nghiệp vụ và hướng dẫn thao tác trên phần mềm/phân hệ nghiệp vụ đảm bảo các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được hạch tóan đầy đủ, chính xác vào hệ thống phần mềm kế tóan;

c) Tập hợp, sắp xếp, lưu trữ chứng từ và báo cáo Việc tập hợp, sắp xếp, lưu trữ chứng từ tại bộ phận nghiệp vụ được thực hiện theo cơ chế, quy trình nghiệp vụ trên hệ thống phần mềm kế tóan và quy định tại Khỏan 6 Điều 4 Thông tư này.

Điều 7. Tại bộ phận kế tóan

Căn cứ chứng từ kế tóan theo quy định hiện hành, kế tóan viên thực hiện giao dịch trên hệ thống phần mềm kế tóan đảm bảo nguyên tắc ghi Nợ trước ghi Có sau, cụ thể:

1. Khi tiếp nhận chứng từ, xử lý giao dịch a) Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ theo quy định.

b) Xác định, thực hiện đúng theo cơ chế, quy trình nghiệp vụ và hướng dẫn thao tác trên hệ thống phần mềm kế tóan nhằm đảm bảo tính chính xác, đầy đủ thông tin, dữ liệu của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được ghi nhận vào hệ thống phần mềm kế tóan trên cơ sở hồ sơ, chứng từ gốc;

c) Kế tóan viên kiểm tra đảm bảo khớp đúng giao dịch hạch tóan trên hệ thống phần mềm kế tóan với chứng từ gốc, chuyển chứng từ cho cán bộ kiểm sóat thực hiện kiểm tra và duyệt giao dịch theo quy định tại Khỏan 1 Điều 8 Thông tư này. Trường hợp phát hiện ra sai sót, kế tóan viên thực hiện xử lý theo Khỏan 7 Điều 4 và Điều 11 Thông tư này.

2. In các báo cáo và thực hiện kiểm tra, đối chiếu Sau thời điểm kết thúc ngày làm việc, kế tóan viên thực hiện in các báo cáo tại các phần mềm/phân hệ nghiệp vụ để phục vụ cho công tác kiểm tra, đối chiếu như sau:

a) Tại từng phần mềm/phân hệ nghiệp vụ - Kiểm tra, đối chiếu theo đúng quy định tại cơ chế, quy trình nghiệp vụ và hướng dẫn theo từng phần mềm/phân hệ nghiệp vụ đảm bảo các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được hạch tóan đầy đủ, chính xác vào hệ thống phần mềm kế tóan; - Kiểm tra tình trạng giao dịch của kế tóan viên đã nhập vào hệ thống phần mềm kế tóan đảm bảo: + Trên phần mềm ERP: Tại các phân hệ APR, phân hệ FA, tất cả các giao dịch trong ngày có trạng thái "Đã hạch tóan (Posted)"; Đồng thời, kiểm tra các giao dịch này có trạng thái "Đã hạch tóan (Posted)" trên phân hệ GL; + Trên phần mềm T24, tất cả các giao dịch trong ngày có trạng thái "Đã duyệt (Authorised)"; - Kiểm tra, đối chiếu đảm bảo khớp đúng giữa các giao dịch nhập/xuất giấy tờ có giá trên phần mềm CSD với phân hệ GL, các giao dịch về đặt cọc, thanh tóan mua, bán, đấu thầu giấy tờ có giá, vàng trên phần mềm T24 và trên phần mềm CSD, AOM; - Đối với các giao dịch hạch tóan tự động từ các nghiệp vụ được giao quản lý, theo dõi (nếu có) như hợp đồng tiền gửi, tiền vay,..., kế tóan viên thực hiện kiểm tra, đối chiếu sau thời điểm kết thúc ngày làm việc; - Đối với phân hệ FT, kế tóan viên thực hiện kiểm tra bổ sung các nội dung sau: + Kiểm tra, đối chiếu khớp đúng giữa các giao dịch thanh tóan liên ngân hàng đi/đến qua hệ thống Thanh tóan điện tử liên ngân hàng (CITAD) đã hạch tóan trên phần mềm T24 trong ngày (mẫu số DC 01 và mẫu số DC

2. với các báo cáo về các giao dịch thanh tóan đã thực hiện thành công trên hệ thống CITAD; + Kiểm tra, đối chiếu khớp đúng các giao dịch thanh tóan liên chi nhánh (Inter-branch) đi/đến trong ngày (mẫu số DC 03 và mẫu số DC

3. với Bảng liệt kê giao dịch (mẫu số BCLC 01);

b) Tại phân hệ GL phần mềm ERP Sau thời điểm kết thúc ngày làm việc, để đảm bảo việc phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào sổ kế tóan và tuân thủ chế độ chứng từ kế tóan, các kế tóan viên phải tập hợp chứng từ đã xử lý hạch tóan trong ngày, in Bảng liệt kê giao dịch (mẫu số BCLC

1. để thực hiện kiểm tra, đối chiếu, cụ thể: - Kiểm tra tình trạng giao dịch của kế tóan viên đã nhập vào hệ thống phần mềm kế tóan, đảm bảo tất cả các giao dịch có trạng thái "Đã hạch tóan (Posted)" trên phân hệ GL. Đối với những giao dịch có trạng thái khác, kế tóan viên phải phối hợp với cán bộ kiểm sóat để xử lý theo đúng hướng dẫn thao tác trên hệ thống phần mềm kế tóan và pháp luật kế tóan; - Kiểm tra lại tính đầy đủ, khớp đúng của các yếu tố trên chứng từ (số tiền giao dịch, lọai tiền tệ, đối tượng hạch tóan chi tiết, tên giao dịch, tài khỏan hạch tóan,…) với Bảng liệt kê giao dịch (mẫu số BCLC 01); - Kiểm tra lại đảm bảo tính pháp lý của chứng từ kế tóan theo từng lọai nghiệp vụ như mẫu dấu, chữ ký khách hàng, chữ ký kế tóan viên, chữ ký cán bộ kiểm sóat và chữ ký phê duyệt của cấp có thẩm quyền, đóng dấu,...; - Kiểm tra lại các giao dịch đã được nhập theo đúng chức năng của hệ thống phần mềm kế tóan, đảm bảo đầy đủ, đúng nghiệp vụ, tránh việc trùng lặp trong thực hiện giao dịch; - Kiểm tra, đối chiếu đảm bảo khớp đúng về tổng số giao dịch và tổng doanh số phát sinh giữa Báo cáo liệt kê giao dịch chi tiết (mục 1, mẫu số BCLC

2. với Báo cáo liệt kê theo tài khỏan kế tóan (mục 2, mẫu số BCLC 01); - Kiểm tra, đối chiếu đảm bảo số liệu về tổng số giao dịch hạch tóan Nợ, tổng số giao dịch hạch tóan Có và doanh số phát sinh Nợ, Có của từng tài khỏan tổng hợp hạch tóan các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên Báo cáo liệt kê theo tài khỏan (mục 2, mẫu số BCLC

3. đã được cập nhật đầy đủ, chính xác theo Báo cáo liệt kê giao dịch chi tiết (mục 1, mẫu số BCLC 01); - Trường hợp các giao dịch có sử dụng các tài khỏan trung gian hệ thống, kế tóan viên phải kiểm tra lại tính đúng đắn của việc hạch tóan vào các tài khỏan trung gian này. Trường hợp có sai sót, kế tóan viên phải phối hợp với cán bộ kiểm sóat, cán bộ kỹ thuật để xử lý theo đúng hướng dẫn thao tác trên hệ thống phần mềm kế tóan và pháp luật kế tóan.

3. Ký xác nhận, sắp xếp, giao nộp chứng từ a) Trên cơ sở việc kiểm tra, đối chiếu khớp đúng các nội dung quy định tại Khỏan 2 Điều này, kế tóan viên thực hiện ký xác nhận trên Bảng liệt kê giao dịch và chuyển tòan bộ chứng từ kèm Bảng liệt kê giao dịch cho cán bộ kiểm sóat. Việc giao nộp chứng từ phải bảo đảm các thủ tục ký nhận giữa 2 bên;

b) Các chứng từ phải được tập hợp, sắp xếp theo quy định tại Khỏan 6 Điều 4 Thông tư này, theo thứ tự giao dịch trên Bảng liệt kê giao dịch (mẫu số BCLC

1. và được kiểm tra đảm bảo khớp đúng với Bảng liệt kê giao dịch. Trường hợp đơn vị kế tóan NHNN trong ngày có số lượng lớn các giao dịch có cùng tính chất như giao dịch thu phí tiền mặt, phí thanh tóan từng lần, phí thanh tóan điện tử liên ngân hàng giá trị cao và giá trị thấp;... được hạch tóan đẩy từ các phân hệ nghiệp vụ sang GL thì Thủ trưởng đơn vị kế tóan NHNN quyết định việc lựa chọn sắp xếp chứng từ theo lọai giao dịch, đảm bảo thống nhất trong tòan đơn vị kế tóan NHNN;

c) Chứng từ và báo cáo sau khi được sắp xếp thành tập phải được đánh số trong tập. Kế tóan viên đánh số chứng từ bằng bút mực xanh và phải ghi rõ số lượng tờ trên góc phải tờ đầu tiên của tập chứng từ, đảm bảo thuận tiện cho công tác hậu kiểm và tra cứu chứng từ khi đưa vào lưu trữ.

Điều 8. Tại bộ phận kiểm sóat 1. Kiểm tra và duyệt giao dịch trong ngày Cán bộ kiểm sóat nhận tài liệu nghiệp vụ, chứng từ kế tóan từ cán bộ nghiệp vụ, kế tóan viên theo quy định tại điểm a Khỏan 1, Khỏan 2 Điều 6, Khỏan 1 Điều 7 Thông tư này, thực hiện kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của tài liệu nghiệp vụ, chứng từ kế tóan theo quy định và đối chiếu đảm bảo khớp đúng với giao dịch cán bộ nghiệp vụ, kế tóan viên đã nhập, hạch tóan trên hệ thống phần mềm kế tóan, thực hiện duyệt giao dịch và ký kiểm sóat trên chứng từ kế tóan; chuyển cho Thủ trưởng đơn vị kế tóan NHNN đối với chứng từ phải được ký duyệt trước khi thực hiện trên hệ thống phần mềm kế tóan. Sau đó, cán bộ kiểm sóat chuyển trở lại bộ chứng từ cho cán bộ nghiệp vụ, kế tóan viên thực hiện xử lý tiếp theo quy định tại điểm b Khỏan 1, Khỏan 2 Điều 6 và Khỏan 2 Điều 7 Thông tư này. Cán bộ kiểm sóat phải nắm rõ quy trình, thao tác xử lý và hạch tóan giao dịch của từng phân hệ nhằm kịp thời phát hiện sai sót trong khâu nhập liệu, đảm bảo mọi giao dịch đều được hạch tóan đầy đủ, chính xác, kịp thời (đặc biệt lưu ý đối với các giao dịch phức tạp, giao dịch có mức độ rủi ro cao như giao dịch thanh tóan đi, thanh tóan đến …). Trường hợp phát hiện sai sót, cán bộ kiểm sóat chuyển trả lại cho cán bộ nghiệp vụ, kế tóan viên thực hiện xử lý điều chỉnh kịp thời theo Khỏan 7 Điều 4 và Điều 11 Thông tư này.

2. Nhận, tập hợp chứng từ và kiểm sóat sau thời điểm kết thúc ngày làm việc a) Nhận Bảng liệt kê giao dịch kèm tòan bộ chứng từ đã được sắp xếp theo quy định tại điểm c Khỏan 1, điểm c Khỏan 2 Điều 6 và Khỏan 3 Điều 7 Thông tư này từ các cán bộ nghiệp vụ, kế tóan viên được phân công phụ trách;

b) Thực hiện kiểm tra lại tòan bộ chứng từ và Bảng liệt kê giao dịch đã nhận theo điểm a Khỏan này; đối chiếu chứng từ, Bảng liệt kê giao dịch do cán bộ nghiệp vụ, kế tóan viên chuyển tới khớp đúng với Bảng liệt kê giao dịch của cán bộ nghiệp vụ, kế tóan viên đó trên hệ thống sau thời điểm kết thúc ngày làm việc nhằm đảm bảo tính pháp lý của chứng từ kế tóan đã hạch tóan và đảm bảo tất cả giao dịch đã được cập nhật trên hệ thống chính xác và đầy đủ theo chứng từ gốc. Trường hợp có sai sót, cán bộ kiểm sóat thông báo cho cán bộ nghiệp vụ, kế tóan viên kiểm tra lại và thực hiện điều chỉnh, bổ sung theo đúng quy định tại Khỏan 7 Điều 4 và Điều 11 Thông tư này và quy định của pháp luật liên quan;

c) Cuối ngày làm việc sau khi đã hết các giao dịch phát sinh, cán bộ kiểm sóat thực hiện kiểm tra Báo cáo liệt kê giao dịch chưa hòan thành (mẫu số BCLC 02), Báo cáo liệt kê giao dịch lỗi chi tiết (mẫu số BCLC 03), Báo cáo kiểm sóat lỗi tự động (mẫu số BCLC

9. theo nhiệm vụ được giao, xác định nguyên nhân lỗi của từng giao dịch, phối hợp với cán bộ nghiệp vụ, kế tóan viên và cán bộ kỹ thuật để xử lý kịp thời theo đúng cơ chế, quy trình nghiệp vụ và hướng dẫn xử lý sai sót trên hệ thống phần mềm kế tóan và quy định của pháp luật kế tóan để kịp thời phát hiện và xử lý các sai sót ngay trong ngày làm việc. Trường hợp cuối ngày làm việc sau khi đã hết các giao dịch phát sinh, sau khi cán bộ kiểm sóat kiểm tra các báo cáo mẫu số BCLC 02, BCLC 03, BCLC 09 không có phát sinh thì không phải in các mẫu báo cáo này.

3. Ký xác nhận và giao nộp chứng từ Sau khi kiểm tra theo quy định tại Khỏan 2 Điều này đảm bảo chính xác, cán bộ kiểm sóat thực hiện ký xác nhận trên các báo cáo mẫu số BCLC 01, BCLC 02, BCLC 03, BCLC 09 (nếu có phát sinh) và chuyển tòan bộ chứng từ, các Bảng liệt kê đã ký theo thẩm quyền cho cán bộ hậu kiểm xử lý tiếp. Việc giao nộp chứng từ phải bảo đảm các thủ tục ký nhận giữa 2 bên.

Điều 9. Tại bộ phận hậu kiểm 1. Tiếp nhận chứng từ và báo cáo Bộ phận hậu kiểm khi tiếp nhận bộ chứng từ và báo cáo từ cán bộ kiểm sóat chuyển nộp, thực hiện:

a) Kiểm tra số lượng chứng từ của từng kế tóan viên thực hiện trong ngày, nếu khớp đúng ghi ngày nhận và ký nhận giữa 2 bên. Mọi trường hợp thiếu chứng từ đều phải ghi rõ nguyên nhân và có xác nhận của cán bộ kiểm sóat đã thực hiện kiểm sóat;

b) Kiểm tra tính đầy đủ, chính xác của các chữ ký quy định trên chứng từ, trường hợp thiếu phải đề nghị cán bộ nghiệp vụ, kế tóan viên bổ sung đầy đủ các chữ ký;

c) Kiểm tra việc đánh số và sắp xếp tập chứng từ của kế tóan viên;

d) Kiểm tra chữ ký của cán bộ nghiệp vụ, kế tóan viên, cán bộ kiểm sóat ký trên báo cáo đảm khớp đúng với mẫu chữ ký đã đăng ký;

đ) Kiểm tra việc tập hợp đủ số lượng tập chứng từ của tất cả người dùng tham gia giao dịch trong ngày của tòan đơn vị kế tóan NHNN đảm bảo khớp đúng với Báo cáo tổng hợp giao dịch in ra từ hệ thống phần mềm kế tóan và ký xác nhận trên báo cáo này.

2. In và kiểm sóat chứng từ, báo cáo sau thời điểm kết thúc ngày làm việc a) In báo cáo: - Bảng liệt kê giao dịch (mẫu số BCLC

1. của mã người dùng hệ thống và của các cán bộ nghiệp vụ, kế tóan viên của các đơn vị kế tóan NHNN khác; - Báo cáo liệt kê giao dịch chưa hòan thành (mẫu số BCLC 02); - Báo cáo liệt kê lỗi chi tiết (mẫu số BCLC 03); - Báo cáo liệt kê các giao dịch hạch tóan đảo (mẫu số BCLC 04); - Báo cáo liệt kê các giao dịch hạch tóan điều chỉnh ngày hạch tóan (mẫu số BCLC 05); - Báo cáo tổng hợp giao dịch (mẫu số BCLC 06); - Báo cáo tổng hợp theo tài khỏan kế tóan (mẫu số BCLC 07); - Báo cáo đối chiếu dữ liệu tích hợp (mẫu số BCLC 08); - Báo cáo kiểm sóat lỗi tự động (mẫu số BCLC 09); - Bảng cân đối tài khỏan kế tóan ngày (mẫu số BCLC 10). Trường hợp các báo cáo mẫu số BCLC 02, BCLC 03, BCLC 04, BCLC 09 không có phát sinh thì không phải in các mẫu báo cáo này;

b) Kiểm tra, kiểm sóat chứng từ và Bảng liệt kê giao dịch - Kiểm sóat, đối chiếu đảm bảo khớp đúng giữa chứng từ kế tóan với Báo cáo liệt kê giao dịch chi tiết (mục 1, mẫu số BCLC

1. và việc tuân thủ quy định pháp luật về chứng từ kế tóan; đối chiếu giữa mã người dùng thực hiện, cán bộ kiểm sóat duyệt giao dịch trên hệ thống phần mềm kế tóan với chữ ký của cán bộ nghiệp vụ, kế tóan viên, cán bộ kiểm sóat trên tập chứng từ giấy đảm bảo người ký chịu trách nhiệm trên chứng từ giấy thống nhất với người thực hiện trên hệ thống phần mềm kế tóan; kiểm sóat sự phù hợp giữa chứng từ với các giao dịch trên Báo cáo liệt kê giao dịch chi tiết (mục 1, mẫu số BCLC

2. về tính chất nghiệp vụ, phân hệ nghiệp vụ. Đối với những giao dịch, cán bộ hậu kiểm thấy có dấu hiệu nghi vấn như số tiền giao dịch quá lớn, thời gian thực hiện giao dịch không hợp lý (như giao dịch vào ngày nghỉ,...), hạch tóan không đúng phân hệ nghiệp vụ (như giao dịch cho vay không ghi nhận, theo dõi ở phân hệ LD,...),..., cán bộ hậu kiểm phải kiểm tra lại, đối chiếu với chứng từ kế tóan và tài liệu liên quan để xác minh. Trường hợp phát hiện sai sót, xử lý theo quy định tại Khỏan 7 Điều 4 và Điều 11 Thông tư này. - Kiểm sóat, đối chiếu đảm bảo khớp đúng về tổng số giao dịch hạch tóan Nợ, tổng số giao dịch hạch tóan Có, tổng doanh số phát sinh Nợ, tổng doanh số phát sinh Có của từng tài khỏan tổng hợp giữa Báo cáo liệt kê giao dịch chi tiết (mục 1, mẫu số BCLC

3. với Báo cáo liệt kê theo tài khỏan kế tóan (mục 2, mẫu số BCLC 01);

c) Kiểm sóat giao dịch hạch tóan tự động -

Căn cứ các tài khỏan tổng hợp hạch tóan trên Báo cáo liệt kê giao dịch chi tiết của các giao dịch hạch tóan tự động (mục 1, mẫu số BCLC 01), cán bộ hậu kiểm kiểm tra lại số liệu về số giao dịch hạch tóan Nợ, số giao dịch hạch tóan Có tương ứng doanh số phát sinh Nợ, doanh số phát sinh Có để đảm bảo số liệu phát sinh các tài khỏan đã được cập nhật đầy đủ, chính xác theo từng nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên Báo cáo liệt kê theo tài khỏan kế tóan (mục 2, mẫu số BCLC 01). Thực hiện chọn mẫu để kiểm tra lại số liệu trên hệ thống phần mềm kế tóan với chứng từ tài liệu gốc như hợp đồng tiền gửi, tiền vay,... (tối thiểu 10% số lượng giao dịch hạch tóan tự động trong ngày, trong đó tập trung vào các giao dịch có số tiền lớn, giao dịch có tính rủi ro cao, giao dịch nghi ngờ,...). - Kiểm tra tính khớp đúng số liệu về tổng số giao dịch, tổng doanh số phát sinh Nợ, tổng doanh số phát sinh Có của các giao dịch hạch tóan tự động giữa Bảng liệt kê giao dịch của các giao dịch hạch tóan tự động (mẫu số BCLC

1. và Báo cáo tổng hợp giao dịch (mẫu số BCLC 06);

d) Kiểm tra các giao dịch chưa hòan thành và xử lý đối với các giao dịch lỗi chi tiết Cán bộ hậu kiểm kiểm tra Báo cáo liệt kê các giao dịch chưa hòan thành (mẫu số BCLC 02), xác định nguyên nhân của từng giao dịch. - Trường hợp giao dịch chưa được duyệt, cán bộ hậu kiểm yêu cầu cán bộ kiểm sóat xử lý theo đúng quy trình của phần mềm/phân hệ nghiệp vụ. - Trường hợp giao dịch bị lỗi, căn cứ Báo cáo liệt kê giao dịch lỗi chi tiết (mẫu số BCLC 03), cán bộ hậu kiểm báo cáo cấp thẩm quyền và phối hợp với Cục Công nghệ thông tin/Chi cục Công nghệ thông tin, các đơn vị có liên quan để kiểm tra, xử lý các giao dịch lỗi;

đ) Kiểm sóat các giao dịch hạch tóan đảo, giao dịch hạch tóan điều chỉnh ngày hạch tóan Kiểm tra, xác minh đối với các giao dịch hạch tóan đảo (reversed) (mẫu số BCLC 04); các giao dịch hạch tóan điều chỉnh ngày hạch tóan (backdate) (mẫu số BCLC

5. đảm bảo tính đúng đắn, hợp lệ, hợp pháp của giao dịch;

e) Kiểm sóat báo cáo tổng hợp theo từng mã người dùng và theo từng tài khỏan tổng hợp - Kiểm tra tính khớp đúng số liệu về tổng số giao dịch, tổng doanh số phát sinh Nợ, tổng doanh số phát sinh Có của Báo cáo liệt kê giao dịch chi tiết theo từng kế tóan viên (mục 1, mẫu số BCLC

1. với Báo cáo tổng hợp giao dịch (mẫu số BCLC 06); - Kiểm tra tính khớp đúng số liệu về tổng số giao dịch, tổng doanh số phát sinh Nợ, tổng doanh số phát sinh Có của Báo cáo liệt kê chi tiết theo tài khỏan của từng mã người dùng (mục 2, mẫu số BCLC

2. với Báo cáo tổng hợp theo tài khỏan (mẫu số BCLC 07); - Kiểm sóat số dư đầu kỳ, doanh số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ của Báo cáo tổng hợp theo tài khỏan kế tóan (mẫu số BCLC

3. với Bảng cân đối tài khỏan kế tóan (mẫu số BCLC

4. tương ứng của từng tài khỏan tổng hợp; - Kiểm tra, đối chiếu số dư các tài khỏan trung gian: Cán bộ hậu kiểm phải kiểm tra lại tính đúng đắn của việc hạch tóan vào các tài khỏan trung gian này (bao gồm cả các tài khỏan trung gian hệ thống) đảm bảo tài khỏan trung gian quy định tại Hệ thống tài khỏan kế tóan áp dụng đối với NHNN đúng nội dung, tính chất tài khỏan; các tài khỏan trung gian hệ thống không còn số dư. Trường hợp có sai sót, cán bộ nghiệp vụ, kế tóan viên phải phối hợp với cán bộ kiểm sóat, cán bộ kỹ thuật để xử lý theo đúng hướng dẫn thao tác trên hệ thống phần mềm kế tóan và pháp luật kế tóan;

g) Kiểm sóat dữ liệu tích hợp của hệ thống phần mềm kế tóan Cán bộ hậu kiểm thực hiện kiểm sóat Báo cáo đối chiếu dữ liệu tích hợp (mẫu số BCLC

8. đảm bảo tất cả các giao dịch từ các phần mềm/phân hệ nghiệp vụ đã cập nhật đúng và đầy đủ vào phân hệ sổ cái (GL). Trường hợp phát sinh chênh lệch số liệu về số giao dịch, giá trị hạch tóan giữa dữ liệu nguồn và phân hệ GL, cán bộ hậu kiểm báo cáo Trưởng phòng kế tóan để báo cáo Thủ trưởng đơn vị kế tóan NHNN, phối hợp với Cục Công nghệ thông tin/Chi cục Công nghệ thông tin, các đơn vị có liên quan để kiểm tra, xác định nguyên nhân, xử lý các giao dịch lỗi;

h) Đối chiếu, kiểm tra, kiểm sóat các tài khỏan kế tóan tổng hợp Sau thời điểm kết thúc ngày làm việc, cán bộ hậu kiểm thực hiện đối chiếu đảm bảo: - Số dư tiền tại Qũy dự trữ phát hành, Qũy nghiệp vụ phát hành khớp đúng với số dư tồn qũy trên báo cáo tại hệ thống CMO (Sổ tổng hợp Qũy dự trữ phát hành (mẫu số DC 05), Sổ tổng hợp Qũy nghiệp vụ phát hành (mẫu số DC

6. và sổ qũy tại phần mềm T24; đối với các đơn vị kế tóan NHNN không quản lý Qũy nghiệp vụ phát hành phải đảm bảo khớp đúng giữa số dư tài khỏan tiền mặt tại qũy (Nhật ký qũy (mẫu số DC 07)) với sổ qũy tại phần mềm ERP; - Số dư các tài khỏan ngòai bảng: Tiền cotton, tiền polymer và tiền kim lọai, giấy tờ có giá mẫu, giấy tờ có giá, chứng từ có giá trị khác đang bảo quản, ... trên phân hệ GL khớp đúng với số liệu của từng lọai tiền, giấy tờ có giá tương ứng được quản lý, theo dõi trên hệ thống CMO, phần mềm CSD;

i) Kiểm sóat Bảng cân đối tài khỏan kế tóan ngày - Kiểm sóat các tài khỏan tổng hợp đảm bảo hạch tóan đúng tính chất, lọai tiền tệ thông qua Báo cáo kiểm sóat lỗi tự động (mẫu số BCLC 09); - Kiểm sóat Bảng cân đối tài khỏan kế tóan ngày (mẫu số BCLC 10); - Số dư đầu kỳ này khớp đúng với số dư cuối kỳ trước. + Đối chiếu tổng Nợ bằng (=) tổng Có của số dư đầu kỳ, doanh số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ của các tài khỏan trong Bảng cân đối kế tóan; + Đối chiếu và xử lý đối với từng tài khỏan tổng hợp không cân theo chiều ngang: Số dư đầu kỳ cộng (+) doanh số phát sinh tăng trừ (-) doanh số phát sinh giảm khác với số dư cuối kỳ; + Đối chiếu, xử lý các tài khỏan có số dư không đúng tính chất (nếu có);

k) Sau khi kiểm tra theo quy định tại Khỏan 2 Điều 9 Thông tư này đảm bảo chính xác, cán bộ hậu kiểm thực hiện ký xác nhận trên các báo cáo mẫu số BCLC 02, BCLC 03, BCLC 04, BCLC 05, BCLC 06, BCLC 07, BCLC 08, BCLC 09, BCLC

10. Đối với các báo cáo mẫu số BCLC 06, BCLC 07, BCLC 10, cán bộ hậu kiểm chuyển cho Trưởng phòng kế tóan để kiểm tra lại và ký xác nhận.

11. Đối với ngày cuối tháng, ngòai việc thực hiện theo quy định tại Khỏan 2 Điều này, cán bộ hậu kiểm phối hợp với các bộ phận liên quan thực hiện đối chiếu, kiểm sóat đảm bảo:

a) Tổng số dư các tài khỏan tiền gửi, tiền vay theo từng đối tượng hạch tóan chi tiết trên tài khỏan họat động như số dư, lọai tiền, hợp đồng, đối tác,… được quản lý, theo dõi trên các phân hệ của phần mềm T24 (Bảng kê tiền gửi mẫu số DC 08, Bảng kê cho vay mẫu số DC

9. khớp đúng số dư tài khỏan tổng hợp tương ứng trên phân hệ GL;

b) Tổng số dư các tài khỏan phải thu, phải trả theo từng đối tượng hạch tóan chi tiết như đơn vị, cá nhân có quan hệ thanh tóan,… trên phân hệ AR, AP; T24 (mẫu số DC 10, DC

11. khớp đúng số dư tài khỏan tổng hợp tương ứng trên phân hệ GL đảm bảo không còn chênh lệch ở cột (8), (9) mẫu số DC 10 và DC 11;

c) Tổng số dư tài khỏan tài sản cố định, tài sản khác trong kho theo từng nhóm, lọai tài sản cố định, công cụ dụng cụ và vật liệu trên phân hệ FA (mẫu số DC

12. khớp đúng số dư tài khỏan tổng hợp tương ứng trên phân hệ GL đảm bảo không còn chênh lệch ở cột (8), (9) mẫu số DC

13. Đối với báo cáo kế tóan tháng, qúy, năm, đơn vị kế tóan NHNN thực hiện theo quy định hiện hành.

Điều 10. Tập hợp, sắp xếp chứng từ, báo cáo của tòan đơn vị kế tóan NHNN

1. Tập hợp chứng từ Tòan bộ chứng từ kế tóan trong ngày được tập hợp theo tập chứng từ. Một tập chứng từ kế tóan bao gồm: Bảng liệt kê giao dịch theo từng mã người dùng kèm theo tòan bộ các chứng từ kế tóan.

2. Sắp xếp, đánh số tập chứng từ a) Sắp xếp chứng từ - Đối với các mã người dùng không phải là cán bộ nghiệp vụ, kế tóan viên của đơn vị kế tóan NHNN, cán bộ hậu kiểm thực hiện theo quy định tại Khỏan 6 Điều 4 Thông tư này. - Cán bộ hậu kiểm sắp xếp chứng từ theo thứ tự mã người dùng kèm tòan bộ chứng từ theo Bảng liệt kê giao dịch, đóng thành tập và quản lý ngay sau khi hòan thành kiểm tra, kiểm sóat, đối chiếu đầy đủ theo quy định tại Khỏan 6 Điều 4 Thông tư này;

b) Đánh số chứng từ Chứng từ trong quyển nhật ký chứng từ phải được đánh số thứ tự bằng bút mực đỏ vào góc phía trên, bên phải của từng tờ chứng từ theo thứ tự liên tục từ một (01) đến hết nhằm đảm bảo quản lý và kiểm sóat được đầy đủ số lượng chứng từ kế tóan phát sinh trong ngày;

c) Đóng Nhật ký chứng từ Chứng từ kế tóan sau khi sắp xếp thành từng tập, các tập chứng từ được sắp xếp theo kế tóan viên thực hiện để đóng thành các quyển nhật ký chứng từ. Tùy theo số lượng chứng từ của đơn vị kế tóan NHNN để phân chia thành các quyển nhật ký chứng từ cho phù hợp với việc lưu trữ, bảo quản và tra cứu khi cần thiết. Bìa tập nhật ký chứng từ ghi cụ thể tên đơn vị kế tóan NHNN, ngày tháng, số lưu trữ, tập số chứng từ/Tổng số tập trong ngày, tổng số trang đã đánh số từ… đến…, chữ ký và tên của cán bộ hậu kiểm. Việc sắp xếp thứ tự của tập Nhật ký chứng từ được thực hiện như sau: - Báo cáo tổng hợp theo tài khỏan kế tóan (mẫu số BCLC 07); - Báo cáo tổng hợp giao dịch (mẫu số BCLC 06); - Bảng liệt kê giao dịch theo từng mã người dùng (mẫu số BCLC

1. đính kèm chứng từ kế tóan theo giao dịch;

d) Đánh số quyển Nhật ký chứng từ Các quyển nhật ký chứng từ sẽ được đánh số lưu trữ theo thứ tự từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm và lưu trữ theo quy định hiện hành về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong ngành Ngân hàng.

3. Các sổ và báo cáo kế tóan (bao gồm cả Bảng cân đối tài khỏan kế tóan theo ngày (mẫu số BCLC10)) phải được đóng thành từng lọai riêng, theo từng kỳ báo cáo ngay sau khi kiểm sóat, ký xác nhận để thực hiện lưu trữ theo quy định.

Điều 11. Xử lý sai sót trong quá trình luân chuyển, kiểm sóat, đối chiếu chứng từ 1. Tại bộ phận nghiệp vụ Khi phát hiện có sai sót phát sinh từ tài liệu nghiệp vụ hoặc do việc thực hiện giao dịch tại các phân hệ nghiệp vụ, phần mềm, cán bộ nghiệp vụ báo cáo cán bộ kiểm sóat, Trưởng phòng nghiệp vụ và phối hợp với các đơn vị liên quan xử lý sai sót tuân thủ cơ chế, quy trình nghiệp vụ.

2. Tại bộ phận kế tóan a) Khi phát hiện có sai sót phát sinh từ các chứng từ kế tóan hoặc do thực hiện giao dịch tại các phân hệ nghiệp vụ, phần mềm, kế tóan viên báo cáo cán bộ kiểm sóat, Trưởng phòng Kế tóan và phối hợp với các cán bộ, bộ phận liên quan xử lý sai sót tuân thủ cơ chế, quy trình nghiệp vụ, pháp luật kế tóan và pháp luật có liên quan khác;

b) Trường hợp giao dịch sai sót có liên quan đến các bộ phận nghiệp vụ đặc biệt là các giao dịch chuyển tiền, giao dịch tiền mặt thì ngay lập tức kế tóan viên phải báo cáo Trưởng phòng Kế tóan và phải thông báo cho các bộ phận có liên quan để lập đề nghị điều chỉnh kịp thời có biện pháp khắc phục đảm bảo an tòan tài sản.

3. Tại bộ phận kiểm sóat a) Xử lý sai sót liên quan đến tài liệu nghiệp vụ, chứng từ Khi phát hiện có sai sót phát sinh từ tài liệu nghiệp vụ, chứng từ do cán bộ nghiệp vụ, kế tóan viên chuyển đến, cán bộ kiểm sóat phải chuyển trả chứng từ, tài liệu cho cán bộ nghiệp vụ, kế tóan viên để xử lý theo quy định. Trường hợp cán bộ kiểm sóat kiểm tra, kiểm sóat phát hiện sai sót liên quan đến chứng từ, báo cáo như: thiếu các yếu tố trên chứng từ; thiếu chứng từ; chứng từ chưa đảm bảo quy định về tính hợp pháp, hợp lệ…, cán bộ kiểm sóat phải yêu cầu cán bộ có liên quan có trách nhiệm bổ sung, hòan thiện bộ chứng từ đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật hiện hành;

b) Xử lý sai sót liên quan đến thực hiện giao dịch tại các phân hệ nghiệp vụ, phần mềm Trường hợp nguyên nhân sai sót do xử lý hạch tóan kế tóan, cán bộ kiểm sóat báo cáo Trưởng phòng kế tóan để xác định nguyên nhân sai sót, yêu cầu cán bộ nghiệp vụ, kế tóan viên gây sai sót thực hiện khắc phục sai sót theo nguyên tắc sai sót thuộc các phân hệ nghiệp vụ, phần mềm nào thì thực hiện giao dịch điều chỉnh tại phân hệ nghiệp vụ, phần mềm đó theo quy định pháp luật về điều chỉnh sai sót, báo cáo Thủ trưởng đơn vị kế tóan NHNN. Trường hợp nguyên nhân sai sót do khai báo thông tin của các giao dịch hạch tóan tự động, cán bộ nghiệp vụ, kế tóan viên gây sai sót báo cáo Trưởng phòng Kế tóan để xử lý khắc phục theo quy trình hướng dẫn xử lý trên hệ thống phần mềm kế tóan, báo cáo Thủ trưởng đơn vị kế tóan NHNN.

4. Tại bộ phận hậu kiểm a) Khi phát hiện sai sót, căn cứ nội dung sai sót, bộ phận hậu kiểm xác định và thông báo ngay cho bộ phận gây ra sai sót. Trường hợp xử lý sai sót trên hệ thống phần mềm và không làm thay đổi số lượng, nội dung chứng từ, bộ phận nghiệp vụ chủ động phối hợp với bộ phận hậu kiểm, các bộ phận liên quan xác định nguyên nhân, biện pháp điều chỉnh và thực hiện điều chỉnh kịp thời ngay trong ngày tìm ra nguyên nhân nhằm đảm bảo an tòan tài sản. Trường hợp xử lý sai sót làm thay đổi số lượng, nội dung chứng từ, bộ phận hậu kiểm lập biên bản bàn giao trước và sau khi hòan thành xử lý sai sót. Biên bản phải được lập giữa bộ phận hậu kiểm và cán bộ kiểm sóat, ghi rõ thời gian bàn giao, nguyên nhân và kết quả xử lý sai sót;

b) Cán bộ hậu kiểm không được phép sửa chữa sai sót của cán bộ nghiệp vụ, kế tóan viên trên hệ thống phần mềm kế tóan, nếu phát hiện có sai sót thì phải chuyển trả chứng từ, tài liệu cho kế tóan viên, cán bộ nghiệp vụ để xử lý;

c) Bộ phận hậu kiểm thực hiện tổng hợp báo cáo Thủ trưởng đơn vị kế tóan NHNN kịp thời sai sót phát hiện tại bộ phận hậu kiểm;

d) Xử lý sai sót liên quan đến tài liệu nghiệp vụ, chứng từ và liên quan đến thực hiện giao dịch tại các phân hệ nghiệp vụ, phần mềm Trường hợp bộ phận hậu kiểm kiểm tra, kiểm sóat phát hiện sai sót liên quan đến tài liệu nghiệp vụ, chứng từ và liên quan đến thực hiện giao dịch tại các phân hệ nghiệp vụ, phần mềm, cán bộ hậu kiểm thực hiện tương tự như quy định tại Khỏan 2 Điều này. Trong quá trình hậu kiểm, nếu phát hiện các trường hợp bất thường, nghi ngờ tính xác thực của giao dịch,..., bộ phận hậu kiểm báo cáo Trưởng phòng Kế tóan, Thủ trưởng đơn vị kế tóan NHNN kịp thời và chủ động phối hợp với các bộ phận có liên quan để xác nhận giao dịch bảo đảm an tòan tài sản;

đ) Xử lý sai sót liên quan đến xử lý tự động của hệ thống Bộ phận hậu kiểm báo cáo Trưởng phòng kế tóan phối hợp với bộ phận liên quan xác định nguyên nhân, báo cáo Thủ trưởng đơn vị kế tóan NHNN, lập văn bản thông báo lỗi gửi Cục Công nghệ thông tin/Chi cục Công nghệ thông tin để phối hợp với các bên liên quan xử lý kịp thời;

e) Theo dõi, đôn đốc việc khắc phục, chỉnh sửa sai sót Bộ phận hậu kiểm tổng hợp, theo dõi các sai sót để đôn đốc việc khắc phục, chỉnh sửa sai sót của kế tóan viên, cán bộ nghiệp vụ và các bộ phận có liên quan theo quy định.

Điều 12. Luân chuyển, kiểm sóat, đối chiếu và tập hợp chứng từ tại Sở Giao dịch Sở Giao dịch với vai trò vừa là Trung tâm thanh tóan, vừa là đơn vị kế tóan NHNN, theo đó, Sở Giao dịch được ban hành Quy định nội bộ về luân chuyển, kiểm sóat, đối chiếu tập hợp, sắp xếp, đóng chứng từ phù hợp với đặc điểm họat động và tổ chức công tác kế tóan theo nguyên tắc sau:

1. Luân chuyển, kiểm sóat, đối chiếu chứng từ tuân thủ quy định tại Điều 4 Thông tư này; đảm bảo khớp đúng từ kế tóan chi tiết đến kế tóan tổng hợp.

2. Tập hợp, sắp xếp, đóng chứng từ đảm bảo thuận tiện cho công tác hậu kiểm, tra cứu chứng từ khi đưa vào lưu trữ và tránh thất lạc chứng từ.

Điều 13. Luân chuyển, kiểm sóat, đối chiếu và tập hợp chứng từ tại Vụ Tài chính - Kế tóan Vụ Tài chính - Kế tóan, với tư cách là một đơn vị kế tóan NHNN thực hiện quy trình luân chuyển, kiểm sóat và tập hợp chứng từ theo nội dung quy định tại Điều 7 đến Điều 11 Thông tư này.

Mục 2 KIỂM SÓAT, ĐỐI CHIẾU BÁO CÁO KẾ TÓAN TÒAN HỆ THỐNG NHNN TẠI VỤ TÀI CHÍNH- KẾ TÓAN

Điều 14. Kiểm sóat, đối chiếu báo cáo kế tóan tòan hệ thống NHNN

1. Kiểm tra số liệu trên Bảng cân đối tài khỏan kế tóan tòan hệ thống NHNN hàng ngày Hàng ngày, vào đầu ngày làm việc kế tiếp, Vụ Tài chính - Kế tóan kiểm tra tính đúng đắn của báo cáo về mặt số học, tính chất số dư các tài khỏan theo quy định tại Hệ thống tài khỏan kế tóan áp dụng đối với NHNN trên Bảng cân đối tài khỏan kế tóan. Trường hợp trong quá trình kiểm tra phát hiện dấu hiệu nghi vấn về số liệu, tài khỏan,… , Vụ Tài chính - Kế tóan phải phối hợp với các đơn vị kế tóan NHNN liên quan xác minh, làm rõ nguyên nhân. Trường hợp phát hiện có sai sót thì Vụ Tài chính - Kế tóan yêu cầu đơn vị kế tóan NHNN gây ra sai sót xử lý theo quy định tại Điều 11 Thông tư này và quy định của pháp luật liên quan.

2. Kiểm tra, đối chiếu Bảng cân đối tài khỏan kế tóan tòan hệ thống NHNN và các báo cáo định kỳ tháng, qúy, năm. Vụ Tài chính - Kế tóan thực hiện kiểm tra, đối chiếu số liệu Bảng cân đối tài khỏan kế tóan của tòan hệ thống NHNN và các báo cáo định kỳ tháng, qúy, năm theo quy định hiện hành của NHNN.

3. Xác nhận số liệu tòan hệ thống NHNN, đóng, mở kỳ kế tóan a) Sau khi hòan thành kiểm tra, Vụ Tài chính - Kế tóan thực hiện xác nhận số liệu tòan hệ thống NHNN;

b) Cục Công nghệ thông tin là đầu mối phối hợp với Vụ Tài chính - Kế tóan thực hiện khai báo các kỳ của năm tài chính và thực hiện đóng, mở kỳ kế tóan (tháng, qúy, năm) của tòan hệ thống trên phần mềm ERP.

Điều 15. Xử lý sai sót phát hiện do kiểm sóat, đối chiếu báo cáo kế tóan tòan hệ thống NHNN

1. Trường hợp sau khi thực hiện quy định tại điểm b Khỏan 2 Điều này, Vụ Tài chính - Kế tóan phát hiện sai sót tại đơn vị kế tóan NHNN, đối với sai sót làm ảnh hưởng trọng yếu đến báo cáo tài chính, Vụ Tài chính - Kế tóan trình Thống đốc NHNN xem xét, quyết định thời điểm thực hiện điều chỉnh giao dịch sai sót; đối với các sai sót khác, Vụ Tài chính - Kế tóan xem xét, quyết định thời điểm thực hiện điều chỉnh giao dịch sai sót.

2. Trường hợp quyết định điều chỉnh sai sót vào ngày làm việc tiếp theo, Vụ Tài chính - Kế tóan thông báo với đơn vị kế tóan NHNN xảy ra sai sót để thực hiện xử lý điều chỉnh ngay. Đơn vị kế tóan NHNN có giao dịch sai sót thực hiện quy trình luân chuyển và kiểm sóat đối với giao dịch điều chỉnh tương tự như giao dịch phát sinh quy định tại Điều 7 Thông tư này.

3. Trường hợp quyết định điều chỉnh sai sót vào ngày làm việc có sai sót (giao dịch backdate), các đơn vị kế tóan NHNN gửi đề nghị về Vụ Tài chính - Kế tóan và Cục Công nghệ thông tin (bản cứng và email) nêu rõ lý do, ngày điều chỉnh, phân hệ thực hiện điều chỉnh, danh sách các cán bộ thực hiện điều chỉnh giao dịch sai sót,… Trên cơ sở đó, Vụ Tài chính - Kế tóan phối hợp với Cục Công nghệ thông tin thực hiện cho phép đơn vị kế tóan NHNN thực hiện điều chỉnh giao dịch sai sót đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật kế tóan và hướng dẫn của NHNN (Vụ Tài chính - Kế tóan).

Chương III ĐIỀU KHỎAN THI HÀNH

Điều 16. Trách nhiệm của các đơn vị kế tóan NHNN

1. Các đơn vị kế tóan NHNN

a) Thực hiện phân cấp, phân quyền người sử dụng hệ thống phần mềm kế tóan tại đơn vị kế tóan NHNN và thông báo bằng văn bản về NHNN (qua Cục Công nghệ thông tin);

b) Thông tin kịp thời về NHNN (qua Vụ Tài chính - Kế tóan đối với các vấn đề vướng mắc phát sinh về nghiệp vụ; Cục Công nghệ thông tin đối với các vấn đề vướng mắc phát sinh về kỹ thuật) trong quá trình thực hiện Thông tư này;

c) Thực hiện xác nhận việc hòan thành số liệu hàng tháng, qúy, năm (đặc biệt phân hệ FA) theo cơ chế, quy trình nghiệp vụ làm cơ sở để Cục Công nghệ thông tin thực hiện mở, đóng kỳ kế tóan.

2. Vụ Tài chính - Kế tóan a) Chủ trì và phối hợp với các đơn vị liên quan hướng dẫn, triển khai, giám sát, kiểm tra các đơn vị kế tóan NHNN thực hiện tuân thủ quy định tại Thông tư này;

b) Phối hợp với các đơn vị liên quan trong việc phân cấp, phân quyền người sử dụng hệ thống phần mềm kế tóan;

c) Là đơn vị đầu mối trong việc tiếp nhận các kiến nghị bằng văn bản về thực hiện Thông tư này, phối hợp với các đơn vị liên quan để xử lý kiến nghị cho đơn vị có ý kiến;

d) Phối hợp với các đơn vị liên quan xác định sai sót trong quá trình kiểm sóat, đối chiếu chứng từ, đề xuất và hướng dẫn xử lý khắc phục sai sót theo quy định.

3. Cục Công nghệ thông tin a) Thực hiện mở, đóng kỳ kế tóan theo quy định;

b) Thực hiện việc khai báo các kỳ của năm tài chính mới trên phần mềm ERP;

c) Phối hợp với các đơn vị liên quan xác định nguyên nhân và xử lý sai sót do lỗi kỹ thuật của hệ thống phần mềm kế tóan;

d) Thiết lập các nguyên tắc kiểm sóat dữ liệu tích hợp từ các phần mềm, phân hệ, nguyên tắc kiểm sóat lỗi theo quy định tại điểm d, điểm g Khỏan 2 Điều 9 Thông tư này;

đ) Là đầu mối tiếp nhận các yêu cầu thêm mới, tạm dừng và dừng người sử dụng trên hệ thống phần mềm kế tóan; Thực hiện tạo mới, tạm dừng, dừng, phân quyền người sử dụng trên hệ thống phần mềm kế tóan; Tổ chức giám sát các truy cập vào hệ thống phần mềm kế tóan; Ngăn chặn các truy cập, giao dịch bất hợp pháp đảm bảo an ninh bảo mật cho hệ thống phần mềm kế tóan;

e) Chủ trì phối hợp với các đơn vị liên quan xử lý các sự cố về kỹ thuật. Trường hợp xảy ra sự cố đường truyền dữ liệu của NHNN, phải thông báo kịp thời cho các đơn vị kế tóan NHNN và thực hiện ngay biện pháp để khắc phục sự cố;

g) Cài đặt và hướng dẫn vận hành hệ thống phần mềm cho các đơn vị kế tóan NHNN để truyền, nhận, theo dõi, tổng hợp, khai thác, tra sóat, kiểm sóat thông tin, số liệu, chỉ tiêu, mẫu biểu báo cáo qua đường truyền dữ liệu của NHNN;

h) Chủ trì phối hợp với Vụ Tài chính - Kế tóan phân quyền theo mã đơn vị kế tóan NHNN, mã người giao dịch trong việc xử lý sai sót theo quy định tại Khỏan 2 Điều 10 Thông tư này;

i) Quản trị, vận hành việc cung cấp dịch vụ chữ ký số của NHNN và hướng dẫn các đơn vị kế tóan NHNN ký số các báo cáo kiểm sóat đảm bảo quy định tại Khỏan 4 Điều 4 Thông tư này.

4. Vụ Kiểm tóan nội bộ Vụ Kiểm tóan nội bộ có trách nhiệm kiểm tra việc chấp hành Thông tư này của các đơn vị kế tóan NHNN.

Điều 17. Hiệu lực thi hành 1. Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 03 năm 2021.

2. Bãi bỏ Công văn số 9164/NHNN-TCKT ngày 01/12/2015 của NHNN quy định tạm thời Quy trình luân chuyển, kiểm sóat, đối chiếu và tập hợp chứng từ kế tóan trong hệ thống "Ngân hàng lõi, kế tóan, lập ngân sách và tích hợp hệ thống" tại NHNN.

Điều 18. Tổ chức thực hiện Chánh văn phòng, Vụ trưởng Vụ Tài chính - Kế tóan, Vụ trưởng Vụ Kiểm tóan nội bộ, Cục trưởng Cục Công nghệ thông tin, Thủ trưởng các đơn vị kế tóan NHNN chịu trách nhiệm tổ chức thi hành Thông tư này./.

KT. THỐNG ĐỐC PHÓ THỐNG ĐỐC (Đã ký) Đào Minh Tú